用友總賬系統(tǒng)應(yīng)用常見問題淺析

【摘 要】 會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)專業(yè)的必修課程之一，也是一門實(shí)踐性較強(qiáng)的課程。總賬模塊是所有財(cái)務(wù)軟件的核心。文章從會(huì)計(jì)電算化最常用的軟件用友U8出發(fā)，主要解決其總賬系統(tǒng)在實(shí)際操作中常見的應(yīng)用問題，分析錯(cuò)誤的原因，指出具體的解決方案，以期加強(qiáng)對(duì)教學(xué)的引導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)電算化 用友 總賬系統(tǒng)

Abstract ： The paper mainly discusses the common problem of the application of the use-friend ledger system.

會(huì)計(jì)電算化將會(huì)計(jì)從業(yè)人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來，是會(huì)計(jì)專業(yè)的必修課程之一，也是一門實(shí)踐性較強(qiáng)的課程。因此，在實(shí)際教學(xué)中必需重視對(duì)學(xué)生財(cái)務(wù)軟件操作能力的培養(yǎng)。在眾多的財(cái)務(wù)軟件中，用友憑借其自身的優(yōu)勢及運(yùn)用的廣泛性通常被用于上機(jī)實(shí)驗(yàn)練習(xí)的主要軟件之一。用友U8財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中包括了總賬、應(yīng)收、應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)、UFO報(bào)表、工資管理等模塊，而運(yùn)用最為廣泛的便是總賬模塊，是其他模塊運(yùn)用的基礎(chǔ)。因此，在教學(xué)過程中應(yīng)特別注重總賬模塊的實(shí)驗(yàn)。本文針對(duì)總賬系統(tǒng)在初始化設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理及期末處理三大塊內(nèi)容中常見的一些應(yīng)用錯(cuò)誤問題展開分析，并提出具體的解決方案，以期加強(qiáng)教學(xué)中的引導(dǎo)，使學(xué)生少走彎路。

1.初始化設(shè)置常見問題及解決方案

1.1無法打開總賬系統(tǒng)

當(dāng)系統(tǒng)建賬成功并完成基礎(chǔ)設(shè)置后就可以進(jìn)入總賬系統(tǒng)了。點(diǎn)擊總賬，若無法進(jìn)入總賬系統(tǒng)。造成無法進(jìn)入總賬的原因大致有兩種。第一就是在初始建賬時(shí)，在“是否集團(tuán)帳”這個(gè)選項(xiàng)中打了“√”。在此情況下，系統(tǒng)默認(rèn)建的是集團(tuán)帳，是不需要啟用總賬的。若是這種原因造成的無法進(jìn)入總賬是不能修改的。因?yàn)樵诔跏冀ㄙ~完成之后，“是否集團(tuán)帳”中的“√”無法取消，只能重新建帳 。因此，在建賬之初要特別注意此項(xiàng)不可逆操作。第二種原因就是沒有“啟用總賬”。這種原因的解決較簡單，可以直接到“系統(tǒng)啟用”窗口將“總賬”啟動(dòng)。

1.2項(xiàng)目核算科目無法輸入期初余額

“項(xiàng)目核算”是用友軟件中為滿足某些科目的需求設(shè)置的。在會(huì)計(jì)科目中某些科目的明細(xì)項(xiàng)目比較明細(xì)，在大科目下又分多個(gè)科目。為了簡化會(huì)計(jì)科目可以針對(duì)某個(gè)科目進(jìn)行統(tǒng)一管理，設(shè)置項(xiàng)目核算屬性，如生產(chǎn)成本、在建工程等。而許多初學(xué)者在設(shè)置完項(xiàng)目屬性后進(jìn)行期初余額輸入時(shí)卻發(fā)現(xiàn)無法輸入，并出現(xiàn)“該科目沒有定義項(xiàng)目大類！”的提示。若出現(xiàn)上述提示一般是由于用戶沒有針對(duì)該科目進(jìn)行項(xiàng)目目錄的維護(hù)，或者是雖然已經(jīng)輸入但操作失誤，最常見的就是將“增加”誤操作為“修改”或者沒有將“待選科目”轉(zhuǎn)入“已選科目”，或者雖然轉(zhuǎn)入?yún)s忘記點(diǎn)擊“確認(rèn)”鍵，導(dǎo)致操作失效。

1.3期初余額試算不平衡

初學(xué)者在進(jìn)行總賬期初余額輸入練習(xí)時(shí)經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)試算無法平衡，若發(fā)現(xiàn)該現(xiàn)象則必須對(duì)所有輸入的金額進(jìn)行仔細(xì)檢查是否正確。若還是無法查出錯(cuò)誤的金額，且顯示對(duì)賬錯(cuò)誤。若出現(xiàn)此種情形，最常見的錯(cuò)誤就是在輸入期初余額之前沒有對(duì)相關(guān)的科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置。輸入數(shù)據(jù)完成后才發(fā)現(xiàn)該錯(cuò)誤，于是回頭重新設(shè)置科目，完成后又重復(fù)輸入輔助帳數(shù)據(jù)。對(duì)此的解決辦法是可以先將輔助帳數(shù)據(jù)刪除，然后取消該科目的輔助核算屬性，再在期初余額中刪除該數(shù)據(jù)。恢復(fù)完成后再重新開始設(shè)置及輸入。

2.常業(yè)務(wù)處理常見問題及解決方案

2.1出納無法簽字

出納簽字功能是為加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理而設(shè)置的。出現(xiàn)出納無法簽字有以下兩種情況。第一種就是操作人員進(jìn)入界面時(shí)，菜單中沒有“出納簽字”這個(gè)菜單項(xiàng)。一般出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是沒有給該操作員賦權(quán)。應(yīng)該進(jìn)入“系統(tǒng)管理”界面，在“權(quán)限”中給該操作員設(shè)置“出納簽字”的權(quán)限。第二種就是有這個(gè)菜單選項(xiàng)，但當(dāng)操作員將已經(jīng)輸入完成的憑證進(jìn)行簽字時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)無法進(jìn)行，并出現(xiàn)“沒有符合條件的憑證”的提示。這種錯(cuò)誤是最經(jīng)常出現(xiàn)的。若出現(xiàn)以上的提示，則可能的錯(cuò)誤原因主要有：（1）在參數(shù)設(shè)置中沒有選中“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項(xiàng)。對(duì)此可以在“設(shè)置—選項(xiàng)一憑證”標(biāo)簽頁中，將憑證控制設(shè)置為“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”；（2）混淆了“出納”和“出納簽字”的意義，沒有給出納人員賦予“出納簽字”的權(quán)限。解決辦法為在系統(tǒng)管理里的“權(quán)限”窗口中給出納賦予“出納簽字”的權(quán)限；（3）找不到需要簽字的憑證。對(duì)此就必須檢查清楚是否真的需要簽字，只有涉及到“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的收、付款憑證才需要出納簽字，還需核實(shí)給出查找條件的會(huì)計(jì)期與要簽字憑證的填制日期是否一致；（4）沒有指定科目，不能執(zhí)行出納簽字操作。在“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口，進(jìn)入“編輯—指定科目”標(biāo)簽頁，將待選科目中的“現(xiàn)金”、“銀行存款”轉(zhuǎn)入已選科目。以上四種錯(cuò)誤中最常見的是第四種，必須特別注意。

2.2憑證輸入時(shí)某些科目無法使用

若在輸入憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)某些科目無法使用，特別是如“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等科目，并出現(xiàn)“不能使用應(yīng)收系統(tǒng)的受控科目”或“不能使用應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目”的提示窗口。

出現(xiàn)這種情況的主要原因是在總賬初始設(shè)置中，客戶往來款項(xiàng)及供應(yīng)商往來款項(xiàng)被默認(rèn)選定在應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算。若要在總賬系統(tǒng)中使用這些科目，則有兩種情況。如果該科目尚未使用過，則直接在到會(huì)計(jì)科目設(shè)置中將這些科目的“受控系統(tǒng)”選項(xiàng)為空。若該科目已經(jīng)被使用過，則無法直接修改受控系統(tǒng)，只能通過修改“選項(xiàng)”窗口中的參數(shù)“可以使用應(yīng)收受控科目”和“可以使用應(yīng)付受控科目”來達(dá)到使用這些會(huì)計(jì)科目的目的。

3.期末處理常見問題及解決方案

期末結(jié)賬時(shí)最常見的失誤就是無法結(jié)賬。系統(tǒng)結(jié)賬時(shí)主要檢查五點(diǎn)，分別是“本月未記賬憑證的張數(shù)”、“本月賬面試算平衡”、“本月賬賬核對(duì)”、“本月工作量”、“其他系統(tǒng)結(jié)賬狀態(tài)”。較容易出現(xiàn)問題的地方一般在“本月未記賬憑證的張數(shù)”和“其他系統(tǒng)結(jié)賬狀態(tài)”。如果發(fā)現(xiàn)結(jié)賬時(shí)顯示本月未記賬憑證若干張，該情況往往是操作者在利用“月末—結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置—轉(zhuǎn)賬生成”功能生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證忘了進(jìn)行記賬操作而直接結(jié)賬。只需將這些憑證進(jìn)行審核、記賬，然后再進(jìn)行結(jié)賬即可。若發(fā)現(xiàn)有其他系統(tǒng)未結(jié)賬狀態(tài)，則需先進(jìn)入未結(jié)賬的其他系統(tǒng)，將所有被啟用的系統(tǒng)都結(jié)賬后才能返回總賬系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬。

小結(jié)

總之，總賬系統(tǒng)在電算化工作中是一項(xiàng)很重要的工作，是財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件的核心系統(tǒng)。總賬管理系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，在電算化中起到統(tǒng)領(lǐng)作用。總賬系統(tǒng)對(duì)于初學(xué)者來說很容易出現(xiàn)各種狀況。本文分別從總賬的初始化設(shè)置、日常賬務(wù)處理及期末處理三塊來具體分析一些錯(cuò)誤的成因及具體的解決方案。這些錯(cuò)誤都是初學(xué)者最常遇見的、比較典型的問題。當(dāng)然，以上分析還不夠完善，還有許多其他的問題需要我們在實(shí)踐探索中不斷發(fā)現(xiàn)并解決，希望將來能夠更加完善化、系統(tǒng)化，使人們在進(jìn)行總賬系統(tǒng)的應(yīng)用中能夠更加得心應(yīng)手。

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（作者單位：福建商業(yè)高等專科學(xué)校）