OA協同辦公系統在峰峰集團的應用

摘 要:本文簡單介紹了OA協同辦公系統的概念及峰峰集團推廣使用該系統的應用背景，并詳細闡述了該系統在峰峰集團所實現的主要功能和應用效果。

關鍵詞:OA協同辦公系統 工作流 辦公效率

中圖分類號:TP317.1文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)01(b)-0031-01

峰峰集團利用企業原有局域網絡，采用用友致遠OA協同辦公系統，實現了峰峰集團機關與各礦廠各級管理人員辦公事務的處理，提高了集團公司整體辦公效率，實現了資源信息化、傳輸網絡化、辦公自動化及決策科學化。

1 系統概述

OA辦公系統為OFFICE AUTOMATION的縮寫，即辦公自動化，就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。用友致遠OA協同辦公系統是以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現企業關鍵辦公應用為導向，搭建的一個覆蓋全集團的自動化辦公信息平臺，使得分散在局域網上的集團公司內部各個部門與個人無空間限制地連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所，可以方便快捷地共享信息，高效地協同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

2 應用背景

目前社會發展已進入高度發達的信息網絡時代，信息化管理程度大大提高，傳統的辦公模式已經極大地束縛了員工的創造力，而且耗費了企業領導和職工大量的時間和精力，無法滿足新形勢下企業發展的需要，企業信息化管理成為發展的必然。

峰峰集團各主要礦廠分布相對分散，峰峰集團總部搬遷到邯鄲辦公樓后，各部門之間的信息交流和業務辦理的不便，使得集團內部辦公效率低下問題尤為突出。冀中能源集團與峰峰集團地處不同的地區，給各方面工作也帶來諸多不便，協同辦公和移動辦公成為迫切的需求。為提高峰峰集團機關與冀中能源集團和下屬各礦廠二級單位間信息交流及公文傳輸的效率和質量，滿足集團內部各個部門工作人員信息交流的迫切需要，使相關的人員能夠有效地獲得相應的信息，提高整體的反應速度和決策能力，峰峰集團利用已經相對成熟的辦公網絡，在與冀中能源集團網絡聯通以后，推廣實施OA協同辦公系統，以實現集團各部門的信息共享、知識共享，公文高效流轉。

3 系統功能

3.1 協同工作

協同工作就是支持多個組織機構跨地域的辦公模式以及移動辦公，通過該功能可實現日常辦公中80%的重要管理工作。協同工作以流程的表現方式發起、處理、歸檔，完成日常的請示、匯報、審批、項目管理、工作安排、文件傳遞等實際工作。協同流程可以實現串發和并發，支持待辦、已辦、已發協同的查詢，并且具有手機短信提醒功能。

3.2 表單應用

表單是辦公管理元素的載體和展現，通過自定義表單，實現集團公司內部的審批單，申請單、調查單等各種業務辦理，把它與角色、流程、權限綁定，解決日常管理協同中的人事、行政、財務、業務等方面關鍵應用，并可按發起日期、標題等條件進行統計、查詢。

3.3 公文管理

公文管理具有收文、發文、公文交換、公文查詢、公文督辦、流程管理等功能。OA協同辦公系統采用電子印章、CA認證、交換中心、痕跡保留、筆跡保留、傳輸加密、硬件身份驗證等關鍵技術，通過擬文、審核、審批、封發、傳閱、來文登記等流轉方式，實現單位內部擬發文審批過程管理和外部來文的收辦、收閱過程管理。該模塊支持痕跡保留、公文套紅、手寫簽名、電子蓋章功能，公文的全部屬性都支持查詢與檢索，流轉過程支持實時跟蹤、監控。

3.4 文檔管理

文檔管理提供樹形文件結構管理與授權功能，可有效積累組織管理智慧與經驗，并實現知識共享和重要文檔管理，實現知識管理的自動化。OA協同辦公系統支持多級目錄分類、多級文檔管理員，按權限進行使用和共享，提供文檔借閱和綜合查詢等應用功能，支持內部歸檔、本地上傳，支持文件直接轉發協同或郵件，實現信息互通互聯。

3.5 電子郵件

以Web Mail方式連接各種企業郵箱，通過系統提供的郵件管理功能實現外部mail信息與內部協同信息的互動，進入到協同工作的流程管理。

3.6 日程計劃會議

通過該功能有效實現日程、計劃、會議管理，并可隨時了解他人日程安排和計劃，運用工作日志、周計劃、月計劃管理功能來進行工作計劃的申報、批復、總結等日常事務管理。

3.7 公共信息

公共信息建立了信息發布的平臺，在集團內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，提供公告、調查、討論、新聞等欄目，使技術交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態，可有效提升組織凝聚力。OA協同辦公系統可定制信息欄目、發布范圍，支持按欄目進行信息管理和發布授權功能。

3.8 常用鏈接

常用鏈接可以實現門戶應用，通過簡單的參數配置，即能將用友NC，峰峰集團內網，客戶網站以及其它任何基于B/S架構的系統連接在一起，實現從辦公系統到其它系統的一鍵式訪問。

4 應用效果

峰峰集團通過實施ＯＡ協同辦公系統，取得了顯著的經濟與社會效益。

(1)實現了隨時隨地聯網協作辦公，解決了各礦廠、峰峰集團辦公樓、冀中能源集團地理位置分布分散，峰峰集團各部門辦公效率低下的問題，提高了工作效率和工作質量。

(2)通過電子公文在OA協同辦公系統的快捷高效地流轉，提高了文件的上傳下達的效率，節約了成本。

(3)通過即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等溝通與協作的有效方式，在集團內部、集團公司與冀中能源集團之間及時進行信息的交流與共享。

(4)通過OA協同辦公系統的工作流管理對工作過程的監督以及對工作流程狀態、處理時限的控制，使相關的人員能夠及時地獲得信息，提高整體的反應速度和決策能力，增強了企業管理的執行能力。

(5)OA協同辦公系統協助領導監控管理，用系統制度來促進管理的規范化、信息化、和諧化，為集團領導提供決策參考和實踐依據;領導出差期間可以方便及時地處理日常工作事務，實現了異地辦公。

隨著峰峰集團在外省礦廠的增加，地域分布越來越廣，通過OA協同辦公系統的實施與使用，無論從近期還是長遠效益來看，都能有效地提高峰峰集團整體辦公效率，降低辦公及管理成本，促進企業管理水平的全面提升，為峰峰集團在新的形勢下提高企業綜合實力、實現經濟效益穩步增長創造有利的條件。

參考文獻

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[2]陳欣.辦公自動化系統的開發與應用[J].四川通信技術，2000(6).