淺談檔案現代化管理

　　什么是檔案現代化管理?如何制定檔案現代化管理規劃，并勾畫出一個科學的、全面的、切實可行的檔案現代化管理“藍圖”，是擺在各級檔案管理部門面前的重要議題。
　　現代化管理是相對傳統管理而言的。它是以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理的主要特征。“系統化”，即整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動。“定量化”，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數字形式表示出來，建立數字模型，進行定量分析，預測未來或調整方向。“信息化”，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策。“智力化”，就是強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的情況或環境。
　　檔案現代化管理總目標的最佳效果，應是最大限度地開發保護檔案，延長檔案的壽命，開發檔案信息資源為社會各界服務。必須做好三件事：一是最大限度地延長檔案壽命：二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發檔案信息資源，為社會各界服務；三是對電子文件的收集、整理，形成電子檔案，豐富館藏。三件事相互依賴、相互制約，都要依靠人去做，檔案管理人員科技素質的提高尤為重要。
　　檔案保護，必須堅持“以防為主，防治結合”的原則。一是創造良好的檔案保存和利用的環境條件并不斷完善；二是重視檔案有害生物的防治；三是破損檔案要不斷地修復加固；四是開展檔案的再生性保護：五是研究新型載體的保護技術：六是檔案保護技術要規范化、標準化。任何一種檔案，不同原因，都會有毀壞的時候，開展檔案再生性保護非常重要。現代新型記錄材料層出不窮，有針對性的保存、保護技術盡快跟上，要注意研究新型載體的保護技術。
　　檔案管理部門在制定檔案現代化管理規劃時，應以解決本部門實際存在的具體問題為主，不要面面俱到，要選擇適合本地區特點的方法與技術。
　　在檔案部門，計算機將會在八個方面得到廣泛應用：一是檔案目錄信息管理，這是檔案管理最基礎的工作，要盡可能將重要和使用頻率高的或對外開放的檔案目錄用計算機管理；二是文件、檔案一體化管理；三是檔案全文存儲與檢索；四是檔案信息的多媒體集中統一管理：五是檔案業務計算機輔助管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平；六是檔案編研計算機輔助管理，開發檔案編研計算機輔助系統，加快編研速度，提高編研質量，推動編研工作；七是計算機用于檔案保護及庫房管理，通過開發、研究，建立多項輔助系統，用于檔案保護的各項措施中：八是檔案部門辦公自動化，建立各種各樣的計算機行政管理系統，提高檔案部門行政管理效率和業務水平，促進檔案事業的發展。
　　通過選用廣域網的設備和協議，檔案部門的局域網應與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。這是一幅線條非常清楚的“藍圖”，實現這幅“藍圖”檔案信息資源將會得到最大限度的開發利用。檔案部門一定要根據自己的實際情況和需要，來選擇合適的信息處理方法、技術和設備，不能盲目地追求高新處理技術和設備，否則，就可能走“彎路”。
　　國家檔案局于1996年9月開始著手組織有關人員，對電子文件歸檔與電子檔案管理進行研究。電子檔案具有信息與載體的分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性，決定了電子文件收集、整理、歸檔的復雜性，決定了電子檔案長期保存的困難性，電子文件、電子檔案在管理和開發利用中的嚴重不安全性，以及創建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的艱巨性。
　　對一份電子檔案來說，只要它的內容是當時的原作者撰寫或制作出來，從未修改過，我們就應當承認它是原始的，不管其形式如何變化。我們要從技術上、行政上采取各種措施，確保它的原始性。電子文件歸檔不同于紙質文件歸檔，是在一定的技術環境下進行的，需要采取一系列技術保障措施。它的歸檔程序、歸檔的組織領導、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法、鑒定等都與紙質文件歸檔有區別。
　　保管電子檔案，則需要依據其特性和軟硬件平臺的變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。要加強對電子檔案利用的管理，特別是安全、保密方面的管理。
　　電子檔案管理需要有比較完善的技術條件，主要是根據所保存電子檔案的具體情況，配置相應的計算機軟硬件平臺。從發展角度看，主要是數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。計算機軟硬件過時，會使電子檔案的壽命受到威脅，應建立計算機技術檔案館，使用仿真技術、拷貝，或使用再生性保存、遷移等技術方法，使電子檔案長期保存。
　　電子檔案管理者必須具備一定的知識和技能，如檔案管理基礎知識、計算機應用及自然學科基礎知識等，還要具備一定的外語能力。另外，還要具有高度的責任心和敬業