現代企業辦公室服務職能與執行力的探析

[摘要]規?；?、多元化和集團化的現代企業對其內設的辦公室在強化政務、搞好事務、規范服務、督辦執行等方面提出了更高的要求。工作外延也大為擴展，內涵更加豐富，這就要求企業辦公室要從服從于企業發展大局出發，注重工作績效和工作水平的提高，強化督辦協調功能，拓展執行力管理的職能。

[關鍵詞]辦公室；服務職能；執行力

一、目前企業內的辦公室常見的一些問題和根源分析

1.重事務管理而輕政務。辦公室整體工作多滿足于日常事務性工作，如日常接待與會務接待，印鑒管理，電話管理，收發通訊，車輛，檔案，打字復印等管理。滿足于領導怎么說就怎么去做，上級安排一件事就做一件事，在為領導當好參謀和助手的工作理念和具體方法上缺乏系統思考，在構想企業發展的大計，為領導科學決策提供信息上缺乏系統分析，甚至沒有作為。

2.重服務上級而輕服務基層。許多人認為辦公室工作僅僅是服務于領導，很多時候都是認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行。同時以“忙”為借口，不急、不管、不問、不深入了解基層干部職工的需求和社會對企業的需求，對待基層來人不夠熱情，協助工作不夠熱心?！笆邹k負責制”停留在嘴上，更談不上如何具體地為基層提供服務。

3.重下達而輕上傳。辦公室人員往往認為辦公室是機關中樞，是指揮機構，只要把領導的指示以文件或通知發下去就行，忽視或不肯先向基層的干部職工征求工作意見和建泌。造成制訂的許多辦法和措施，常常得不到基層干部職工心悅誠服的執行。

4.重措施制定而輕創新性工作。辦公室的工作措施基本上是延續以前年度的工作措施，依樣畫葫蘆，其管理方式也基本是按照崗位職責上面規定的主要事項而進行。辦公室沒有根據時間、地點、人員、機構、工作要求和社會形勢等客觀環境的變化而完善相關措施，更沒有提出新穎的創新舉措來提高工作效率。

以上問題的存在，形成了目前辦公室工作的按部就班和辦事效率較低的直接后果，直接影響了辦公室工作整體質效，究其產生問題根源主要有四點：

一是觀念陳舊、思想認識不到位。辦公室人員沒有充分認識到辦公室既是一個行政機關，也是一個指揮機關，更是一個服務機關，對辦公室工作在企業管理中的重要地位和作用認識不足?，F在的辦公室多注重行政事務，忽視了指揮和服務功能。作為指揮機關，它需要具有協調全局，協調內外和前瞻性工作的思想意識和工作舉措。作為服務機關，應主動積極地深入了解基層干部職工的需求和社會對企業的需求，為領導建言獻策。辦公室工作的好與不好將直接關系到一個企業的發展和生存問題，它所提供的信息和資料往往直接影響到上級領導的決策和各項制度的制定，同時上級領導的意圖也是通過辦公室加以下發、布置和落實。

二是個人成才環境受到限制。辦公室按照崗位設置，從事具體的業務同其他部門相比很難出成果。雖然常年累月地加班加點，忙忙碌碌，最終奉獻的是總結報告、領導講話材料以及其他具體事務。其他部門的一項具體工作稍加總結就可能是一項成果，可以參加評審、可以立功、也可以發表論文。在職稱評聘、干部晉級量化考核上體現出了差距，同等條件下會失去許多成才的機會，直接影響到了工作積極性，常表現出“老面孔、老調子、老套路”。

三是辦公室人員待遇相對較低。辦公室工作不像一線工作那樣容易出成果、出效益，從事一線工作的人員，出點成果、效益就有獎金，逢年過節也會有紅包拿。在辦公室工作的人員雖然事務多、頭緒多、加班多等，與一線人員相比再努力干也看不出有什么成果或效益，因而很難得到局外人的認同。

四是人員技能不能滿足工作需要。企業辦公室工作覆蓋面寬，業務項目多，工作要求高，辦公室人員需要具有較寬的知識面和專業技能基礎，比如文秘、信息、保密、檔案、督辦協調、外聯接待等工作，都需要相當的工作水平和工作技巧，目前絕大多數企業的辦公室人員基本上都不是專業學?；驅趯I畢業，從事日常工作主要靠經驗、靠積累，現代企業管理知識嚴重匱乏，這都影響著辦公室整體工作能力和工作水平提高，制約了辦公室職能的發揮。

二、放大辦公室的服務職能是現代企業發展之必需

當前企業正處于激烈的市場競爭和生存壓力之中，處于為適應市場而深入進行的改革和調理之中；處于各種矛盾的紛繁交織之中；處于向現代企業的邁進之中，面臨大量的新情況、新問題。

1.辦公室作為企業的辦事部門，其工作的出發點和落腳點，必須要定位在適應市場要求、促進企業發展上

首先，辦公室在職能發揮上，要由單純的服務向主動超前地研究問題。具體說來：一是要緊緊盯著全局目標實現中的重點、難點、熱點、敏感點問題思考、設計和開展工作；二是要廣泛及時了解企業各個方面的動態，及時地掌握信息，為領導決策提供智力服務；三是要根據中心工作的需要和領導所關注的事項，把握重點，抓住熱點，突出特點。為更好地參與中心工作的推進和決策的貫徹落實以及推進各項工作的組織協調工作打下扎實的基礎。

其次，要善于學習和收集信息、積累資料，進一步提高文字服務工作的層次，使辦公室真正成為各級領導的參謀部、智囊團。也就是要把文稿起草過程作為輔助領導理清思路、安排工作、科學決策的過程，在文稿起草中為領導出主意、當參謀。特別是要根據領導的工作思路和意圖，創造性地做好決策預案的起草工作。要做到這一點，就要加強對重要文稿的預測，早作準備，加強集體研究，力求文稿寫得全面、系統。還要把握主要領導的工作思路、強調的觀點等，研究領導的講話風格和特點，尤其是注意研究領導同志親自修改過的文稿。

最后，要加強和改進接待服務工作。接待工作是一個重要窗口，代表著一個單位的形象，無論是外來領導還是內部基層的來訪人員，都要服務熱情，把熱情、周到貫穿到接待工作之中，使外來人員感到親切、親近，使內部來訪人員感到溫馨。當前，企業改革和發展的任務十分繁重，千頭萬緒，辦公室要從大局出發，與地方政府、部門和社會各方面，特別是新聞部門建立良好的工作聯系，加大公關力度，積極正確引導輿論，如實的宣傳企業發展的方針政策和面臨的困難，虛心聽取他們的意見和建議，積極爭取他們對的支持和理解。在內部注意協調好各種關系，積極化解和處理好各種矛盾和問題。對外，通過辦公室來展示本單位的良好形象；對內，可展現出行管人員良好的素質修養，對樹立領導和本部門的威信均有較大的益處。

2.建立一個服務高效、運轉協調的運行機制

市場經濟具有平等性、競爭性、法制性和開放性等特征，這就要求處于機關中樞地位的企業辦公室無論是政務服務還是事務服務，無論是辦文還是辦事，都要緊跟企業改革的大潮，改變“唯上”的思維方式，將市場導向觀念融入辦公室工作的行為準則，在追求市場效益的前提下不斷跟進和創新。圍繞企業生產經營中心工作，充分發揮企業辦公室職能，保障企業中心工作順利實現。企業辦公室必須努力建立高效率的運行機制，進一步提高辦公室的整體功能和效率，做到高效、嚴謹、規范，建立一個運轉協調的運行機制，確保企業日常工作正常運轉。

高效，就是要雷厲風行，說辦就辦，工作節奏快，運轉速度快。市場經濟是一個公平競爭的場所，稍有怠慢就有可能處于被動局面，甚至被淘汰。辦公室人員要牢固樹立時間觀念、效率觀念、效益觀念，及時完成領導交辦的工作。克服辦事拖拉、作風疲沓、時間觀念不強的毛病。具體做法：一是要建立完善的崗位工作責任制，合理科學地確定內部分工、任務銜接和業務聯系，做到“人人有事干，事事有人干”；二是要把推進事務工作程序化作為確保日常工作、高效有序運轉的重要基礎性工作來抓，理順工作關系，縮短辦事流程，使各個崗位有序運作，各個環節緊密配合、協同推進。

嚴謹，就是要認真細致，高標準，嚴要求。辦公室工作無小事，辦公室工作事無巨細。在繁雜的事務中要時刻保持頭腦清醒，要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風。無論是大事小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦不誤辦不錯辦。

規范，就是要嚴格程序，堅持按規定辦事。沒有規矩，不成方圓。不論是撰寫材料、文件收發、信息上報、打印裝訂，還是協調辦事、接待來訪、車輛管理、添茶倒水，清潔衛生等，只要是能夠建章立制的工作，都要以制度的形式固定下來，靠制度管事管人，做到凡事有人負責，凡事有章可循，凡事有據可查，凡事有人考核，用制度規范工作人員的工作程序和行為，從細微中體現出服務和企業文化。切實把辦公室各項工作納入制度化、規范化、科學化的管理軌道。

運轉_辦調，就是辦公室人員要團結一致，顧全大局，心往一處想，勁往一處使，擰成一股繩，形成合力。不能各吹各的號，各彈各的調，不能自行其是。做到要“補臺”，不“拆臺”，要“補位”，不“越位”，使辦公室形成一個關系融洽，統籌兼顧，辦事高效，運轉出調的統一整體。

三、強化執行力管理是現代企業提高績效、保證效益之主要工作手段

所謂執行力就是把計劃、方案、決策變成現實操作的能力，它不是單一的素質，而是多種素質、能力結合的表現。對于現代企業而言，除了要有好的決策班子、好的發展戰略、好的管理體系外，更重要的是要有公司中層管理者的執行力。

首先，要正確認識與理解企業的發展目標和領導的工作理念，做好一個傳播者。辦公室人員在轉發、或下達有關文件、會議精神等之前，必須要先認認真真地加以學習領會；接到領導工作指示時，一定要正確理解領導的意圖和初衷，不能不懂裝懂。要把正確的理念灌輸到同級或下屬的相關部門中去，否則將會出現企業的決策方案在執行的過程當中，標準漸漸降低、甚至完全走樣，越到后面離原定的標準越遠，背離了領導的意圖和目的。需要注意的是：辦公室的執行力不是為哪一個領導而做，而是為企業而做，做企業最根本的目的是為了盈利，辦公室的工作是貫徹好企業的經營方針，而不是某個領導的一句話。堅定執行哪個領導的一句話，而不顧企業的根本利益、企業的發展和對企業帶來的負面影響，這種做法恰恰不是為了企業考慮，恰恰是利己的作風，是為了自己而做。如果這種氛圍得不到遏制的話，就會蔓延到每一個干部，最終導致企業的利益受損。

其次，要抓好工作部署的貫徹執行這個關鍵。抓落實是現代企業辦公室的主要工作任務，企業的各項決策和主要工作任務往往是通過各級領導逐級逐層向員工貫徹執行的，辦公室人員要牢固樹立協助本層級領導抓落實的意識，不斷加大督查力度，改進督查工作方法，建立有效的督查運行機制。要緊緊圍繞企業的中心工作，在牽動全局的重點問題上加大力度，在落實不夠的難點問題上加大力度，在典型推動的亮點問題上加大力度，在反映強烈的熱點問題上加大力度，做到凡是領導決策的問題，一抓到底，不解決不撒手；凡是領導交辦的事情，一件一件按時完成，不推遲延誤：凡是基層和群眾反映的問題，件件有回音，條條有落實。要善于通過督促檢查發現問題，揭露問題，及時反饋決策落實過程中的各種情況，提出改進工作、促進落實的意見和建議，推動領導決策和工作目標的實現。

最后，要充分發揮溝通協調的職能，強化團結意識與團隊合作觀念。企業辦公室在企業中，是溝通上下、協調左右、聯系各方，保證企業工作正常運轉的服務中心。企業辦公室既要防調企業內部門與部門之間的關系，上級與下屬之間的關系，又要協調本單位與外單位的關系。協調內容一般會牽涉到人、財、物各方面問題，在實際工作中存在一定難度。協調時不僅要善于領會領導意圖，又要充分聽取協調對象的意見，做到“兼聽則明”，貫徹協調工作的原則，運用協調工作的技巧，以便更好、更充分地發揮企業各職能部門的作用。所以，協調工作進行得好與差，往往是衡量辦公室工作質量和辦事能力的一項重要評估標準。

整體執行力不是簡單個體執行力的總和，而要通過建立健全民主執行機制來凝聚合力，達到執行效能的最大化。由此企業辦公室無論是對外、對內、對同級或對下屬均要樹立團結意識或團隊合作觀念。對外：要建立較為固定聯系活動方式和方法，做到寓溝通、協調于聯系活動之中；對內：要樹立科室“一盤棋”思想，互相配合，互相支持，自動補位，推動各項工作順利開展；對同級或部門：應該互相信任，互相支持，互相配合，互相幫助，相互尊重，相互激勵，多看別人的優點，接納或善意提醒別人的不足。各部門之間應各司其職，補位不越位，補臺不拆臺，分工合作，揚長補短，形成合力。要強化團隊觀念，注重與同級部門建立良好的合作關系。只有這樣，自己的執行力才會提高。對下屬(部門或單位)：除應多關心、多指導、多培養之外，還應廣泛聽取他們意見或建議，對所提出的困難，本著實事求是的原則，能做的積極協調解決，不能做的及時上傳，并及時反饋相關信息。

總之，企業辦公室工作千頭萬緒，說到底就是一個服務問題。要認真貫徹上級部門確定的方針、政策，領會領導的工作意圖，全面履行各項職責職能，積極發揮主觀能動性，積極發揮參謀助手作用，主動為領導制定決策，實施決策提供服務。為機關、為基層服務。隨著規?；?、多元化和集團化現代企業的雛形基本形成，企業體制與機制的深化改革，企業辦公室工作的外延也大為擴展，內涵更加豐富。在此形勢下，企業辦公室要從服務、服從于企業發展這個大局出發，注重工作績效和工作水平的提高，為促進企業更快、更好地發展做出貢獻。

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