提案改善與知識管理之關(guān)系探析

[摘 要] 知識管理被越來越多的企業(yè)所重視，但是許多企業(yè)尚沒有認識到知識創(chuàng)造在知識管理中的重要性，提案改善制度是知識創(chuàng)造的重要表現(xiàn)形式，組織通過提案改善制度的推行，可以系統(tǒng)的歸納員工智慧，有效管理員工知識，提升企業(yè)競爭力。

[關(guān)鍵詞] 提案改善 知識管理 知識創(chuàng)造

改善提案制度是公司日常持續(xù)改善的活動之一，其精神在于公司全員參與下的“持續(xù)改進”。其目標為解決工作問題及發(fā)展具有效率和效能的工作方法。而知識管理是一種收集、配置和有效使用知識資源的一種過程，是促使顯性知識和隱性知識在組織內(nèi)得以共享的根本途徑。提案改善有助于企業(yè)獲取和歸納傳承知識，對于企業(yè)知識管理具有非常重要的意義。

一、提案改善和知識管理

1.提案改善的定義

改善提案制度是組織內(nèi)的員工，就其日常工作范圍，對其所負責的事、物，進行小規(guī)模的持續(xù)改進，經(jīng)過個人或團體的知識，對組織的制度、流程、機器、設(shè)備、人員…等，提出改進的建議，匯集各方面持續(xù)改進的累積，形成對組織整體的有效貢獻。它在改善系統(tǒng)下，通過如何解決工作難題和提高工作效率、降低成本或改善工作環(huán)境、工作條件等實質(zhì)內(nèi)容，強調(diào)全員參與，創(chuàng)造一種讓員工覺得自己的意見和建議有人傾聽的氛圍，讓員工將個人的經(jīng)驗分享，以自己的工作為自豪、鼓勵他們做出更多的貢獻。同時在撰寫提案的過程中，將員工個人的經(jīng)驗及特有工作知識轉(zhuǎn)化為書面化的數(shù)據(jù)，通過員工間的討論，使得相關(guān)的經(jīng)驗與看法得以傳遞、轉(zhuǎn)換和傳承下去，有利于組織的知識管理。從這里可以看出提案改善和知識管理的關(guān)系很密切。

提案改善制度側(cè)重于過程的管理，是一種漸進式的打破現(xiàn)狀不斷改進的發(fā)展過程。這種改善不同于激烈的創(chuàng)新和變革，但又和創(chuàng)新變革同等重要。Wittenberg(1994)指出，企業(yè)同時需要改善與創(chuàng)新，改善適用于成長較為緩慢的經(jīng)濟中，創(chuàng)新則適用于成長快速的經(jīng)濟中，只有兩者并行，企業(yè)才能適應環(huán)境的變化。因為僅有革新，則無法使革新取得的新的水平維持下去，缺乏維持、向上的、持續(xù)改善的努力，任何優(yōu)秀的系統(tǒng)都會趨向效率低下之路;好不容易實現(xiàn)的革新，如果不能用改善來強化，維持其成果并持續(xù)的將標準升級，則效果也將無法充分發(fā)揮出來。改善和革新之間的關(guān)系如圖一所示。

2.知識管理

知識的概念中包含了能力、才干、系統(tǒng)性的信息和技術(shù)的運用，能夠改進產(chǎn)

品和過程，它作為一種信息流動的綜合體，含有許多不同的要素，其中包含結(jié)構(gòu)化的經(jīng)驗、價值、文字化的信息、專家獨特的見解和新的經(jīng)驗與信息之整合。知識管理的本質(zhì)是建立知識分享的機制，同時也評估知識的重要性，透過信息科技賦予知識更豐富的意義，以解決組織中出現(xiàn)的問題。知識管理能讓企業(yè)數(shù)據(jù)、競爭信息與市場統(tǒng)計的存取更有系統(tǒng)地進行，以提供更佳的決策支持。專業(yè)人員的核心能力為技術(shù)、技能、知識、經(jīng)驗之有效組合，為內(nèi)隱知識與外顯知識的綜合體，經(jīng)組織學習緩慢累積而成，為企業(yè)獨有的資源，能創(chuàng)造顧客的價值，也是企業(yè)競爭優(yōu)勢的來源。

知識管理必須經(jīng)過知識創(chuàng)造這一環(huán)節(jié)， 知識創(chuàng)造是知識管理中的重要一環(huán)，也是組織學習、知識管理的最終目的。在知識創(chuàng)造之后，將有效的知識加以儲存和適當?shù)呐渲茫缓笤谶m當?shù)臅r機加以運用。知識的創(chuàng)造是組織強化個人所創(chuàng)造的知識，并將它具體化，以成為組織知識網(wǎng)絡(luò)化，同時最終又升華創(chuàng)造新知識的過程， 這個過程和提案改善過程非常密切，提案改善本身就是知識創(chuàng)造的具體表現(xiàn)形式。

二、 知識管理與改善提案間的關(guān)系

從前面的分析可知，知識管理和提案改善在許多方面相互影響和作用，提案改善不但有助于組織知識管理，也是知識管理中非常重要的一種表現(xiàn)形式。提案改善首先是員工從工作流程中獲取提案的靈感，這些靈感可能來自于外部環(huán)境的刺激，共同相處的主管、同事，或者是由過去的經(jīng)驗所激發(fā)的新想法。然后實施具體的改善活動，經(jīng)驗證產(chǎn)生了一定的效益，然后透過企業(yè)內(nèi)部相應的各種溝通途徑(如企業(yè)網(wǎng)站、內(nèi)部會議等)公布好的提案供全體員工參考。依據(jù)科學的方法主管審慎地衡量員工所提出的提案能為組織帶來效益，并依據(jù)產(chǎn)生實效的大小給予相應的獎勵。衡量員工提案為組織帶來的效益將會為員工帶來成就感，而促使著員工更致力于改善的活動。

員工提案制度可以看作是將個人的研究成果和知識轉(zhuǎn)換成為組織知識的一種嚴格的機械作用。組織中提案創(chuàng)造包括三個流程:發(fā)掘問題、解決問題、實施解決方案，在經(jīng)歷了這三個流程后，才會形成一個提案。它開始就是發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)問題后，便是思考如何提出對策解決問題。在改善過程中，因為要做好改善，除需具備對該項工作的知識、技能，并需有對問題解決的熱誠與能力，以達到問題的解決。在員工創(chuàng)意融合與交流的同時，知識就產(chǎn)生于其中。

本質(zhì)上提案改善是知識創(chuàng)造的過程，這些提案形成的提案單通過各項活動及發(fā)表會在員工間流傳，成為知識分享的來源。然后通過提取與散播等移轉(zhuǎn)的程序，可以納入組織成為資產(chǎn)加以管理、施行與使用。實現(xiàn)知識的分享與使用，帶領(lǐng)組織更努力朝向更好的表現(xiàn)前進，這是知識管理的過程。從這里可知，提案改善制度在流程上和知識管理的流程具有相當程度的契合，提案改善有助于知識管理中知識的創(chuàng)造和知識的制度化，提案改善運作的機制，也有助于知識的系統(tǒng)化和傳承。

三、結(jié)論

管理歸根到底是通過工作去發(fā)展和完善人，提案改善制度，并不是簡單追求最終結(jié)果的一種手段，而是通過全體員工的參與，以提高員工合力經(jīng)營的意識，進而形成知識管理的氛圍，是個人知識上升為群體知識，最終固化為組織知識的重要途徑。

參考文獻:

[1]Wittenberg， G..， 1994. Kaizen-The many ways of getting better. AssemblyAutomation， 14(4):12.

[2]Imai， M.， 1986. KAIZEN-The Key To Japan’s Competitive Success， NewYork;McGraw-Hill， Inc.