基于有效利用視角探討醫院檔案管理

[摘要]醫院檔案是醫院指導和協調各項工作正常運行的客觀依據，其管理的終極目標也是為了利用。因此，加強醫院檔案的有效管理，提高檔案的有效利用率，勢在必行。

[關鍵詞]有效利用；探討；醫院檔案管理

醫院檔案是醫院從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料，為醫院現代化管理提供了可靠依據。

一、醫院檔案的有效管理

1.實行檔案集中管理。醫院檔案綜合管理是醫院深化改革、完善內部機制、實現管理現代化的客觀要求。醫院應成立一個由院主要領導、各職能科室主任及綜合檔案室專職人員組成的檔案管理領導小組，統一檔案管理標準，成立醫院綜合信息機構，對醫院產生的全部檔案實行綜合管理，保證檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案信息的質量，為檔案的有效利用打下堅實的基礎。

2.建立健全檔案管理制度。為了提高檔案的有效利用率，尤其要完善檔案收集制度。從醫院整體角度看，醫院各臨床醫技科室，行政管理及后勤等各部門，以及醫院管理層，各科室負責人和醫護技術人員等，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作、主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞，登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。此外，通過對病案和護理記錄以及檢驗、檢查報告等檔案的規范也提高了檔案材料的準確性。

3.有效的利用現代信息技術。將醫院的各類檔案進行信息化處理，首先可以避免檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的，還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。其次可以利用檔案軟件提供的統一信息格式，隨時進行錄入，通過網絡進行檔案信息的轉換和提取，短時間完成檔案的歸檔工作。再次電子文件利用醫院全院聯網就可以完成導航，有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率。最后采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。

二、醫院檔案的有效利用

1.發揮醫療檔案的科技創新作用。在診療過程中形成的醫療文書如醫囑、檢查檢驗結果、病歷及其分析等是進行醫療、教學和臨床研究的寶貴資料，是分析和發現醫學規律的重要資源。病歷檔案不僅是患者病情的發展變化和醫生的診治過程的載體，更是醫院醫療質量的具體體現。在醫院的管理、醫療、預防、保健、科研創新、教學中具有重要的地位和作用。對各病區住院病歷進行匯總、統計、分析，編寫各科常見病種診療常規；對流行病學調研、醫院和上級管理部門醫療預防工作有重要作用；對各科常見病、多發病；對整理名老中醫驗方、編寫醫案匯編，繼承發展中醫藥提供便捷的資源平臺，最大限度地提高病歷資料的利用率。

2.發揮病歷檔案的憑證作用。隨著人們法制觀念與自我保護意識的增強，醫患糾紛呈上升趨勢，病歷檔案作為客觀全面地反映病人住院期間就診情況的歷史材料，已經成為解決醫療糾紛的重要依據，為保護病人及醫務人員的合法權益發揮著越來越重要的作用。特別是《醫療事故處理條理》的出臺，不但明確規定了醫療糾紛訴訟實行舉證責任倒置，還特別指出病人擁有知情同意權，可以復印病歷等檔案材料，這就進一步提高了病歷檔案的實際利用價值。病歷檔案還是處理各種肇事、事故和傷殘鑒定的重要證據，相當一部份鑒定都要根據病歷檔案來作對照分析，才能作出正確的結論。由此可見，病歷檔案的憑證作用日趨凸顯，其有效利用率呈不斷上升的趨勢。

3.發揮醫療設備檔案對設備正常運行的保障作用。設備檔案就是醫療設備從計劃采購、安裝驗收、臨床使用、維修維護直至淘汰報廢的整個過程中積累的大量的資料信息，充分利用其考察、論證醫院大中型儀器設備，了解設備使用頻率、使用壽命，做好預測服務，為購置設備提供及時準確的參考信息，也為醫療設備效益分析提供資料，進而為設備的科學管理提供依據。

4.發揮科研檔案對臨床科研的指導作用。現代醫院科研檔案數量多，內容復雜，載體和記錄方式呈多樣化趨勢，醫院科研檔案部門要改進檔案存儲和檢索方式，利用計算機和網絡等先進技術，提高科研檔案的管理水平，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫院科研事業日益發展的需要。檔案管理部門應適時根據利用者的需求性質以及科研檔案信息的特點和檔案部門的自身條件，科學合理地設計和選擇提供服務的方式、方法，編制多種用途的檢索工具，加快調卷速度，提高查全、查準率，提高科研檔案的有效利用率。

參考文獻

[1]楊 巧.高 明.陽德明.淺議醫院檔案管理體系[J].重慶醫學，2007(1)