領導者開會藝術

領導干部開會就是上班，講話就是工作。領導干部一年到頭有開不完的會。領導干部開會大體上可以分為3種類型，一是到上面去開會，二是給下面的人開會，三是研究如何開會的會。領導開會藝術，是指領導者通過會議形式，采用各種方法和技巧，以達到溝通信息、生成方案、統一思想、調節情緒、產生權威等特定目標的藝術。

其實，通過開會傳達精神、討論問題、交流思想、統一意志是世界上一切組織的通行做法。怎樣才能把會議開好，既有方法問題也有藝術問題。以筆者之見，必須重視和把握好以下3個環節。

首先是少開會。文山會海在我國一直以來極為普遍，各級領導和機關也在努力改變這一狀況。怎樣才能有效減少那些不必要的會議呢？筆者認為應該堅持四開四不開原則：決策性會議、政策性會議、宣傳性會議、協調性會議必須開。因為這些會議關系到工作的部署、政策的實施和問題的協調。無主題會議、多主題會議、無準備會議、可開可不開的會議堅決不開。因為這幾類會議難以收到預期效果，還會造成人、財、物的巨大浪費。

其次是開短會。有研究證明，人的精力相對集中通常在1-1.5小時，因此會議的時間一般以2小時以內為最佳。新加坡超過2小時的會一律視為無效率會議。北京切諾基公司外方經理克萊伯斯每次開會不超過40分鐘，而且會場要求很嚴格，不準抽煙，不準喝茶，時間短，注意力集中，效果極好。怎樣才能開短會呢？要領有五：

一要增強時間觀念。過去講時間就是金錢，現在說時間比金錢還重要。筆者的時間觀是：浪費自己的時間是自殺，浪費別人的時間是謀害，浪費集體的時間是往井里投毒。比爾·蓋茨說，如果彎腰揀錢的時間可以創造更大的財富，我絕不彎腰去揀錢。正是由于他樹立了科學的時間觀念，能很好地管理利用時間，才創造出人生的巨大輝煌，蟬聯世界首富17年。有人給比爾·蓋茨算了一筆賬，他平均1分鐘能創造財富約158美元。

二要強化成本意識。會議成本公式為：與會者每小時平均工資×3（勞動生產率）×2（直接加間接損失）×開會時間×參加會議的人數。例如：5元（每小時平均工資）×3（勞動生產率）×2（直接加間接損失）×8（開會時間）×50（參加會議人數）＝1.2萬元。

三要集中議題。議題過多會期必然要長。馬拉松式的會議通常效率低下。所以，一次會議最好就集中在一個議題或兩個議題上，盡量不開一攬子會議。

四要限制發言時間。美國人開會有3條約定俗成的規矩：一是不設主席臺；二是發言限定時間，主旨發言通常也就15-20分鐘；三是出入自便。

五要謹防輪番轟炸。不要安排多余的講話，不該講話時不要講話。

第三是開實會。會前，認真準備，安民告示。毛澤東同志曾經講過，不打無準備之仗。給我們的啟示是：不開無準備之會。會中，嚴格紀律，形成決議。會期段，議題集中，群策群力，集思廣益，努力形成高質量的成果。會后，認真抓好落實，并不斷進行跟蹤督導。

（作者系中國人事科學研究院原副院長）