避免檔案重復進館

　　筆者做檔案業務指導工作十七年來，發現有相當一部分檔案館重復接收檔案情況嚴重，下面，就如何避免這一現象講幾點想法。
　　
　　1有關檔案法律法規
　　
　　《檔案法》第十三條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定，定期向有關的國家檔案館交檔案。屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起，滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起，滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。經同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業性較強或需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；己撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交?！?br/>　　《河南省檔案管理條例》第十六條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照下列規定向有關的國家檔案館移交檔案：屬于省級、省轄市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起，滿20年即向同級國家檔案館移交；屬于縣(市、區)級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起，滿10年即向同級國家檔案館移交?！?br/>　　各級國家檔案館收集檔案范圍第六條規定，檔案館在接收有關單位的檔案時，為保證進館檔案的完整和減少重復，除按照《檔案館工作通則》規定接收有關保管期限的檔案外，還應協助機關檔案室做好案卷進館前審核、調整保管期限的工作，并注意以下幾點：
　　1.1凡列入本館收集范圍的單位，其自己制成的反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的各種形態的檔案，原則上一律進館。
　　1.2凡列入本館收集范圍的單位之間相互發送的重要文件，除請示、批復者外，一般只由發文單位歸檔進館，收文單位的上述檔案不予進館。
　　1.3上級黨政領導機關、專業主管部門發給本級的文件，分別由本級黨政領導機關和專業主管部門歸檔進館，其他機關保存的上述檔案，原則上不予進館。國家檔案局第8號令頒布的《文書檔案保管期限表》第九條規定之四款：先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料中，受縣級(含)以上表彰獎勵的永久保存。
　　
　　2目前檔案進館方法
　　
　　各省、市、縣檔案局接收檔案進館人員應高度負責。首先，到其接收單位，根據《檔案法》的規定，檢查到期應進館檔案的案卷質量，裝具是否符合要求，文件材料是否收集齊全，保管期限劃分是否正確等。在進館前，把各項工作做得細之又細。
　　
　　3進館檔案存在的問題
　　
　　3.1“8號令”中，表彰先進形成的文件材料重復進館嚴重。如，省委、省政府；市委、市政府；縣委、縣政府在每項大的工作或年度工作結束時，要對有突出貢獻的人員進行表彰，若每項工作表彰100名同志，有50名同志所在單位檔案需接收進館，那么，這份文件就會在檔案中存51份(含發文單位)。
　　3.2“8號令”第十一條，上級機關制發的文件材料之上級機關制發的，屬于本機關主管業務的文件材料需要永久保存。這種文件在檔案館中重復出現的有兩種，一種是法律文書，如省高院下發的規定，一般省高院要轉發，之后市法院轉發；另一種是金融部門的規定，總行下發至各省市都要貫徹執行，每個市行都要收到從不同渠道下發、轉發的同一個內容的文件，這些文件都需要永久保存，進館之后的數量可想而知。
　　
　　4對策
　　
　　4.1根據《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》第六條，檔案進館前對表彰先進、法律法規等文件嚴格篩選，把好“進門”關。
　　4.2建立一個接收軟件系統，對接收檔案進行甄別，對同一發文單位、同一字號的文件進行甄別，重復進館的加以處理。
　　4.3對“表先”、法律法規建立專門檔案。根據“現行文件提前向公眾開放”的原則，上網提前向公眾開放或形成一個“誰發文誰立卷”的原則，公眾可在互聯網上達到利用之目的，減少檔案重復進館，減少檔案館資源的浪費，更減少了當地財政部門對館藏檔案經費的投