財務會計檔案管理中存在的問題和對策

【摘 要】 隨著我國社會主義市場經濟的進一步發展，會計檔案工作中新情況，新問題不斷出現，如何管理好財務檔案，以及在管理過程中如何采取相應的措施，尋求解決的辦法，是財務檔案管理中所面臨的一個重要問題。

【關鍵詞】 會計檔案 檔案管理

Abstract ： The paper mainly discusses the problems existing in the financial accounting archives management， and then puts forward the countermeasures.

各單位在經濟業務中形成的各類財務檔案，是本單位經濟業務的真實記錄，應該用系統的、聯系的、發展的辯證觀點看待檔案工作與單位經濟發展的關系，這樣既能夠增強檔案的信息資源意識，又對單位的可持續發展有著重要的意義。

1.正確認識財務檔案的服務利用價值

從檔案工作的屬性和特征看，財務檔案是一種信息資源，應完全具備信息的屬性和特性，是關于事實的原始記錄。信息是“環境事實”的反映.即關于事實的認識。財務檔案的歸類保管，實際上就是經濟活動的進一步歸納分析，可以使人看到過去時段經濟活動的規律，總結出經濟活動的成功經驗，分析造成失誤的原因。可以說，財務檔案不僅能夠為經濟形勢的預測提供大量的數據信息，而且在經濟運行過程中能夠進行同期指標分析、事中評價，將財務預算、會計核算、成本資金控制有機地融合為一體。大量事實證明，檔案服務可以節約人力、物力和財力的投人，所以財務檔案資源的經濟效益不可低估。

2.依法管理財務檔案

市場經濟體制是法制經濟，所有經濟活動必須遵循法律。財務檔案既然是本單位的經濟活動的真實記錄，就必須依法管理，依法接受國家審計、稅務、財務部門的監督檢查，有效遏制不良的違紀違法行為，依法保護經濟活動的正常進行。《中華人民共和國會計法》第二十三條規定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其它會計資料應當建立檔案，妥善保管。《會計檔案管理辦法》則是為了加強會計檔案管理、統一會計檔案管理制度而出臺的，這說明財務檔案已經引起國家高度重視，被以“法”的形式作了嚴格規定。我們的財務檔案除按期歸檔外，還應以《會計檔案管理辦法》為準則，檢查好各種檔案資料，保持原冊的封裝，按不同的保管期限排架放置保管。同時還規定，所有的財務檔案正本一律不準外借，對于內部查閱，要求財務處長簽字后方可查詢，外單位的查詢利用，須持單位介紹信經主管局長、財務科長批準后方可查詢。并按照“八防”的要求隨時檢查，確保安全，使會計檔案真實地反映每個歷史階段的經濟、財務運行狀況和有關人員的廉政記錄。

3.財務會計檔案管理存在的問題

3.1對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄

改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來。財務檔案工作是保存歷史，服務現實，承上啟下的一項重要工作。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，特別是當前養老保險的財務工作過程中大量原始憑證的整理被認為是件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。

3.2財務檔案人員素質有待提高。

目前許多單位沒有專職的財務檔案管理人員，大多數是由會計人員兼管，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗。對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，裝訂不規范，難以保證檔案的完整性和安全性，有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員蓋章，會計憑證裝訂封皮上項目填寫不全；會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，查找起來非常困難；銷毀各種定期作廢檔案不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放，給管理人員的工作帶來很多麻煩。有的管理人員根本不懂得檔案要按編號由左至右，由上至下排放，這樣使會計檔案既不規范也不美觀，而且給會計檔案的管理和利用工作帶來了極大不便。有些單位甚至出現了用鉛筆結賬、制表等嚴重違規現象。

3.3財務檔案管理不完善、不規范

財務檔案管理機構是進行財務檔案管理工作的組織保證，設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中各經辦機構財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由不同人員兼職，．會計檔案保管不規范。有些單位會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的歸檔由辦公室人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責等，由于工作的分散，管理環節的分散造成檔案管理工作一系列的不規范，設施也不完善。財務檔案沒有專門庫房，不符合“七防”要求，沒有檔案檢索工具，查找不方便。紙質檔案和磁質檔案未能同步歸檔。還有會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

4.做好財務檔案管理工作的幾點建議

4.1強化財務檔案管理意識

要提高財務檔案管理工作水平，首先得從意識上著手，財務檔案管理人員必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程當中。其次，財務檔案管理人員要提升自身檔案意識，要深刻意識到財務檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應該成為財務工作的監督者，要提高主人翁意識，讓財務檔案管理工作成為財務工作的試金石，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，充分發揮好檔案部門的監督調查和情報參謀功能。

4.2完善財務檔案管理制度

依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案移交、歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。

4.3提升財務檔案管理人員素質

對于財務檔案管理人員，嚴格的講，首先要求其自身要具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格的雙重資格，這樣才能很好的把握財務檔案工作中的細節，這就要求在人事任命方面把好關。另外，財務檔案管理人員應該定期參加一些地方財政部門和檔案部門組織的業務培訓，不斷提高自身業務水平，以適應不斷發展的財務檔案管理工作。

4.4創新財務檔案管理方式

二十世紀九十年代至今，我國進入一個社會的高速發展期，在這樣一個大的時代背景下，財務檔案管理工作也必須不斷適應社會發展的客觀要求，創新財務檔案管理方式。首先，需要改善財務檔案管理的硬件基礎，實現財務檔案管理的數字化、網絡化。隨著信息技術的飛速發展，財務檔案管理工作的數字化和網絡化勢在必行，這不僅能夠提高財務檔案工作者的工作效率，而且能夠極大的改善財務檔案利用的便利性，并且網絡化能夠使財務檔案的利用率和公開化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進一些西方的先進管理手段。二十世紀以來，西方現代管理學對于企業和各種社會機構的影響巨大，先進的管理理念和手段使企業和社會機構的生產效率提高了若干倍，同樣，在財務檔案管理當中也可以引進一些西方先進的管理理念和方法，例如美國的文件中心等管理方式，以實現財務檔案管理工作硬件和軟件的統一。

參考文獻：

[1]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J]管理觀察，2010（8）.

[2]史迎春.會計電算化及其對財會業務內部控制的影響[J].遼寧師范大學學報（自然科學版），2001（6）.

（作者單位：吉林省白山市農村衛生改水辦公室）