關(guān)于水利水電檔案實時性管理方法研究

摘 要:水利水電檔案管理工作是進行水利工作的根本出發(fā)點，也是水利水電現(xiàn)代化建設(shè)中不可缺少的一部分，因此目前眾多水利工作人員逐漸把工作重點轉(zhuǎn)移到水利水電的現(xiàn)代化建設(shè)上。本文主要從水利水電檔案管理的具體實踐出發(fā)，通過正確把握水利水電檔案的特點，對水利水電檔案實行實時性管理和全面加快水利水電檔案管理的建設(shè)等方面來詳細(xì)闡述關(guān)于水利水電檔案實時性管理方法研究。

關(guān)鍵詞:水利水電現(xiàn)代化管理檔案管理

中圖分類號:F239文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)01(a)-0193-01

1 正確把握水利水電檔案的特點

(1)水利水電檔案數(shù)量不斷增加，急需高素質(zhì)的專業(yè)人士進行有效管理。隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，水利水電在經(jīng)濟發(fā)展中也越來越重要的地位。隨著當(dāng)今信息化時代的到來，社會各界也逐漸開始意識到檔案信息在水利水電事業(yè)中的重要性，更加注重收集和整理水利水電檔案，從而致使水利水電檔案數(shù)量不斷增多。為了充分發(fā)揮檔案信息在經(jīng)濟發(fā)展中的作用，必須要做好水利水電的檔案管理工作。它要求具有高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員在具有一定規(guī)模的檔案儲存室和良好的通風(fēng)條件下，充分利用先進的多媒體等技術(shù)對水利水電檔案信息進行分類整理。

(2)由于檔案管理大多是人工抄寫完成，從而導(dǎo)致檔案查找困難。現(xiàn)在是一個講究效率的時代，我們都希望在最短的時間內(nèi)準(zhǔn)確找到我們所需要的檔案資料。由于水利水電檔案大多涉及到圖紙，檔案管理人員一般主要通過手工檢索和查找目錄的方法查找所需要的檔案資料，這樣就使得檔案查找變得很困難。因此，我覺得我們應(yīng)該充分的利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把檔案信息載入計算機系統(tǒng)，利用機器檢索，不僅縮短了查找檔案資料的時間，也提高了人工查找的準(zhǔn)確率。

(3)充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，對檔案信息進行實時性管理。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，新型的檔案載體也隨之應(yīng)運而生。水利水電系統(tǒng)的檔案主要是工程設(shè)計文件，包括設(shè)計報告、圖紙和一些相關(guān)資料等，比較繁瑣復(fù)雜，給水利工作人員查找翻閱造成一定的不便。我們大膽采用復(fù)印技術(shù)、攝影攝像技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進技術(shù)，充分利用光盤、磁帶和磁盤等新型載體，對水利水電檔案信息進行實時性的現(xiàn)代化管理，使水利水電事業(yè)的工作者能在幾分鐘內(nèi)查找到自己想要的檔案資料，從而快速適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

2 對水利水電檔案實行實時性管理

(1)利用先進的技術(shù)和設(shè)備對水利水電檔案進行管理。我們應(yīng)該把計算機的應(yīng)用作為檔案工作現(xiàn)代化管理的核心內(nèi)容，因為電子計算機能夠快速的對檔案信息進行處理，具有長久儲存的功能，方便了檔案管理人員進行統(tǒng)計管理，提高檔案管理的工作效率。我們應(yīng)該充分利用縮微技術(shù)，對檔案管理進行縮微，從而使檔案具有體積小、信息存儲量大、便于攜帶和保存時間長、查閱速度快和使用操作簡單化的優(yōu)點，特別是和計算機技術(shù)結(jié)合使用，為水利水電檔案的儲存和檢索做出了卓越的貢獻。在檔案管理中，管理人員應(yīng)該注重激光光盤技術(shù)的應(yīng)用，光盤可以存儲大量的工程設(shè)計資料，而且攜帶方便，是一種不錯的檔案載體。這些先進的技術(shù)手段相互補充，共同運用，從而實現(xiàn)水利水電檔案管理手段的現(xiàn)代化。例如由卓越亞馬遜研發(fā)和直接銷售的筑業(yè)水利水電工程資料管理軟件，這種軟件主要負(fù)責(zé)高效編制水利水電工程建設(shè)的重要檔案和技術(shù)資料，它使編制大量的水利水電檔案變得更加輕松快捷，從而提高了檔案管理人員的工作效率，保證施工的正常運行和驗收質(zhì)量。這個軟件簡單易學(xué)，沒有必要進行專門培訓(xùn)，節(jié)省了工作人員的時間。如果我們能把這個軟件應(yīng)用到水利水電檔案的實時性管理，使資料的交接、管理和存檔變得更加方便快捷，對于水利水電事業(yè)的發(fā)展意義重大。

(2)管理機構(gòu)更加科學(xué)合理化。水利水電檔案工作管理人員要積極配合水利水電行業(yè)進行檔案工作的管理，對檔案管理實行標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提高水利水電檔案的質(zhì)量，做好水利水電檔案的現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作。管理機構(gòu)要明確檔案工作管理人員的權(quán)利義務(wù)，嚴(yán)格遵循檔案法，實現(xiàn)依法治檔。檔案管理機構(gòu)要合理配置檔案信息資源，使其實現(xiàn)最大經(jīng)濟效益；采取激勵考核的方法，調(diào)動水利水電檔案工作人員的工作熱情，提高檔案管理的工作效率。例如中國水利水電局定期對檔案管理人員進行思想教育，不斷灌輸黨的政策方針，對檔案實行依法治理。

(3)要求檔案管理人員有較高的現(xiàn)代化知識技能和專業(yè)素質(zhì)。我們必須加強檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，只有這樣，才能組織和領(lǐng)導(dǎo)好檔案工作進行現(xiàn)代化管理。與此同時，由于檔案信息在經(jīng)濟發(fā)展中的地位越來越重要，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案工作專業(yè)人員是非常必要的，它要求檔案工作管理人員的知識面廣，專業(yè)知識熟練和具有很強的學(xué)習(xí)能力。只有這樣，才能保證水利水電檔案的現(xiàn)代化管理進程的順利進行。

3 全面加快水利水電檔案管理的建設(shè)

隨著檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展中的地位越來越重要，要求我們必須要做好檔案管理工作，這需要加強檔案管理的科學(xué)化和信息化建設(shè)。水利水電檔案管理工作主要包括了對檔案信息的收集、歸檔、整編和保存，這是檔案管理的基本工作。第一，實現(xiàn)檔案工作流程科學(xué)化。先對檔案信息進行收集，再利用計算機技術(shù)對檔案信息進行整編，以方便日后水利水電工作者查閱和參考。第二，引進先進的硬件設(shè)備，優(yōu)化檔案保管環(huán)境，適當(dāng)延長庫房使用期，防止那些紙質(zhì)檔案過早老化，發(fā)霉等現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，堅持與時俱進，及時更新檔案系統(tǒng)。建立高效管理檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理機器自動化，使檔案資料的研究和利用變得更加方便快捷，提高水利水電行業(yè)的工作效率。為了保證水利水電檔案工作實行實時性管理的順利進行，需要建立相關(guān)的工作制度，從而使檔案管理的建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4 結(jié)語

對水利水電檔案實行實時性管理，可以提高水利水電工作人員的工作效率，充分發(fā)揮檔案信息在水利水電建設(shè)中的作用，從而使檔案信息更好的為水利事業(yè)服務(wù)。本文主要通過正確把握水利水電檔案的特點，對水利水電檔案實行實時性管理和全面加快水利水電檔案管理的建設(shè)等方面，從而詳細(xì)闡述關(guān)于水利水電檔案實時性管理方法研究。堅持與時俱進，以人為本，全面加強檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，以促進社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻

[1]任亞莉.淺談計算機在我所檔案管理工作中的輔助作用[A].陜西省第七次檔案學(xué)術(shù)討論會論文匯編(上冊)[C]，2000.

[2]王信功.電子文件的產(chǎn)生及其對檔案管理的影響[A].西部大開發(fā) 科教先行與可持續(xù)發(fā)展—— 中國科協(xié)2000年學(xué)術(shù)年會文集[C]，2000.

[3]王燈.如何正確理解檔案管理與利用的理論思考[A].貴州省檔案學(xué)會紀(jì)念建黨80周年學(xué)術(shù)交流會論文集[C]，2001.