Word2003中數據庫與域的應用

摘要本文通過兩個具體實例新生報到錄入與錄取通知書打印闡述了在Word2003中數據庫、數據源、域、郵件合并等功能的應用。

關鍵詞word 數據庫 域

中圖分類號:TP31文獻標識碼:A

近年來，筆者通過為新疆農業職業技術學院招生辦公室設計錄取通知書及新生報到系統，發現Word2003不僅可以把Excel工作表作為數據源，添加到Word文檔表格中，而且可以把FoxPro、Access，甚至SQL Server 2000數據庫作為數據源，對它們執行簡單的數據庫功能。例如數據的添加、檢索、分類、排序等。同時，Word2003的域功能也十分強大，結合郵件合并，可以快速實現打印錄取通知書。這些功能給高校的新生報到錄入與錄取通知書打印提供了很大的方便，簡化了不熟悉計算機編程人員的處理工作。

下面筆者就分別以所在的學院新生報到及錄取通知書打印為例，談談Word2003中應用數據庫與域的操作方法:

第一，數據庫的應用:所在的學院新生報到。

首先，使用Word數據庫功能之前，要先使用“視圖”菜單中的“工具欄”命令打開“數據庫”工具欄;或在Word工具欄區單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選中“數據庫”選項打開“數據庫”工具欄。如圖1所示:

其次，將新生數據庫中的數據(以簡單的Excel為例)插入Word表格。如圖2所示:

具體操作如下:(1)單擊“插入”菜單中的“數據庫”命令，或單擊“數據庫”工具欄上的“插入數據庫”按鈕，彈出數據庫對話窗口;如圖3所示:

(2)單擊“獲取數據”，按鈕，選定合適的數據源文件，單擊“確定”按鈕打開它，并選擇表格。如圖4所示:

(3)至此，數據源已經引入到Word2003中，如圖5示，接下來只需在新生來的時候添加記錄即可。

(4)添加方法有兩種:其一，把插入光標移到表格上; 單擊“新增記錄”按鈕就在表格的最后增加一條空白記錄。其二，也可以通過“打開數據窗體”按鈕實現。后者更為直觀方便。刪除類似，故不再贅述。如圖6所示:

(5)此外利用“數據庫”工具欄還可以進行方便的查找及排序:例如要查找所有生源地為陜西的學生，則可以利用查找記錄按鈕(數據庫工具欄或在數據窗體中)實現:

第二，域及郵件合并的應用:招生辦公室的錄取通知書打印。

域就是引導Word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。每個域都有一個唯一的名字，它具有的功能與Excel中的函數非常相似。下面是筆者對如何用Word2003實現招生辦公室的錄取通知書打印的總結。

首先:準備數據源。該數據源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數據庫(主要是根據各地區考辦發送數據的格式而定)。只要能夠被SQL語句操作控制的數據皆可作為數據源。這里，仍以Excel為例。如下圖示。

其次:準備模板。模板文件就是即將輸出的界面模板，這里筆者以 “模板.doc”為例。

再次:域的插入與郵件合并。打開“模板.doc”，從\"工具\"菜單中依次選擇\"信函和郵件\" >> \"顯示郵件合并工具欄\"，完畢之后工具欄上會多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖，紅色矩形框中的就是郵件合并工具欄。

(1)設置數據源:點擊郵件合并工具欄上\"設置數據源\"的按鈕(圖三中第二個)，選擇\"DataSource.xls\"文件，單擊打開，然后會再彈出一個\"選擇表格\"的窗口，要求指定使用哪個工作簿，如:\"sheet1\"，直接單擊“確定”，完成數據源設置。如圖11所示:

(2)插入數據域:將光標定位到要插入數據的地方(這里插入新生姓名，就放在文檔開頭\"同學:\"之前);點擊郵件合并工具欄上\"插入域\"的按鈕(圖三中第二個)，在彈出的窗口中選擇\"姓名\"，然后單擊\"插入\"，單擊關閉。如圖12:

重復上述操作，依次插入其他元素(考號，省份，學院，專業，年份等)。結果如下:

(3)查看合并數據:單擊郵件合并工具欄上\"查看合并數據\"的按鈕，即可看到郵件合并之后的數據。

最后:完成合并。到此，郵件合并的工作就基本結束了，可以直接打印了，可以選擇\"合并到新文檔\"(適用于只有幾十上百條記錄)來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇\"合并到打印機\"(適用于成百上千條記錄)，并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。下面是合并到新文檔之后，新文檔的效果圖如14:

在第一個應用中，通過對數據源的設定，實現在Word中的數據的增、刪、改、查;在第二個應用中，把通知書看作郵件，利用郵件合并功能，設定域的插入、合并?？傊?，如果我們能夠熟練地運用Word的數據庫與域功能，可以極大提高對Word的處理能力，從而提高高校招辦的工作效率。