檔案信息化外包過程中檔案工作人員的地位

摘要：檔案信息化是一項艱巨而又復雜的系統工程，檔案信息化建設的復雜性和檔案管理部門自身技術與人才的局限性，決定了大多數檔案部門在信息化建設時進行全部或部分的技術外包。固然，檔案信息化外包擁有很多優勢，但是很容易會使檔案部門面臨其中心地位喪失的危險。本文立足于信息化外包的各個階段，逐一指出檔案工作人員的職責，明確了檔案工作人員在各個過程中的角色。

關鍵詞：檔案信息化；外包；檔案工作人員；中心地位

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315(2011)1-169-002

一、檔案信息化外包的內涵

外包(Outsourcing)是源于20世紀80年代的美國工業企業的一種創新經營管理方法。它是將一些原本由組織內部人員負責的非核心業務以外加工的方式包給專業的、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優秀的專業化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。知識經濟時代的企業分工協作已經擴展到企業、行業之間，傳統的縱向一體化和內部自給自足的組織模式可以說不靈了。一個組織或機構將其部分業務或機能委托給外部組織的業務外包正成為一種重要的組織方式和競爭手段。

信息技術外包(IT Outsourcing)是業務外包的重要內容，占據業務外包較大比重。對于大多數檔案管理部門而言，由于檔案信息化的過程涉及大量的技術問題和很多管理問題，單純依靠他們自身的力量很難進行信息化建設，因此大多數檔案部門在進行信息化建設時都或多或少地依靠了外部的技術力量，進行了全部或部分的技術外包。檔案信息化外包就是檔案管理部門將其信息化過程中非核心、非保密的業務領域交由外部力量負責，以充分利用外部的人力資源、物質資源和其他可用資源，提高效率，降低成本。

二、檔案信息化外包的原因和優勢分析

(一)檔案信息化外包的原因

1.檔案部門信息化人才匱乏。由于檔案館普遍存在引進專業人才困難、留住專業人才更難的狀況，致使專業人才緊缺。而目前教育體制的缺陷導致知識結構的單一，檔案從業者的信息化素養明顯偏低，既熟悉檔案管理業務，又精通信息技術應用的“雙料人才”幾乎是鳳毛麟角。僅僅依靠現有檔案工作人員的水平，不能及時發現、分析、處理信息化建設過程中出現的問題，更別說進行整體的信息化建設了。

2.經費不足。經費問題是檔案部門進行信息化時首先要考慮的問題。信息化是一項龐大的工程，如果全部由檔案部門自身研發與設計，其經費預算的壓力可想而知，但是如果恰當地運用好外包技術就可以使檔案信息化建設少走彎路，縮短周期，節約成本。外包廠商往往具有一定的經濟規模，以及專業性強和高度效率化的特點，通過他們提供服務，通常可享有較大的優惠，并可節省龐大的人事費用。

3.自行開發的管理系統標準不高。檔案信息化建設中一個重要的內容是檔案管理應用系統的建設，就是根據檔案信息化需要，設計、開發檔案信息計算機管理系統的工作，該工作又可以分為兩個標準：一個是技術標準，一個是業務標準。對于第一個標準，成本低廉、檢索精度高、運行速度快、基于互聯網技術的計算機檔案管理系統是當前的主流趨勢；對于第二個標準，要求作為人類共同記憶和財富的檔案信息必須是實現了跨行業、跨地區資源共享的系統，而不是閉門造車、自我滿足的系統。這兩個標準，都要求應用系統設計者、開發者必須具有前瞻的技術眼光、前沿的技術力量、闊大的視野和嚴謹的態度。而現實中某些檔案機構的自行開發花費巨大不說，還遠遠達不到以上標準。

(二)檔案信息化外包的優勢

1.節省投資，降低成本。目前，我國檔案信息化正在如火如荼地開展，然而極高的投入讓經費緊張的檔案管理部門望而卻步，隨著檔案信息化工程的進一步發展，資金有限的問題將有可能成為束縛信息化前進的關鍵因素之一。倘若我們根據實際情況采用技術外包策略，對有限的資金進行合理重組，將有可能起到事半功倍的效果。

2.充分利用檔案部門外的技術資源和人力資源，縮短信息化周期。依靠外包商，采用外包策略，可以大大縮短信息系統開發的周期。這是由于外包商一般都是信息系統技術和服務領域內的專家，他們不但擁有一流的技術裝備和高素質的研究開發人員，而且還擁有完善的管理體制，從而在分析、設計、開發、實施、維護等各個階段都能為客戶提供專業化的高質量的服務，他們提供的產品技術含量高、設計規范、穩定性和產品化程度高。

3.檔案部門可以集中于核心業務活動，增強核心競爭力。由于業務外包，館內資源被重新分配，從事核心業務活動的力量得到加強，檔案館核心競爭力得到了增強。

三、檔案信息化外包風險的突出表現：中心地位的喪失

雖然，對于檔案部門實施信息化，技術業務外包是一個不錯的戰略選擇，從以上的分析可見一斑，但在實施外包時，檔案機構的決策者必須認識到：檔案部門和外包商是兩個利益相對的實體。前者總想花更少的錢辦更多的事，后者總想使自己的利益最大化。當檔案部門選定一家外包商后就會被鎖定，此后不但可能在價格上變得日益被動，還要承受對方自身不確定性帶來的種種風險。可是，試圖選擇兩家及兩家以上的提供商，又面臨著系統不兼容帶來的極高的轉移成本。總而言之，檔案管理部門只有選擇被哪家外包商鎖定的自由，外包提供商在這場博弈過程中始終處于優勢地位。這種不平等的地位對實施信息化的檔案部門來說是很難擺脫的。

理論上，在外包過程中，實施信息化的檔案管理部門應該是占據主導地位的。因為檔案管理部門是檔案信息化的主體，而外包商是為檔案部門提供服務的，他們應該根據顧客的需要設計出盡可能貼合的方案，最大程度地讓顧客滿意。事實上，由于信息的不對稱性和滯后性，以及外包市場的不成熟性等因素的影響，外包提供商喧賓奪主，檔案部門的中心主導地位岌岌可危。

四、檔案信息化外包中檔案工作人員的職責

針對上述問題，如何科學選擇信息技術供應商以及檔案管理部門在信息技術外包過程中究竟應扮演什么樣的角色，這些都是當前迫切需要做出回答的。可以從以下四個過程去考慮檔案部門工作人員的職責：外包決策過程、外包商的選擇過程、外包的管理過程、項目的后期維護過程。

(一)外包決策過程

1.檔案部門對自身技術應用的現狀、需求及相關部門的業績評估，明確信息化的戰略目標。檔案部門首先要弄清是否需要進行信息化，是否有必要外包信息化，如果確定需要進行信息化外包，最重要也是首要的就是明確信息化的戰略目標，而后的一切活動都要圍繞此目標開展。而一個戰略目標的明確建立在對現狀的充分理解和把握的基礎之上。所以檔案管理部門要組織相關人員對本部門自身當前信息技術利用的現狀、需求進行調查和評估，明確在現階段檔案管理部門的戰略目標。其中值得注意的是：目標的設立要從檔案部門發展的長遠和全局考慮，而不能為了短期的費用節省。同時，信息化也不能過度追求社會上最先進、最潮流的技術，因為當前社會上的技術日新月異，更新換代的速度也很快，作為信息技術的使用者，檔案管理部門應更多地關心它在給利用和管理檔案提供方便方面的作用，而不能盲目追求檔次。

2.制定外包策略，設定具體外包項目要達到的目標。根據設立好的戰略目標確定外包的范圍、規模和內容，同時要與本單位的業務人員進行充分的溝通，了解他們的看法和要求。在這一過程中一定要搞成本分析，對每一個項目都要進行成本效益分析，估算出預計要投入的成本和最終要達到的目標。一般來說，外包的項目是本部門的非核心業務，如軟件業務外包、檔案網站建設或數字檔案館建設、檔案人員的教育培訓等。檔案管理部門應重視信息安全問題，對一些高度敏感的數據項目應選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強對信息技術外包風險的控制。

(二)外包商的選擇過程

1.選擇有資質的外包商，評價外包服務商的綜合能力。對于外包商的選擇要慎之又慎，檔案部門可以按照自己的需要去尋找合適的信息技術供應商，通過項目招標、公平競爭的方式對外包商的服務質量、技術水平等進行廣泛深入的考察，盡可能選擇信譽好、實力強、經驗足、管理先進的公司作為合作伙伴。由于目前還沒有針對外包商的相應的評價標準，檔案部門應組織專門人員對外包服務商進行實地考察，或者外包給社會上的第三方咨詢機構，嚴格考察其從業經驗和成功案例，了解其服務過哪些客戶，對于那些不成功的客戶要了解為什么中止服務的，這是很關鍵的一點。

2.簽訂外包合同。(I)明確的服務邊界和靈活的外包協議。必須清晰、明確地指出服務范圍，以便承包商明確自己的職責。同時，外包合同(特別是長期外包合同)應具有充分的彈性以允許在技術和操作方面進行改革或應對技術、業務，甚至策略目標方面可能出現的變化。

(2)明確賠償責任與爭端解決程序。服務合同中應包含懲罰承包商未能提供約定服務級別的條款。同時，為了在爭端出現時迅速解決爭端以及在爭端出現時可繼續提供服務，合同中還應包括解決雙方爭端的程序。聲明檔案部門對各種資源(如信息、硬件、軟件等)安全性和機密性的要求，制定偶發事件的應對計劃。

(3)限制成本增加和終止合同的權利。合同應充分指明基礎服務的費用及其計算，包括任何開發、轉化、重復的服務以及特殊需求的費用。還應明確購買和維護軟、硬件的責任與成本。并明確在成本結構改變的條件下，任何可能發生的情況以限制成本的增加。必須在合同中提出終止合同的權利，包括控制和設備的變更、成本的顯著增加、服務水平多次未達標、不能對關鍵服務提供支持等。

(三)外包的管理過程

1.對實施外包的全過程進行監督管理。在合同執行期間，應重視對承包商的持續監督，進一步降低來自于承包商的風險。應成立包括IT專家、財務專家，以及戰略專家等各方面專家組成的監管組，定期和不定期地對承包商的業務能力、提供的服務質量、財務狀況和外包業務的關鍵人員的變動情況進行監督，以及時發現問題，采取措施減少風險。如果檔案管理部門自身的專家無力承擔起監管的職責，應通過有資質的中介機構介紹的專家加入到監管組。

2.驗收完成的項目。每完成一個項目，檔案工作人員都要將其成果和外包開始時制定的目標相比較，如果有未達目標或不滿意之處還可以要求外包提供商進一步完善。其實在項目開始時就應該跟蹤全過程的建設，定期進行評估和檢驗，以免某些項目成型以后無法更改。(四)項目的后期維護過程

經測試的系統交付使用后也可能出現這樣那樣的問題，有經驗的開發人員都知道，再好的測試也只能證明系統有問題而不能證明系統沒有問題，許多隱蔽性的疏漏和錯誤不經過實際運行的檢驗在試驗階段往往是難以發現的，而且技術和需求本身也是不斷發展和完善的，因此外包合作中應盡可能建立長期穩定的合作關系，對項目的維護服務工作應有明確的規定，使開發和維護很好地銜接，在運行維護中不斷完善系統，避免系統不穩定和不安全的局面出現。

同時，組織檔案工作人員學習也是非常重要的。檔案館在將信息技術外包后，往往忽視組織學習的作用，僅僅依賴檔案館的外部力量開展研發工作，從而使自身的研發工作喪失主動性和自主性。同時，許多檔案館原來的技術力量就很薄弱，如果在信息技術外包過程中缺乏組織學習，就很難獲得主動權，而只能獲取一些短期利益。因此，必須高度重視組織學習，不斷提高檔案人員的研發能力。

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