小浪底檔案信息化建設思考

　　1小浪底檔案介紹
　　
　　小浪底水利樞紐工程是我國利用外資、全面引進國際承包商進行施工的大型水利項目。建設管理推行了項目法人責任制、招標投標制和建設監理制，為中國的工程建設管理全面與國際接軌積累了寶貴的經驗。小浪底在建設期間所形成的資料是珍貴的，小浪底工程建設期間的設計單位、監理單位、國外承包商和國內承包商的全部文件材料完整、準確、系統地移交到小浪底建管局檔案室，實現了工程建設與檔案管理的同步進行。
　　為保護好這批珍貴的資料，小浪底建管局在“十一五”期間，重新修建了檔案館，增加了檔案庫房容量。配備了116列電動智能密集架、3臺自動恒溫恒濕機，庫房安裝了火災自動報警及氣體滅火系統。館藏各類檔案由4萬余卷增加到6萬余卷(件)，在小浪底主體工程完成后，小浪底工程建設檔案順利通過國家檔案局、水利部組織的檔案專項驗收。
　　
　　2小浪底檔案數字化的意義
　　
　　信息化是世界經濟與社會發展的大趨勢，檔案管理信息化給管理人員、各職能部門帶來顯著的效果。
　　實行信息化后，一是使檔案管理人員省時。數據經錄入可進行數據共享，極大提高了工作效率。二是檢索查詢方便。可以實現即時查詢，管理人員從智能查詢、綜合查詢、分類查詢中，選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索所需的檔案信息。三是隨時掌握檔案查借情況。借閱采用計算機管理，操作方便，并自動產生對借閱者過期不還的清單，便于催還。四是有效地利用檔案。生產技術人員可在個人計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率，也提高了單位的整體工作效率和競爭力。五是避免了檔案的受損或遺失。
　　
　　3檔案信息化的流程
　　
　　從1989年開始工程籌建到現在的電廠運行，每年都產生基建、大修項目、更新改造及科研咨詢項目等檔案資料。由于數據量大，不可能一次掃描完成，采用“分年分批”的方法，以查閱方便使用為原則。機密文件、會計檔案不掃描。對存檔的書籍只掃描封面不掃描內容。檔案數字化的流程為：確定掃描清單及核對一拆訂及裱糊一掃描一圖像處理一質檢一保存一移交回檔案室。
　　
　　4數字化文件格式的選擇
　　
　　根據《紙質檔案數字化技術規范》存儲格式中規定：根據不同情況，可采用TIFF(G4)格式、JPE6格式、CEB格式、PDF格式或其他格式存儲。
　　我局所存時間較近的檔案文件大部分為A4紙張的文字檔案及AOI程圖紙，經試驗，當采用200dpi分辨率，黑白二值色彩模式掃描。在保存為TIFF格式文件后，打印清楚的A4紙其存儲文件大小為幾十KB，文字越少文件尺寸越小，而頁面差的信紙為幾百KB左右。JPEG文件格式下為幾百KB，而根據圖像形成的PDF格式，基本與圖像格式的大小一致。
　　前期使用16K幅面底色發黃的信紙，文字材料時間較長。采用200dpi分辨率，使用灰度模式，TIFF格式下，大小為1.5MB；JPEG格式下為幾百KB。AO工程圖紙是曬出的藍圖，只能使用灰度模式才能看清。在保存為TIFF格式文件后為幾十MB，而保存為JPEG文件格式下為2MB左右，為TIFF格式的1／10左右，察看時，圖紙較清晰。
　　
　　5信息化的認識及思考
　　
　　要培養一批精通檔案業務和信息技術的復合型人才，創建一個有利于檔案信息技術人才發展的環境。檔案信息要按級別分類管理，應仔細鑒定檔案級別，把待定檔案信息提供給符合身份需要的使用者。同時，使用光盤庫定期刻錄備份，產生問題時，便于恢復。要加強檔案實體的基礎性管理工作，文字輸入要規范，尤其是多人作業時。數據庫字段應定義、重復使用的字段應預定義。在查閱檔案時，有條件的可使用PDF格式，保留文獻的原版格式，同時，保存文本與圖像，有效地實現全文檢索。在提供書面檔案時，要提供電子版文件。在數字化過程中，有提交電子版條件的文件應要求提供，與書面文件核對后，可直接使用，減少掃描的工作