加強院系教學檔案建設,規范高職學院教學管理

[摘要] 教學檔案是重要的教學資料，對于提高教學管理水平、促進教學質量提高具有重要意義。本文首先闡述了院系教學檔案的特性;其次，分析了院系教學檔案管理存在的問題及其原因。同時，就如何加強院系教學檔案建設來規范高職學院教學管理，提出了自己的看法和建議。

[關鍵詞] 院系教學檔案 建設 高職學院 教學管理

一、前言

教師專業化是教育改革的核心工作，而教學檔案則是促進教師專業的主要途徑之一。透過教學檔案，教師可以有系統的思考教學目標、設計教學方案、進行教學、反省對照教學歷程和學生的學習成效，并透過專業成長計劃，把省思所得應用于日后的“教”與“學”。而院(系)教學檔案管理與學校綜合檔案館檔案管理一樣，都是對院(系)積累起來的一系列有關教學、科研和學科建設等方面的資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學檔案具有十分重要的作用，因為院系教學檔案管理工作存在許多問題，這些問題不解決，不利于教學改革的進行，也不利于教學評估工作的開展，更加不利于高職學院教學管理規范化。教學檔案是重要的教學資料，對于提高教學管理水平、促進教學質量提高具有重要意義。因此，本文系統分析院系教學檔案管理中存在的問題及其原因，力圖尋找解決的途徑與方法，為科學而規范的管理教學檔案提供參考依據。

二、院系教學檔案的特性

1.明確的目的

教學檔案目的在于提升教師專業能力，雖然教學檔案可能具有不同型態，例如，評鑒型、求職型等，但是呈現教師教學過程與表現，以提升教學效能，則是共同的目的。

2.完整的脈絡

檔案的資料，是依據其目的與結構，收集能代表真實教學情境的資料，藉以呈現教學完整的脈絡。

3.反省的歷程

檔案形成的過程，是教師自我檢視、反省與修正的過程，這一個過程是教學檔案重要的本質，倘若教學檔案缺少了教師的反省，將使檔案失去原有的價值，成為閑置的文件。因此，教師的反省成為良好的教學檔案必要的條件。

4.合作的對話

檔案是教師合作互動進行專業對話的結果，此一對話的歷程，系以檔案的內容為基礎，以各種角度來檢視教學檔案所呈現的意義，發現教學真實的脈絡，并分享教學經驗.擬定改進策略，提升教學品質。

5.多樣化的內容

教學檔案為結構性的檔案，但是內容的來源卻是多樣性的。例如，在“描述自我”這一個結構下，教師可以呈現自傳、圖片、札記等來說明自己的背景及教學理念。換言之，教學檔案的結構性是檔案發展的方向，避免檔案流于龐雜，無法達成目的;而檔案內容的多樣性是教師主體的抉擇，可以呈現教師思考的脈絡與軌跡。

三、院系教學檔案管理存在的問題及其原因

1.檔案管理制度不健全

目前，由于許多院(系)不重視教學檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現資料歸檔不及時，需要查閱的資料找不到，借閱時不登記，借閱的資料也不按時歸還，重要的文檔資料丟失時有發生，致使檔案資料殘缺不全，從一定程度上影響了教學改革及教學評估的質量，同時，嚴重影響了檔案管理的完整性和規范性。上述這些問題的出現，說明了健全教學檔案管理制度的重要性。

2.檔案管理手段落后

目前，高職學院院系教學檔案管理技術手段嚴重滯后，主要表現在教學檔案管理仍停留在紙質檔案、僅用檔案柜保存的狀況，大部分檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高，這與高職學院管理科學化嚴重脫節。盡管個別高校院系采用計算機輔助管理檔案，但由于沒有實現信息網絡化，使資料信息資源難以共享，嚴重影響了工作效率。正因如此，檔案資料利用率較低，這種狀況不利于教學質量的提高及教學改革的推進。

四、如何加強院系教學檔案建設來規范高職學院教學管理

教學檔案是教學活動和教學管理中直接形成，并具備保存價值文本(或電子)資料、圖表、聲像和實物等歷史記錄。完好教學檔案可為教學實踐、教學研究、教學管理及其經驗總結提供重要的參考資料，同時也是高校教學工作水平評價和教學質量評估的第一手憑證。

1.強化各教學院部教學檔案的歸檔范圍

各教學院部在教學工作中自然形成的材料，能反映本院部教學工作任務、范圍的材料，對今后有利用價值的教學材料均需將原件(定稿)整理歸檔保管。歸檔的教學文件材料，必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、系統、準確。歸檔的教學文件遵守其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。上級有關教學的文件原則上與本校教學文件分開組卷。教學檔案是教學管理的重要組成部分，應實行“三納入、四同步”管理。“三納入”即納入教學工作計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。“四同步”即下達教學任務與提出教學材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與檢查教學文件同步;評審、鑒定教學質量、教材、畢業(設計)論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步;畢業派遣、上報評審材料、教師考核晉升與出具歸檔證明同步。

2.加強院系教學檔案立卷程序管理

根據教學文件、材料的形成規律，按保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷，相同內容的文件材料視情況組成一卷或多卷。在不影響卷內文件自然形成規律和有機聯系的前提下，同一卷內文件可按永久、長期的順序排列。卷內密不可分的文件材料要按正件在前、附件在后，印章在前、定稿在后，批復在前、請示在后的順序排列。

3.加強宣傳教育，提高認識

學校的教學檔案建設必須常抓不懈，不斷學習、不斷加強、不斷完善。學校領導不僅要對此有高度的認識，學校的教學管理人員和全體教師也要對此有充分的認識，只有這樣，才能上下一心，才能把教學檔案建設工作變成自己自覺和日常的行為，才能從思想上保證教學檔案建設工作的落實。

4.檔案管理制度創新

實現院(系)教學檔案管理規范化，必須根據《高等學校檔案部門業務建設規范》的要求，逐步改進和完善院(系)教學檔案管理規章制度，使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據可依。只有這樣，才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。隨著教學改革和教學評估工作的規范化、科學化，教學檔案也日益復雜，因此，必須使管理制度創新走在實際工作的前面，因為制度指導和約束管理行為。

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