關于應付賬款的計劃化管理

隨著制造業(yè)和信息化的不斷發(fā)展，越來越多的專家和管理者都提出了企業(yè)流程再造的新的管理思路和辦法。但很多企業(yè)忽視了對應付賬款的再造或是有了再造但往往不加以應用。很多企業(yè)采用隨機性的付款辦法，沒有實行應付賬款的計劃管理。有以下原因:首先，覺得欠別人的錢時間越長越好，可以減少企業(yè)的資金成本。其次，企業(yè)在采購環(huán)節(jié)習慣了打個電話就發(fā)貨的快速反應的辦法，沒有很好地執(zhí)行合同化管理，使應付賬款計劃管理的基礎數(shù)據(jù)缺乏。其實這些想法和做法，從短期來看好像確實為企業(yè)減少了資金成本，實現(xiàn)了快速反應機制，但從深層次的角度來看，未必對企業(yè)產(chǎn)生效益，相反的卻會引起許多不良的影響。

一、未實行應付賬款計劃管理所存在的問題

1.影響企業(yè)信譽

隨著市場機制的不斷完善，企業(yè)的信譽顯得越來越重要，一個沒有信譽的企業(yè)必將會被市場所淘汰。如果企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)拖欠供貨商貨款的現(xiàn)象，必將形成企業(yè)信譽不好的印象。久而久之，供貨商如自身市場較好，就會放棄你這塊市場，停止向你供貨，使你不得不尋求新的供貨渠道;甚至有些供應商在給你的供貨價格中已把拖欠貨款成本計算在內，造成采購成本的上升，既損失了信譽又增加了成本。

2.影響企業(yè)管理及財務人員的工作效率

筆者曾經(jīng)調研過一家民營企業(yè)，在該企業(yè)實行應付賬款計劃化管理以前，年原材料進貨數(shù)量在1億左右，按平均每筆采購價格20萬元計算，每筆貨款平均2次付完，支付次數(shù)達到1000次，而這些費用的支付都通過負責人簽付，而企業(yè)負責人平均在辦公室的時間為總上班時間的50%(計130天)，按這樣計算，則每天得協(xié)調簽付貨款次數(shù)7.69次(1000/130)，這將極大地影響領導參與管理、決策的時間，陷入長時間處理事務性工作的困境。同時，由于付款的隨意性，勢必增加財務付款的隨機性和隨時性，也極大地影響了其工作效率。

3.影響財務資金運用的計劃化管理

由于付款的隨意性，財務人員無法確切知道未來應付的款項，因此為了保險起見，往往得多預留庫存現(xiàn)金以供貨款的支付，無法盤活多余資金，造成資金使用效率不高，資金占用成本提升的現(xiàn)象。

4.為采購員等既得利益者創(chuàng)造取得變相利益的條件

由于采購員掌握一手的付款資料，領導往往是按照采購員的付款請求來考慮付款，這樣，采購員在付款的過程中就起到了關鍵的作用。有些企業(yè)為了能及時取得貨款，采用不正當手斷賄賂采購員，爭取先予以支付其貨款，導致其他企業(yè)的利益受到損害，同時也滋長了采購員受賄的風氣。

二、如何實行應付賬款計劃化管理

實行應付賬款計劃化管理是企業(yè)決勝于未來市場的關鍵，企業(yè)應采取以下措施:

1.成立專門機構

此項工作涉及財務、采購、倉管、人力資源、信息技術中心及供應商等各個環(huán)節(jié)，尤其是要改變財務、采購、倉管等相關部門原有的工作程序和模式，是一個系統(tǒng)工程，必須由一把手統(tǒng)一牽頭落實和執(zhí)行，否則很有可能使該項目流于形式或半途而廢。首先在實行該項目前，對各相關部門的工作進行統(tǒng)一的細化和分工，人力資源部門對這些工作的變化相應修改其崗位職責和考核辦法，并針對項目的需要，配備或調整相應的人員結構和崗位設置。同時，由財務部門作為該項目的牽頭部門，其他部門為輔助部門，輔助部門應全力以赴做好配合工作。

2.進行登記評估

財務部門通過財務信息系統(tǒng)，取出供應商的財務基礎數(shù)據(jù)，采購部門根據(jù)價格、質量、付款要求相關要素制訂供應商的等級考核辦法，對供應商進行等級評定。建議分為A(好)、B(較好)、C(一般)、D(較差)、E(差)五等，定期進行評估，此等級可以有升有降，促進供貨商的服務。

3.制定規(guī)范

在等級評估的基礎上，初步擬訂一個付款規(guī)范，由財務部門會同采購部門制訂一個相對規(guī)范性的付款戰(zhàn)略合作協(xié)議，包括付款期、供應商的鋪底資金、付款方式，公司付款承諾等內容。同時，由采購部門牽頭供應商進行談判，表明立場，組織戰(zhàn)略合作協(xié)議的簽訂。對主要供貨商，應由主要領導與其主要領導商洽，先予確立戰(zhàn)略合作協(xié)定。對于次要供貨商，可每年召開一次供貨商戰(zhàn)略合作會議，統(tǒng)一簽訂協(xié)議。為公司賬款的計劃化管理打下基礎。

4.建立信息系統(tǒng)

信息部門配合財務部完善或建立財務信息化處理系統(tǒng)，做好供應商評估、基礎數(shù)據(jù)采集、入庫單套打、付款計劃提醒等模塊，并做好與企業(yè)ERP或辦公軟件的銜接，同時要做好硬件的配置與重組工作，并跟進培訓工作。甚至可建立集團公司資金結算中心，并與銀行系統(tǒng)相連。財務主管或領導可以根據(jù)近期付款計劃，調節(jié)資金余缺，合理安排資金。

5.完善采購制度

該項目的實施，必將會侵害到有關人員的利益，產(chǎn)生抵觸情緒。因此，對于采購要實行改革，實行背對背競價機制。對現(xiàn)有采購人員實行分組化管理，兩人或一人為一組，每一筆采購由物資所需部門發(fā)出詢價要約，各采購小組根據(jù)所需物資要求組織詢價復盤，物資所需部門根據(jù)采購小組的報價，通過比較確定采購。同時，為避免各采購小組向同一供貨商重復詢價，對供貨商按片區(qū)進行統(tǒng)一劃分。在采購競價的基礎上，制訂采購人員考核激勵機制，設置采購數(shù)量、價格、新貸貨商的開發(fā)、服務等KPI指標統(tǒng)一進行考核，鼓勵采購人員開發(fā)新供應商、提升采購產(chǎn)品和對物資所需部門服務的質量。同時，人力資源部門要加強對采購員的反商業(yè)賄賂法等相關法律法規(guī)的培訓，杜絕不良之風的產(chǎn)生，以制度來激勵人、以制度來約束人。

6.穩(wěn)步推進，及時完善

由于該項目是長期的、系統(tǒng)的工程，在實行的過程中要以點帶面。比如，可以先從主要原材料采購開始執(zhí)行，然后覆蓋到輔助材料，再推行全部物資采購的應付款項計劃化管理。同時，要結合操作過程中出現(xiàn)的新問題新情況不斷進行修正與跟進，把該項目做成長效持續(xù)的工作，提升公司信譽，樹立行業(yè)典范。

應付賬款能否很好地進行管理，將側面反映企業(yè)的管理水平。近幾年，隨著資本市場的不斷發(fā)展和完善，企業(yè)的兼并重組越來越多，中國企業(yè)正逐步由中小企業(yè)為主逐漸向大企業(yè)、大集團化發(fā)展，原來原始的、由一把頭統(tǒng)管一切事務的管理模式將越來越不能適應市場的發(fā)展，企業(yè)要發(fā)展只有不斷采用信息化等先進的管理手段。同時，由于市場監(jiān)管的不斷完善，企業(yè)信譽將會在未來市場經(jīng)濟中起到越來越重要的位置，應付賬款管理的計劃化管理將是提升企業(yè)信譽的重要途徑，必將越來越受到企業(yè)的重視。

(作者單位:浙江省紹興市中等專業(yè)學校)