周祖訓書信檔案的整理

　　書信檔案作為特種檔案種類之一，是研究特定時期的歷史、文化、社會生活的重要依據。漯河市檔案館收集、整理了名人周祖訓書信檔案1926封，并己初步發揮出了效能。
　　
　　1周祖訓其人及其書信特點
　　
　　1.1周祖訓其人。周祖訓(1906年～2003年)，人生閱歷豐富。先后擔任過漯河市人大常委，漯河市政協副主席，“民革”河南省委委員、常委顧問和“祖國統一委員會”副主任。是漯河市第一個民主黨派組織一“民革”漯河市委的創始人，與“港澳臺”同胞及海外僑胞進行多種廣泛活動，致力于祖國統一大業。周祖訓1933年畢業于南京中央大學教育系，先后在信陽女師、內黃楚旺中學、開封女師、河南大學、信陽師范、中原臨中、漯河高中任教及擔任校長職務。周祖訓從教五十載，“桃李滿天下”，學生遍布海內外，多有建樹。原國防部長曹剛川上將，著名作家葉楠、白樺等都是他的學生。
　　1.2周祖訓書信檔案特點。一是書信數量大，1926封；二是時間跨度長，從1975年到2003年；三是人數多，293人；四是信函來自世界各地；五是在周祖訓通信聯系和接待的友人中，有很多在國內外的影響很大，比如黃祖瑜、朱宕潛等。黃祖瑜，哥德堡大學教授，在瑞典各地講演2000多場次傳播中國文化，于1981年發起成立了“歐洲華人學會”。他發表公開信，建議瑞典文學院把“諾貝爾文學獎”頒給中國文學大師巴金，引起了強烈的反響。他給周祖訓來信有37封。朱宕潛，博士學位，任美國賓州印第安大學教育系教授兼系主任，美國教育部研究顧問。出版有英文著作《毛澤東無產階級教育》《中國歷史》等，他給周祖訓的來信有61封。
　　
　　2周祖訓書信檔案的整理
　　
　　漯河市檔案館整理的是周祖訓293名親朋好友、同事同學的來信。具體的整理方法是：
　　2.1挑揀。把同一個人的來信挑揀在一起，按時間順序排放。從近兩千封信中，無一遺漏地把每一個人的信找齊。在挑揀的過程中，發現信件由于年代久遠，保管條件不善，導致紙質發黃變脆，甚至霉變，字跡模糊不清的，先結合檔案搶救的方法給予特別整理，待修復后再歸檔。
　　2.2分類。所有的書信都按第一步整理好后，進行分類。首先，分大類。大類按地域分，分為“海外”、“大陸”兩種。海外包括我國港澳臺和外國。其次，分小類。小類按與周祖訓的關系分。海外來信分為四種，分別是周祖訓的同事、學生、好友與親戚。來自大陸的信件同樣按此分為四種。這種關系的確定，是從字里行間發現以及向有關的人員和有關資料求證。
　　2.3組卷。一是一個人的信組成一卷。同一個人的來信數量較多者單獨組卷，或者，來信的人是個知名人士，信少也單獨組卷。比如，我國“水粉畫之父”李劍晨先生來信只有20封，但是，由于李劍晨在國內外有較高的知名度，并與周先生是莫逆之交，所以，李劍晨的信是獨自一卷。單獨組卷的有李劍晨(20封)、朱宕潛(61封)、黃祖瑜(37封)、孟昭瓚(8封)、李永剛(85封)、馬慶安(46封)、丁折桂(51封)、胡守菜(31封)、劉溶池(26封)、李浴(37封)、周家桂(1 04封)、周肇民(周祖訓之子203封)、周媛(周祖訓l之孫女24封)等。二是多人的信組成一卷。來信作者與周祖訓只是一般同事或學生關系，視情況，三五人或多人裝在同一檔案盒內，組成一卷。同一盒內的多人最好是姓氏相同，姓氏相同便于檢索，方便查找利用。每個人的多封信按時間順序排放在一起，每盒內的來信作者與周祖訓的關系一樣，或都是同事，或都是學生、朋友等。
　　2.4排序編目。此過程，是為同一卷內的信件編序，即填寫歸檔文件目錄，每封信一個序號。目錄表的內容有：1.件號(序號)。2.責任者(寫信者的姓名)。3.題名(寫信者與周祖訓的關系)。4.時間(寫信的時間)。5.頁號(每封信的張數)。6.備注。按照此格式，每封信逐一填寫，一盒內有多少封信，序號就編到多少。每卷內還有一張備考表，用以說明此卷內責任者的簡介。
　　2.5裝盒。將按以上步驟整理好的書信檔案裝進檔案盒，并填寫盒脊。盒脊上設計的項目，能說明盒內的書信檔案概況。盒脊上項目有：保管期限(永久)、年度(每卷盒內最早至最晚的時間，不局限單個人的信)、機構問題(某某或者某姓同事、某姓同學。盡量把每盒內的責任者的共同點表達出來)。再編制案卷目錄和存放索引后上架擺