檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制

　　檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式。檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目從實(shí)施的角度來(lái)看，屬于IT項(xiàng)目中的一種。根據(jù)世界上專(zhuān)門(mén)從事項(xiàng)目管理的咨詢機(jī)構(gòu)TheStandish Group的多年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，在所有行業(yè)中，IT行業(yè)項(xiàng)目的成功率是最低的(只有1／3左右的項(xiàng)目是成功的，1／3左右的項(xiàng)目以失敗告終，1／3左右是在追加投資、延長(zhǎng)項(xiàng)目時(shí)間之后完成的)。雖然，目前還沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案信息化項(xiàng)目成效的相關(guān)數(shù)據(jù)，但在當(dāng)前的檔案信息化實(shí)踐中，確實(shí)已經(jīng)出現(xiàn)了諸如：項(xiàng)目范圍隨意擴(kuò)大、系統(tǒng)設(shè)計(jì)考慮不周全、缺少明確的項(xiàng)目驗(yàn)收指標(biāo)、系統(tǒng)上線后沒(méi)有足夠的用戶培訓(xùn)和系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題。如何規(guī)避檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、提高檔案信息化項(xiàng)目的成功率，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中亟須解決的重要問(wèn)題。
　　
　　1檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析
　　
　　項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)從識(shí)別到分析乃至采取應(yīng)對(duì)措施等的一系列過(guò)程。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包含兩方面內(nèi)容：識(shí)別哪些風(fēng)險(xiǎn)可能影響項(xiàng)目進(jìn)展及記錄具體風(fēng)險(xiǎn)的各方面特征。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不是一次性行為，而應(yīng)有規(guī)律地貫穿在整個(gè)項(xiàng)目中。要最大限度地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)考慮IT項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的一些特殊性，很多時(shí)候是與管理而非技術(shù)相關(guān)。
　　由于檔案信息化項(xiàng)目的核心是通過(guò)IT技術(shù)為檔案業(yè)務(wù)提供應(yīng)用服務(wù)，因此，其風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自以下四個(gè)方面：①技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)架構(gòu)好壞、軟件的成熟度、軟件提供方的技術(shù)能力以及項(xiàng)目實(shí)施方的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)等因素形成了檔案信息化項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。②應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)與檔案業(yè)務(wù)之間的適應(yīng)水平、結(jié)合程度以及項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)的影響等因素形成了檔案信息化項(xiàng)目的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。③實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)源于項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量等不確定性因素。④運(yùn)維風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)源于項(xiàng)目實(shí)施方的服務(wù)能力、企業(yè)信譽(yù)、檔案部門(mén)的技術(shù)力量、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。
　　
　　2檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略
　　
　　諾貝爾獎(jiǎng)獲得者諾頓有一句名言：“不對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理是最大的冒險(xiǎn)。”信息化項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要運(yùn)用多種手段對(duì)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。對(duì)檔案信息化項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，能夠減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的不確定因素，有效提高項(xiàng)目實(shí)施的成功率。
　　2.1論證咨詢。在項(xiàng)目實(shí)施前，進(jìn)行項(xiàng)目適應(yīng)性評(píng)估，能夠預(yù)測(cè)項(xiàng)目與檔案業(yè)務(wù)之間的結(jié)合程度，并能夠有效預(yù)期項(xiàng)目應(yīng)用后所帶來(lái)的問(wèn)題，提前研究解決辦法。
　　2.2溝通協(xié)調(diào)。一方面，實(shí)施單位和檔案部門(mén)必須簽訂雙方都認(rèn)可且理解一致的項(xiàng)目需求說(shuō)明書(shū)。有些項(xiàng)目因啟動(dòng)倉(cāng)促或檔案部門(mén)沒(méi)有完全理解整體架構(gòu)，約定實(shí)施的范圍比較籠統(tǒng)，結(jié)果，會(huì)造成實(shí)施一方很難完成任務(wù)，或?qū)嵤┑姆秶荒茏屖褂梅綕M意，以致難以如期開(kāi)通等。另一方面，做好單位內(nèi)部和不同部門(mén)之間的協(xié)同工作。尤其是在業(yè)務(wù)流程梳理和優(yōu)化時(shí)會(huì)涉及不同部門(mén)之間的工作，應(yīng)該充分溝通，有效協(xié)調(diào)。工作流程的規(guī)范化管理是一個(gè)單位可持續(xù)發(fā)展的命脈，工作流程流轉(zhuǎn)路徑是否順暢、流轉(zhuǎn)過(guò)程是否可控和可追蹤，將直接影響到信息化項(xiàng)目的效益和運(yùn)營(yíng)成本，所以，流程優(yōu)化非常必要。如果面臨各部門(mén)之間的條塊分割，就會(huì)使項(xiàng)目實(shí)施面臨夭折或出現(xiàn)建成后閑置的尷尬。
　　2.3成本控制。要有措施和費(fèi)用保證項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行，嚴(yán)格控制時(shí)間和成本，同時(shí)，進(jìn)行總成本控制。項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用通常只包括軟件費(fèi)和實(shí)施服務(wù)費(fèi)，一般不包括硬件費(fèi)用。如，由此項(xiàng)目帶來(lái)的網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)充、服務(wù)器、UPS和客戶機(jī)的更新?lián)Q代或新增等費(fèi)用，以及配合的人工成本和再培訓(xùn)成本等，是一筆不小的隱性成本開(kāi)支，在實(shí)施前應(yīng)給予充分重視，否則，實(shí)施過(guò)程中運(yùn)行環(huán)境與軟件不匹配，相互推諉，影響實(shí)施進(jìn)度和效果。
　　2.4控制人員。較大型的信息化項(xiàng)目實(shí)施周期較長(zhǎng)，因工作需要、個(gè)人意愿和項(xiàng)目受重視程度，往往會(huì)造成人員流動(dòng)。人員流動(dòng)的直接風(fēng)險(xiǎn)是延誤實(shí)施計(jì)劃和降低實(shí)施質(zhì)量。因此，要在合同或相關(guān)文件中明確約定雙方(包括檔案部門(mén)和實(shí)施方)實(shí)施隊(duì)伍穩(wěn)定性。頻繁換人的一方要承擔(dān)由此帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，要保證雙方人員的素質(zhì)能夠承擔(dān)項(xiàng)目的技術(shù)性工作，否則，也會(huì)影響實(shí)施質(zhì)量和工期。
　　2.5第三方介入。引入第三方的專(zhuān)業(yè)方案咨詢、監(jiān)理和項(xiàng)目評(píng)估，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的一種有效手