試論怎樣做好辦公室的管理工作

摘要：改革開放以來，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，辦公室呈現(xiàn)出管理職能特殊化、協(xié)調(diào)工作復(fù)雜化、督查督辦工作多樣化、管理服務(wù)效能化等特點(diǎn)，在促進(jìn)單位的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)方面也充當(dāng)著越來越重要的角色。站在新的歷史起點(diǎn)上，作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的辦公室管理工作也只有堅(jiān)持以人為本的理念，確立政治意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和窗口意識(shí)，在創(chuàng)新中求發(fā)展，不斷提高工作水平，才能適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求。

關(guān)鍵詞：辦公室管理工作

1、辦公室工作存在的薄弱環(huán)節(jié)

辦公室作為一個(gè)綜合部門，在組織中起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促和服務(wù)保障的作用，它不僅是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，而且還是溝通上下左右的橋梁和樞紐。辦公室工作是否高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)工作、機(jī)關(guān)工作的水平，直接關(guān)系到基層工作的開展。多年來，不少單位由于以業(yè)務(wù)工作為中心，往往忽視了辦公室應(yīng)有的作用，導(dǎo)致辦公室工作存在許多薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是忙于應(yīng)付多，主動(dòng)服務(wù)少。由于辦公室人員少，事務(wù)多，要求嚴(yán)，很多時(shí)候疲于應(yīng)付，往往處于一種被動(dòng)的狀態(tài)，工作的層次、質(zhì)量和效果不太理想。二是提供一般情況多，提供有分析、有建議、有重要參考價(jià)值的情況少。三是事務(wù)服務(wù)多，決策服務(wù)少。事務(wù)性工作是辦公室工作的基礎(chǔ)，但是輔助性決策卻是辦公室工作的高級(jí)形式。四是對(duì)上服務(wù)多、對(duì)下服務(wù)少。許多辦公室的同志錯(cuò)誤地認(rèn)為，只要把對(duì)上面的工作做好了，主要問題就解決了。

2、看清形勢(shì)，明確職位，增強(qiáng)責(zé)任感

責(zé)任感是一個(gè)人對(duì)國(guó)家、社會(huì)、集體、家庭和他人，主動(dòng)施以積極有益作用的精神，是一種自覺主動(dòng)地做好分內(nèi)分外一切有益事情的心理狀態(tài)。人只有有了責(zé)任感， 才能具有驅(qū)動(dòng)自己一生都勇往直前的不竭動(dòng)力。那么，辦公室工作人員的責(zé)任感從何而來呢？首先是要看清形勢(shì)。在推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展大繁榮的進(jìn)程中，由于文化藝術(shù)單位面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因而辦公室的工作任務(wù)更加繁重。認(rèn)清了這個(gè)形勢(shì)，就能夠增強(qiáng)責(zé)任感，自覺把本職工作融入全局工作之中。其次是要認(rèn)清地位。辦公室是行政部門之一，它擔(dān)負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號(hào)施令的任務(wù)，是工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心，是領(lǐng)導(dǎo)人實(shí)施科學(xué)決策和有效管理的綜合辦事機(jī)構(gòu)，因而具有特殊的、其它部門所無法替代的地位。認(rèn)清了這個(gè)重要的地位，就會(huì)油然升騰起一份責(zé)任感。再次是要明確任務(wù)。在改革發(fā)展的進(jìn)程中，新矛盾、新事物、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，給辦公室賦予了許多新任務(wù):強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)服務(wù)，改善行政管理服務(wù)，準(zhǔn)確提供決策服務(wù)，提升注重辦文辦會(huì)質(zhì)量，當(dāng)好信息調(diào)研參謀等等。為此，辦公室人員需要提高自身的素質(zhì)品格，需要提高自身的知識(shí)積累，需要提高掌控把握的能力，需要提高開拓創(chuàng)新的意識(shí)。看清了形勢(shì)，認(rèn)清了地位，明確了任務(wù)，必定會(huì)增強(qiáng)做好本職工作的責(zé)任感。

3、加強(qiáng)人際交往

辦公室信息溝通是一項(xiàng)涉及到許多人的系統(tǒng)工作，它要求在整個(gè)溝通中保持連續(xù)性和完整性。為此，辦公室人員互相熟悉和交往，建立彼此相互信任與合作的關(guān)系是十分重要的。只有互相信任，領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間才能推心置腹地交換意見，共同為完成單位和組織的使命而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策；只有互相信任，同事之間才能友好相處，齊心協(xié)力把本單位本部門工作搞好。

4、掌握統(tǒng)籌兼顧的科學(xué)方法，做好平衡協(xié)調(diào)

相對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和其它各職能部門工作而言，辦公室工作具有綜合性的特點(diǎn)。在一個(gè)單位中，辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一個(gè)單位比作一個(gè)人的話，那么領(lǐng)導(dǎo)層、決策機(jī)構(gòu)是大腦;業(yè)務(wù)部門、執(zhí)行機(jī)構(gòu)是四肢，辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。辦公室工作雖然參與領(lǐng)導(dǎo)決策，卻無最終決策權(quán);它也不參與各職能部門的具體領(lǐng)導(dǎo)，不代替職能部門處理具體問題，但辦公室對(duì)各職能部門的工作是要過問的、要介入的。領(lǐng)導(dǎo)要管的工作，辦公室要負(fù)責(zé)進(jìn)行輔助;領(lǐng)導(dǎo)不能親自干的，如文秘、檔案、機(jī)要、收發(fā)、生活服務(wù)等，辦公室也要管。如果沒有與此相應(yīng)的工作，那么行政領(lǐng)導(dǎo)的決策、組織、指揮、檢查等活動(dòng)就無法貫徹，一般工作人員就無法工作。正是由于辦公室的工作為各部門提供了基礎(chǔ)性工作條件，才保障了本單位、本部門各項(xiàng)職能活動(dòng)得以順利進(jìn)行。能充分利用和節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。而再小不過的迎來送往，電話的接進(jìn)接出，也代表了一個(gè)單位的精神面貌，弄得不好，會(huì)直接影響到上下、內(nèi)外的關(guān)系。因而，協(xié)調(diào)平衡各相關(guān)單位，各相關(guān)部門的工作就顯得尤為重要。也就是說，辦公室必須面對(duì)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，傳播信息，交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短這一新課題。要適應(yīng)開放的要求，不論是思想還是工作水平都有一個(gè)更新和提高的問題，要具備聯(lián)絡(luò)四海，交際五洲的本領(lǐng)。辦公室工作的重要作用，在于保持各個(gè)部門之間、本單位與上級(jí)主管部門、業(yè)務(wù)相關(guān)單位之間的動(dòng)態(tài)平衡。這種平衡要建立在明確分工，建立崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)之上。沒有分工，就談不上協(xié)作。同時(shí)，辦公室要與本單位其它部門搞好協(xié)作配合，共同搞好各項(xiàng)工作。即在各單位、各部門之間起到綜合協(xié)調(diào)的作用。

通過上述努力，增強(qiáng)了辦公室人員的使命感、責(zé)任感和成就感，就具備了做好辦公室工作的思想基礎(chǔ)。在這個(gè)基礎(chǔ)之上，通過采取具體的措施，就能夠提高辦事效率，就能夠創(chuàng)新工作方法，就能夠抓好各項(xiàng)工作的落實(shí)。

參考文獻(xiàn):

[1]楊玲.淺談辦公室管理工作[J].西南民族學(xué)院學(xué)報(bào)哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，1998，(2).

[2]趙升良.努力提高辦公室工作的整體水平[J].秘書之友，2002，(9).

[3]石玉華.淺論新形勢(shì)下如何開展辦公室工作[J].山東化工，2003，(32).

[4]張國(guó)慶.行政管理學(xué)概論[M].北京:北京大學(xué)出版社，2005.