小議高校教學(xué)檔案

摘要:教學(xué)檔案是學(xué)校教務(wù)活動與教學(xué)工作的分類保存的各種文件和材料。由于教學(xué)和學(xué)生的因素，高校教學(xué)檔案與黨、政、工、團、企業(yè)、群眾團體、其他事業(yè)單位的檔案相比，存在著較大的差異性，從而表現(xiàn)出明顯的特殊性。高校教學(xué)檔案工作者應(yīng)在國家《檔案法》的指導(dǎo)下，遵循高校教學(xué)檔案的特點和規(guī)律，認(rèn)真做好本職工作，為學(xué)校的教務(wù)工作和全局工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞:高校教學(xué)檔案 特殊性 服務(wù)性

一

何為教學(xué)檔案?教學(xué)檔案是學(xué)校教務(wù)活動與教學(xué)工作的分類保存的各種文件和材料。高校教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的一個重要組成部分，是學(xué)校管理與教學(xué)評估的主要依據(jù)。它是在教學(xué)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)工作等活動過程中形成的。在教學(xué)管理、教學(xué)評估、教學(xué)科研、教學(xué)質(zhì)量分析等方面具有查考、研究、利用等重要作用。教學(xué)評估是國家對各級各類普通高校的辦學(xué)條件、教學(xué)設(shè)施、管理工作、教學(xué)質(zhì)量等進行綜合檢查和評價的一種手段。通過評估可以全面、正確地衡量學(xué)校的教學(xué)情況，在肯定成績、找出差距的基礎(chǔ)上，促進學(xué)校采取更加切實有力的措施提高辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。我院在辦學(xué)條件評估、辦學(xué)水平評估等重大活動中，很多的資料、數(shù)據(jù)都是從教學(xué)檔案中直接提取的。這不僅為評估工作帶來了極大的便利，而且也給上級主管部門和專家測評小組全方位、多角度地了解和判斷我院在辦學(xué)條件、學(xué)校管理、師資隊伍、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平等方面的情況提供了準(zhǔn)確翔實的數(shù)據(jù)和資料，從而作出符合客觀實際的正確評價，為學(xué)院又好又快的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。

二

由于教學(xué)和學(xué)生的因素，高校教學(xué)檔案與黨、政、工、團、企業(yè)、群眾團體、其他事業(yè)單位的檔案相比，存在著較大的差異性，從而表現(xiàn)出明顯的特殊性。以我們學(xué)院的教學(xué)檔案為例，可以歸納出如下幾個特殊性:

1、學(xué)生檔案形成時間的跨年度性

按規(guī)定，我們國家學(xué)生入學(xué)的時間是每年秋季的9月1日，到次年的8月31日為一個學(xué)年度。故教學(xué)檔案不同于其他的文書檔案，它具有時間上跨年度的特殊性。

2、學(xué)生檔案學(xué)制長短的不一致性

普通高校本科生學(xué)制一般為4年(個別專業(yè)有5年的)、專科生學(xué)制為2-3年。成人高校高中起點的本科生學(xué)制為4年、函授則為5年，專科起點的本科生學(xué)制為2年、函授則為3年;高中起點的專科生學(xué)制為2-3年、函授則為3年。我院在籍學(xué)生有學(xué)制3年的普通專科生，也有五年制的專科生，還有函授3年的成教專科生。學(xué)制有長有短，表現(xiàn)出不一致性。

3、學(xué)生檔案歸檔時間上的后端性

如學(xué)生的學(xué)籍卡、登記表、成績表等，是按學(xué)年度形成的，其檔案只有在學(xué)生畢業(yè)后才能立卷歸檔。

4、學(xué)生檔案與教材使用的周期性

即每一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)為一個學(xué)習(xí)周期。在這個學(xué)習(xí)周期里，將記錄下他們的政治表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績、健康狀況及社會實踐等方面的情況。一屆學(xué)生有一屆學(xué)生的檔案。老生畢業(yè)了，新生又來了。學(xué)生檔案因此產(chǎn)生出周期性。與之相伴，前一屆學(xué)生使用的教材，教師準(zhǔn)備的實驗與授課計劃等，往往也適用下一屆學(xué)生的需要，因而教材使用也表現(xiàn)出一定的周期性。

5、教學(xué)檔案和文件材料的多樣性

教學(xué)過程中形成的文件材料內(nèi)容豐富、種類多樣。教學(xué)檔案材料除紙質(zhì)的外，還有錄像、磁帶、照片、幻燈片、計算機軟盤和光盤等。紙質(zhì)檔案的形式也比較復(fù)雜，有表冊、文章、圖紙，其大小、

規(guī)格不一，制作方法也不盡一樣。

6、文書檔案與科技檔案的二重性

學(xué)院在教學(xué)過程中形成的文件和資料，既具有一般文書檔案的性質(zhì)，如教學(xué)計劃、招生計劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)籍管理等，又帶有濃厚的科技檔案色彩，如教師教案、實驗報告、學(xué)術(shù)論文、自編教材講義、自制教學(xué)課件等等。

三

那么怎樣才能做好高校教學(xué)檔案工作呢?筆者以為應(yīng)從以下幾方面做起:

一、提高思想認(rèn)識，樹立服務(wù)意識

檔案工作是我們建設(shè)有中國特色社會主義的不可或缺的一項重要工作。高校教學(xué)檔案，從大處講是整個檔案工作的一個組成部分，從小處講是學(xué)院教務(wù)管理中的后勤工作。我們教學(xué)檔案工作者的任務(wù)就是要認(rèn)真學(xué)好《檔案法》，執(zhí)行《檔案法》，還要學(xué)習(xí)、領(lǐng)會國家和上級主管部門制定的有關(guān)高校檔案工作的法律、法規(guī)、政策以及新時期、新形勢對高校教學(xué)檔案工作的具體要求，認(rèn)真做好教學(xué)檔案工作，為學(xué)院的教務(wù)管理工作及全局工作當(dāng)好后勤服好務(wù)。因此，我們一定要明白自己的工作職責(zé)，要提高思想認(rèn)識，端正工作態(tài)度，熱愛檔案工作，樹立奉獻精神，增強服務(wù)意識，甘當(dāng)后勤小兵，愛崗敬業(yè)，樂于為學(xué)院的教學(xué)管理做日常的瑣碎的不起眼的文牘工作。

二、掌握專業(yè)知識，做好檔案工作

高校教學(xué)檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。作為高校教學(xué)檔案工作者，必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識和與高校教學(xué)、教務(wù)有關(guān)的其他學(xué)科知識。正如江澤民同志所說:“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，還有政治、經(jīng)濟、科學(xué)文化方面的知識都要掌握一點，這樣才能不斷適應(yīng)新時期、新形勢對檔案工作者的要求。”只有這樣，我們才能在浩繁復(fù)雜的檔案資料中，摸清并掌握高校教學(xué)檔案的特點和規(guī)律，從心所欲地做好檔案的收集、整理、鑒定、分類、編號、組卷、統(tǒng)計、保管、提取、查閱等等工作，才能及時準(zhǔn)確地為教學(xué)工作和學(xué)校管理工作提供各種教學(xué)信息、檔案資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，才能使自己所管理的檔案達(dá)到國家規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求。

隨著電腦技術(shù)的廣泛應(yīng)用，微機貯存檔案已被引入教學(xué)檔案領(lǐng)域。微機檔案以其便于管理、準(zhǔn)確性高、貯存量大、查找便捷的優(yōu)勢而逐漸成為檔案管理工作的重要手段。我們教學(xué)檔案工作人員要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，努力學(xué)習(xí)計算機知識及其操作的技能技巧，盡快地使自己成為既是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作又是現(xiàn)代化電腦檔案管理工作的能手，以更有效地提高檔案管理工作的效率，更快捷及時地為學(xué)校的管理工作、教務(wù)工作以及學(xué)生的就業(yè)、教師的專業(yè)技術(shù)職稱評定等工作提供優(yōu)良的服務(wù)和咨詢。

三、建立規(guī)章制度，確保檔案安全

檔案是歷史的文字反映，是國家的寶貴財富。它記錄著過去，服務(wù)于現(xiàn)實。檔案工作具有很強的原則性和保密性。故檔案工作必須以人為本，依法治檔，認(rèn)真貫徹落實國家《檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》，建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度，如:立卷歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、銷毀等制度及崗位責(zé)任制度，做到檔案管理工作有章可循，使之步入制度化的軌道。這就要求檔案工作人員要遵紀(jì)守法，作風(fēng)正派，忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法紀(jì)，認(rèn)真履行檔案管理制度，堅決維護檔案資料的真實性、完整性和安全性。

高校教學(xué)檔案管理工作是一項既繁瑣又細(xì)致的工作。我們檔案管理人員一定要以強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，爭取高水平、高效率地做好本職工作，為學(xué)校的管理、建設(shè)和發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。