論我國高校人事檔案管理的現狀和策略①

摘 要:本文論述了我國高校人事檔案管理工作的發展現狀和存在的問題，并就當前的發展現狀進行了分析，提出了檔案管理的發展策略。

關鍵詞:高校人事檔案現狀策略

中圖分類號:G647文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)01(a)-0199-01

高校人事檔案管理是高校人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是配置高校人才資源的重要工具，對高校人才資源開發起著重要作用。高校人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。可以為用人部門提供大量豐富、動態、客觀有效的原始資料和數據。因此，對高校人事檔案的科學有效管理，必將促進高校人才資源開發，促進高校各項事業的全面發展。

1 高校人事檔案管理的現狀

長期以來，如何對待人事檔案管理工作，存在著既重視又忽視的現象。口頭上說重視，因為人事檔案管理工作關系到每個人的切身利益，升學、畢業、就業、入黨、升職升級等等都要在個人的檔案上一一如實記錄;實際工作中往往又忽視，人事檔案管理工作由于不是主要業務工作，擺不上議事日程，也理所當然地成不了大家關注的焦點。管理是指管理者為有效地達到組織目標，對組織資源和組織活動有意識、有組織，不斷地進行的協調活動。顯然，檔案管理中的第一要素是“管理者”，因此要配備德才兼備的檔案管理員來勝任這份工作，而實際上多數高校卻往往由人事部門中的某個人兼職。

(1)對高校人事檔案管理的重要性認識存在誤區.大部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，往往忽視人事檔案管理工作，人力、財力沒有保障，使檔案管理遇到的問題不能及時解決。

(2)硬件設施解決落實差。高校檔案室建設簡陋，經費投入不足.大部分檔案室建設不標準、不規范。有些單位沒有專用檔案室，有的檔案室狹窄、潮濕、防護設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

(3)近幾年在人才流動過程中，普遍存在著有人未經組織同意擅自離職的現象，受傳統思維影響，一些單位對人才外流采取扣留檔案等方式強制保留人才，而接收單位則只要人才進來，其余的不考慮，導致棄檔現象增加，也有些單位因自身檔案管理存在混亂，致使個人檔案不完整、不齊全，大大貽誤了個人檔案的充分保留和利用。

(4)高校人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

2 高校人事檔案管理的的發展策略

基于以上因素的制約，為適應我國高校人事制度的改革，適應社會主義市場經濟的發展，必須積極探索高校人事檔案管理的有益經驗和策略，不斷提升高校人事檔案管理的水平，達到質的飛躍。具體有效措施如下。

(1)積極擴大高校人事檔案管理重要性的宣傳，讓高校領導層對人事檔案管理有更深的認識，真正使領導在人、財、物上對高校檔案管理進行有力的支持。同時，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。另外要加強高校領導對檔案法律法規的學習，進一步明確檔案工作是義不容辭的責任和義務。積極呼吁社會各界力量對高校檔案管理的支持，努力落實高校檔案管理硬件設備的配置，高校人事檔案管理部門要按標準建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密，使檔案管理使高校檔案管理有質的提高。

(2)高校人事檔案主管部門應定期組織培訓業務知識，讓檔案管理人員掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平；配置專職人事檔案管理人員，落實檔案管理人員相應待遇。

(3)努力提高人事檔案服務層次。一般說來，人事檔案的利用大都是提供原件查閱或借閱，這種方式顯然是被動的、膚淺的。實際工作中需要轉變利用方式，以人事檔案為基礎制定高校人才培養規劃，從宏觀角度綜合利用人事檔案。人才的選拔培養，不僅要重視人員已有的表現，更重要的是選擇其發展可能性。要做到這一點，除了注意及時掌握人員的現實表現情況外，還必須充分利用人事檔案，全面、歷史地了解人員的情況，為發現人才和正確、合理、適時地使用人才打好基礎。

(4)努力提高檔案利用效率。從過去忽視檔案利用，轉變為樹立人事檔案利用的意識，重視研究人事檔案用戶的需求。在確保保密的原則下，變被動為主動，以積極開發、主動服務的方式提供信息資源。這不僅需要檔案內容的翔實與準確，更需要存檔資料的豐富、全面、完整，能夠真實向檔案利用者提供有價值的人才資料。同時，還要采取當面咨詢、訪談、發放征求意見表的形式了解人事檔案用戶對利用服務工作的評價、意見和要求，研究他們提出的建議，明確利用重點，了解查閱者中最需要知道的是哪些方面，單獨將用戶利用率高的材料整理出來，從而提高檔案的利用效率。

(5)加強高校人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。

總而言之，我國高校人事檔案管理要實行全面、科學、有效的管理，必須未雨綢繆，趨利避害，使高校人事檔案工作始終順應社會和時代的發展，從而促使我國高校的走向更加科學、健康、可持續的坦途。

參考文獻

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