基于高職圖書館核心競爭力的采購外包決策研究

摘 要:本文從分析高職圖書館采購外包決策必要性入手，圍繞高職圖書館核心競爭力的提高，從核心競爭力與基礎設施影響角度回答“什么可以包”的問題，從整合外包服務角度并結合借鑒國外成功范例回答“如何外包”的問題，進而得出結論。

關鍵詞:高職圖書館 核心競爭力 采購外包

中圖分類號:G250文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)01(b)-0209-02

1 進行高職圖書館采購外包決策的必要性

目前高職院校圖書館文獻資源的供應商大多既包含文獻供應，也提供相關物流與編目等服務，事實上是一個混合服務提供商。既然如此，就不可避免的要討論另一個問題，就是圖書館采購的業務外包決策問題，也就是討論“什么可以包？怎么包？”的問題。對于外包決策，為何要作外包決策，將部分的高職院校圖書館的采購作業進行外包，實際上取決于圖書館的內部資源對外部需求適應的問題。假設某高職院校圖書館資金、人力、組織資源都相當充裕，是可以適應外部需求的，那完全可以不考慮進行外包選擇的問題。美國的圖書館是全世界最為發達的，其中有一些高校確實可以將圖書館所有的作業都自行操作，可以不進行外包。但是，高職院校的圖書館有相當部分都是從中專、職校升格而來，原先底子薄、藏書量少，而且學校對圖書館工作也不是相當重視，升格后藏書量要從10萬冊左右一下子躍升到七、八十萬冊，甚至百萬冊，這就造成了人員十分缺乏，管理無法到位，規章制度嚴重滯后，嚴重影響到圖書館的整體競爭能力的發揮。因此，將一部分繁重的，重復的，機械的勞動作業外包出去，使圖書館有限的人力和財力致力于提高圖書館的綜合實力和核心競爭力顯然是一個相當務實的舉措。但是外包什么，怎樣外包就成為困擾圖書館的問題，有的圖書館出現“一包就亂”，“不包就慢”，影響了采編作業的進程，這就有必要對外包決策進行優化。

2 從核心競爭力與基礎設施影響角度界定可外包項目

外包決策的優化，首先要解決“什么可以外包”的問題。前面我們提到，采取外包的策略，是為了解決資源有限性與外部需求不相適應之間的矛盾，故采取外包策略，將大量重復勞動外包給專業機構，提高采購作業的速度和效率，從而節省內部資源，提高圖書館的核心競爭力。外包的目的是提高核心競爭力，因此必須對“核心競爭力”界定作一個分析。下面我們給出了“高職院校圖書館核心競爭力的行星模型”如圖1。

從圖1我們可以清晰的看出，高校圖書館核心競爭力體現在館藏建設、讀者服務、組織管理、學術研究、館際合作五個方面，它受到基礎設施的制約，又受到外部環境的影響。我們的外包決策，主要是要考慮館藏建設的各個方面(即橢圓部分內部)對核心競爭力的影響及受基礎設施的影響的程度。下面給出了“核心競爭力—基礎設施 影響聯合圖表”如圖2。

從圖2可以看出，在1區受基礎設施影響大，對核心競爭力影響力小，2區內受基礎設施影響大，對核心競爭力影響小，3區與2區相反，4區與1區相反，而越靠近1區，外包的可能性就越大，而越靠近4區，外包的可能性就越小。在采購業務中物流、加工是完全可以外包的，編目、典藏可以部分外包的，而訂購和規劃是不可以外包的。

3 從整合外包服務角度分析外包模式優化

其次，外包決策的優化，要解決“如何外包”的問題。前面我們曾經提到，高職院校圖書館供應商不僅是一個貨物供應商，而且兼有服務提供商的角色，是一個混合服務提供商，因此，在確定供應商時，同樣要考慮外包服務與貨物供應相整合的問題，合理界定服務內容，規范服務程序，完善服務考評，提高外包服務的利用效率。筆者所在的常州紡院及常州大學城其他四所高職院校從2006起，探索與江蘇省新華書店集團有限公司進行外包合作，取得了良好的運行效果，每年到書冊數都在四十萬冊以上，而每本書的編目成本從原來的自主編目的0.25元下降到現在的0.10元，節約了大量的購書經費，使館員從繁復的重復勞動中解放出來，能夠致力于進行學科規劃，優化館藏結構，提高圖書館的核心競爭力，取得了良好的效果。

另外，“外包加工中心”也是可以借鑒的做法。“外包加工中心”以新加坡公共圖書館的集中外包模式最為典型。這種模式的特點是除了下達采購訂單之外，公共圖書館將其他的采購環節集中交由外包中心處理完成。具體操作方法為:公共圖書館通過分析薦購書目、讀者需求信息和本館館藏資源結構的特點，制定采購計劃，生成采購訂單，通過發送E-mail或者電子訂購系統內部傳遞，將所需的書目發送至外包加工中心;外包加工中心根據圖書館訂單向圖書供應商進行訂購;到書后進行驗收，驗收合格后進行分類、編目，以及嵌磁條，貼書標、蓋館藏章等一系列后續加工工作;完成之后加工中心將這些加工好的書籍資料和編目數據一起打包配送至圖書館各書庫典藏，上架流通。通常從訂單下達到書籍上架流通只有短短的一到兩周時間，如果這些書籍尚未出版，由于信息溝通的及時有效，這些書籍也會在出版后的第一時間與讀者見面。

這個外包加工中心并非一個簡單的物流配送中心，而是集圖書資料供應、編目加工等服務與物流于一體的綜合性服務機構。由于有了這樣的服務機構，使得公共圖書館能夠致力于讀者需求的研究，致力于館藏資源的建設和更新，節省了大量的人力、時間和經費。從另一方面來看，使用外包加工中心能夠使文獻資料的到書時間和上架流通的準備時間大大縮短，很好的解決了人員不夠而導致的到書時間慢、到書后處理不及時造成大量的館藏資源堆積在采編部門而無法得到實際的使用，造成大量的浪費的現象。這種集中化的外包加工中心處理模式為新加坡的公共圖書館事業的飛速發展提供了有力的物質保障。

新加坡外包加工中心案例實際上是一個即時響應的精細化，JIT準時供應的典范。購買方可以通過訂單驅動，實現零缺陷、零庫存、零交貨期、零故障、零紙化、零廢料、零事故、零人力資源浪費。圖書館采購可以據此實現即時上架，而無需進行其他加工，節省了大量的人力物力，使得人均館藏增加量能夠快速提高。這種操作模式實施是非常值得借鑒的。

借鑒新加坡外包加工中心的做法，可以考慮一個區域(如常州大學城)的高職院校與有實力的出版發行集團(如江蘇新華發行集團)相合作，結合高職院校圖書館的特色，對加工處理過程進行優化，依托出版集團的硬件優勢，享受“即可上架資源”的一站式服務，從而解決長期困擾的“雜”、“亂”、“慢”外包問題。

4 結論

高職圖書館進行采購外包，歸根結底是要將部分重復繁重的業務交給相對專業的機構去完成，使采購人員能夠有更多的精力投入到優化館藏結構，提高圖書館核心競爭力中去。因此，回答“什么可以包”的問題應結合所從事的業務對核心競爭力的影響及受基礎設施的影響進行綜合判斷;而回答“如何外包”的問題應整合供應資源，提高利用效率，真正將外包包好，為提高核心競爭力服務。

參考文獻

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