淺談大數據背景下機關單位檔案管理工作創新

王德英

【摘要】隨著大數據時代的到來，機關單位在檔案管理工作上也表現出更多的需求，將大數據技術成功應用到機關單位檔案管理工作中，實現對傳統檔案管理工作的創新，是當前機關單位檔案管理必須面對的重大問題之一。本文主要基于對大數據技術的應用，探討機關單位檔案管理工作的創新策略。

【關鍵詞】大數據技術;機關單位;檔案管理;創新策略

大數據技術、云技術的快速發展與應用，使得人們的生活和工作都發生了較大的變化。在此背景之下，機關單位檔案管理工作也需要積極做出改革與創新，進一步加大對檔案信息的挖掘力度，突顯檔案管理工作的重大價值。而在具體的創新工作開展中，筆者認為可以從以下幾方面開展：

一、加強檔案管理工作觀念的更新

在大數據時代背景下，機關單位對檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對檔案進行歸檔和整理已經逐漸無法滿足機關單位的使用需求，因此在檔案管理工作創新中，還需要從工作觀念開始轉變，從機關單位的實際使用需求出發，開展檔案管理工作創新，轉變以往被動的管理服務方式。其次，部分機關單位在檔案管理工作中過于強調保密性，使得人們在調取和查看檔案信息資源時困難重重，也在很大程度上影響到檔案管理服務工作的開展。在當前新時代背景下，對于這種陳舊的檔案管理觀念也需要做出適當的改變，對于機關單位中較為基礎的檔案信息，完全可以公布于眾，這更有助于提升檔案管理服務質量，發揮檔案管理工作的價值，而對于確實屬于機密的文件信息，則需要進行妥善的保存。

二、加強機關單位檔案管理工作的技術創新

當前機關單位在檔案管理工作上存在著一個十分顯著的問題：檔案信息利用率較低。檔案管理工作開展的根本目的在于更好地利用檔案信息，使其發揮出更大的利用價值，但是現階段檔案信息利用不足，自然也使得機關單位檔案管理工作的價值被弱化。為了能夠改變利用率較低的問題，充分發揮機關單位檔案管理工作的作用，筆者認為在當前時代背景下，應當將檔案管理工作與大數據技術進行充分結合，促進檔案管理工作的技術創新。

（一）利用大數據云存儲，實現資源信息共享。基于大數據技術，以各機關單位為目標，構建統一的云檔案管理系統，將各機關單位檔案管理部門的數據信息與之相連接，不僅能夠實現對檔案信息數據的備份管理，而且能夠實現對檔案數據信息的共享與應用，從而在很大程度上提高機關單位對檔案信息數據的利用效率。當然，這種檔案管理工作方式主要適用于一些基礎性的檔案信息資料，對于一些機關單位的機密檔案資源信息還需要單獨進行存儲。

（二）利用云計算，提升檔案數據分析計算能力。機關單位在對檔案管理信息進行應用的過程中，往往更多的是存儲檔案資料信息，經過整理之后，獲取到相應的統計分析數據，從而對機關單位工作開展產生指導性作用。因此，為了方便相關人員的高效應用，在檔案管理系統建設中加強對云計算技術的應用，以便高效生成需求者想要的數據信息，從而對檔案信息數據查詢提供更大的便利，滿足使用者更多的需求。

三、加強機關單位檔案管理服務工作創新

在大數據時代背景下，機關單位檔案管理工作創新還應當體現在服務工作上。從使用者的需求角度分析，當使用者需要查詢某檔案數據信息時，主要通過搜索功能來進行檢索，搜索顯示結果的質量直接影響到使用者對相關檔案信息的使用效率。基于此，在檔案管理服務工作上主要可以從搜索檢索能力入手，利用大數據技術建立智能檢索系統，縮短檢索時間，提升檢索服務能力。從具體來講，在當前機關單位的檔案管理系統中存在著大量的數據信息資源，而為了方便使用者快速找到想要的信息，機關單位在檔案管理工作中可以通過構建數據模型的方式，來對存儲的這些數據信息進行分類、歸類以及相關性分析，對檢索錄入數據進行更加精確的預測，同時提供更加多樣化的數據算法，從而提升數據檢索的精準性，讓使用者能夠更加快速地找到自身需求的信息資源。

四、加強機關單位檔案管理安全工作創新

在機關單位中有大量的數據信息屬于機密信息，對于這類數據資源，在存儲管理工作上還需要做好安全防護工作。但是在當前互聯網技術快速發展的背景下，如果在當前管理安全工作上存在缺陷，將可能造成這類型檔案信息的泄露，對機關單位工作開展造成較大的負面影響。因此在檔案管理安全工作上也需要做到與時俱進，不斷完善和更新安全管理工作，提升檔案管理的安全性。首先，在制度上對檔案管理工作人員進行約束，要求所有檔案管理工作人員必須嚴格按照制度開展檔案管理工作，降低內部工作人員造成的檔案管理安全隱患。其次，提高計算機系統的安全防護等級，采用最新的防火墻技術，并配置安全防護軟件系統，采用數字簽名、數字證書等安全防護技術，進一步提升檔案管理的安全性。除此之外，整個檔案管理工作創新，都離不開更加專業的檔案管理人才，為有效實現這些創新，還需要機關單位加強相關人才的培養或引入更加專業的檔案管理人才，從而推動機關單位對檔案管理工作的健康發展。

五、結語

在當前大數據背景下，不管是機關單位內部環境，還是社會外部環境，對機關單位檔案管理工作都提出了更高的要求，為了能夠更好地滿足各方面使用需求，對加強機關單位檔案管理工作創新具有極其重要的意義。結合當前機關單位檔案管理工作現狀，在開展創新工作中主要可以從管理觀念、技術、服務、安全等方面入手，從而打造出更適合現代環境需求的機關單位檔案管理工作體系。

【參考文獻】

[1]劉欣欣.試析大數據時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.