對高校檔案業務指導工作的幾點認識

摘要：檔案業務指導工作做得如何，直接關系、影響檔案工作的其他環節，直接影響到歸檔的案卷質量。通過對檔案業務指導人員自身能力的提升以及在指導工作中如何突出服務宗旨，如何掌握和應用好指導標準、創新業務指導工作新方式等工作方法的探討來對如何做好檔案業務指導工作加以論述，以確保檔案完整、準確、系統地歸檔。

關鍵詞：高等學校檔案工作業務指導

檔案業務指導工作是做好檔案工作的前提和基礎，也是檔案工作的“前沿陣地”，它是檔案業務知識、技能、方法和管理經驗的傳播、介紹和交流，其工作目的就是通過業務指導人員的督促、檢查、指導，使檔案的形成、積累和整理工作符合歸檔要求，保證檔案完整、準確、系統地歸檔。

一、提高自身工作能力、提升工作水平，更好的適應檔案業務指導工作

檔案業務指導工作專業性強，業務指導范圍廣，檔案門類多，載體形式也多種多樣，檔案業務指導人員既要有敬業精神，同時還要有一定的社會責任感和腳踏實地的奉獻精神，更要精通專業知識。要指導別人，自己先要明白，這樣才能使指導工作更具有針對性，更準確。提高了自身能力素質工作起來就會游刃有余，使工作處于主動地位。

現在，隨著檔案信息化的發展進程，數字化檔案館的建立，檔案業務指導人員只有單一的檔案專業知識是遠遠不能適應當前檔案工作的發展需求，必須具有熟練的計算機操作能力和駕馭現代化辦公工具的能力。以便更好地指導各單位、各部門應用現代化管理技術，全面實行檔案現代化管理。

二、在服務上下功夫，在檔案業務指導工作中，突出“服務”宗旨，做到服務到位，指導到位

業務指導工作一定要貫徹“服務”這個重要思想，在服務中實施監督，在服務中體現指導。業務指導科室作為直接面對各部門的檔案館重要的對外聯絡窗口，業務指導人員要經常與各基層部門的兼職檔案員及負責檔案工作的領導打交道。為了更好地開展歸檔工作，也為了檔案工作的長遠協調發展，我們不僅要熟悉檔案業務流程，指導文件材料的鑒定、整理和組卷，指導檔案管理信息平臺的信息錄入、組卷和查詢，更要以謙和的態度、踏實的作風，贏得基層部門的尊重、理解和支持。所以在指導部門立卷的過程中要力爭做到：

1.主動服務，抓好檔案的源頭收集工作，體現歸檔業務指導工作的前瞻性

業務指導工作要以超前的意識，搞好優質服務，應該常下各個部門、勤下各個部門，做到嘴勤、手勤、腿勤，掌握第一資料。每年結合實際，在上門服務的基礎上，有計劃、有步驟地采取集中與分片相結合。課堂與現場相結合，理論與實踐相結合的方法。舉辦各種形式培訓班，通過培訓指導、系統講授檔案專業知識，相關法律和檔案的形成內容，歸檔要求和整理標準等，掌握新規范、理論聯系實際，提高各部門立卷人員的工作技能，切實做好檔案的收集工作。

2.突出重點，密切關注重點工作對象和服務對象的發展情況，注重業務指導工作的實效性

業務指導人員在指導工作過程中，一定要分清主次，既要做好一般單位和一般業務的指導工作，更要抓住重點單位和重要工作，集中力量進行指導，充分發揮平時立卷（預立卷）的作用。如，密切關注學校即將和正在發生的重大事件、重大活動、重要會議、重大項目、重大工作等“六重”檔案的文件材料形成，做到即時辦結、及時指導、即時立卷。為年終立卷打下良好的基礎，最大限度地使文件材料發揮應有的現實作用和歷史作用。

三、依照統一、規范、嚴謹的業務指導標準，制定與業務指導工作總體標準相配套的措施，保證案卷質量

在檔案管理工作中，案卷質量如何，直接關系到檔案利用價值的大小，也在一定程度上代表著檔案管理的水平，也是衡量檔案業務工作的一個重要標準。檔案案卷質量關系到檔案的現代化管理，關系到檔案信息資源的開發和檔案的提供利用。為了有效地提高和保證案卷質量，可采取了分階段把關的方法保障案卷質量。

1.在各部門對紙質文件立卷整理階段，要嚴格把關

以管理性文件為例，分三步把關：

第一，是對應歸檔的文件材料是否齊全完整、組卷是否科學合理進行把關。工作的重點是指導和協助立卷人依據本部門歸檔范圍和工作特點，按照文件材料的形成規律，保持文件間的歷史聯系的立卷歸檔原則，收集文件材料，區分不同價值和保管期限，合理組卷，系統排列。

第二，是對已進行整理與組卷的文件材料，逐件逐卷地進行把關。工作的重點是嚴格按照檔案館制定的案卷質量要求進行質量檢查。同時也要有針對地對卷內文件進行校勘，如。未蓋印章的文件，補蓋印章；缺年少月的經核實，準確地寫明年月日；殘損不清，字跡模糊或簽發手續不完備的文件加以彌補和查注清楚等。

第三，是對案卷標題及卷內文件目錄內容的填寫進行把關。

2.在歸檔的網上著錄階段，對著錄過程把關

通過對網上著錄全程進行跟蹤指導檢查和自查的方式保證著錄信息的準確。就是在錄入前詳細講解紙質文件和網上著錄的關系，同時進行實際上機操作示范，在錄入中進行網上監控、檢查，發現問題及時指出、糾正；錄入完成后，立卷人利用打印預覽功能把文件材料和網上著錄信息逐項進行相對應的核對自查，以保證著錄信息的的準確。

3.在移交階段，對移交內容及手續把關

指導人根據案卷、卷內目錄、網上數據“三位一體”核對，合格后再履行正規的移交手續。

一個案卷的形成要經過若干個環節和許多步驟，其中又有各種不同的內容，并有不同的質量要求，只有統一了標準，才能有高質量的案卷。所以，必須依據有關法規制定檢查驗收辦法及制約措施，有計劃地進行檢查，采取行之有效的措施，及時糾正存在問題，提高與保證案卷質量。

四、創新模式，不斷改進、嘗試檔案業務指導工作的新方法

業務指導工作應遵循超前、主動、靈活的原則?？刹扇〉姆椒ㄓ校?/p>

1.培訓與制發指導材料相結合的方法

如我校學位材料的指導工作。每個層次的學位材料的歸檔范圍都是相對統一、規范的，所以可依據我校的有關制度和指導手冊，編寫制發具體的各層次的學位材料的歸檔指南。指南內容包括：歸檔范圍、紙質文件的整理要求、紙質文件和網上錄入的相對應的解釋等內容，（并配以圖片）。在此基礎上，對學院進行培訓。培訓中結合紙質材料、歸檔指南在網上邊講解邊示范，可大大提高指導效果。

2.個別指導與集中培訓相結合

對檔案業務方面存在的問題進行歸納總結，對帶有共性的問題集中培訓指導，只就個別問題下戶指導，將大大減輕指導人員的壓力，促進檔案工作的良性循環。

3.結合現代化手段進行業務指導

隨著科技的發展，通訊技術和錄音、錄像等技術的普及，為檔案業務指導提供了更加先進的技術手段。如運用有線電視、可視電話、傳真等對提出有關檔案問題的人員進行咨詢指導；運用計算機技術、網絡通訊技術以及兩者的結合來進行業務指導，也就是說通過建立網頁的“聊天室”、“留言板”，或開通電子信箱發送郵件，甚至網絡可視電話、遠程視頻進行業務指導，這些方法具有方便快捷，便于遠距離指導、功效高的特點，是我們在今后業務指導工作值得嘗試的方法。