學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)的建立

摘 要: 本文關(guān)于學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)的設(shè)計主要是針對學(xué)生信息管理系統(tǒng)功能單一，無法動態(tài)反映學(xué)生在校表現(xiàn)和科學(xué)成長歷程，交互性差的現(xiàn)狀，結(jié)合決策支持系統(tǒng)的特點進(jìn)行的全面思考。在進(jìn)行充分的可行性分析的情況下，根據(jù)學(xué)生綜合管理復(fù)雜信息量、特殊定量性和隨機變化的特點，從整體上構(gòu)建了多部門和用戶信息共享、隨機決策、管理更加科學(xué)高效的學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)，同時對該系統(tǒng)的工作機制和功能也進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞: 學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng) 問題 可行性 實施要點

隨著信息管理系統(tǒng)(MIS)的日益發(fā)展和普及，諸如學(xué)生信息管理、成績管理、教學(xué)管理等MIS系統(tǒng)已經(jīng)多數(shù)高校的日常管理中，有的甚至成了學(xué)校正常運作中不可或缺的部分。就學(xué)生信息管理系統(tǒng)而言，隨著應(yīng)用的不斷深入，我們發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)在日常學(xué)生管理中發(fā)揮的作用是非常有限的，現(xiàn)在的學(xué)生信息管理系統(tǒng)多以學(xué)生信息數(shù)據(jù)存儲為主，是一個靜態(tài)的，無法動態(tài)地反映學(xué)生情況的系統(tǒng)。因此引入學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)就非常迫切和正常了。

一、學(xué)生綜合管理中存在的問題

1.學(xué)生信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)單一，無法充分反映學(xué)生的動態(tài)情況，無法為輔導(dǎo)員、班主任和決策者提供有力的決策支持。

隨著高校人數(shù)的急劇增加，一個輔導(dǎo)員要管理幾百名學(xué)生，要了解每個學(xué)生的綜合表現(xiàn)到底怎么樣，就需要花費人力和精力去摸清學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、活動等多方面的情況，完成這個工作是非常艱巨的，而學(xué)生信息管理系統(tǒng)由于自身的設(shè)計問題無法提供足夠的支持。

2.學(xué)生管理事務(wù)繁雜，數(shù)據(jù)整理、分析和保存難度大，不能充分挖掘數(shù)據(jù)，導(dǎo)致管理不科學(xué)、不到位。

學(xué)生的整體表現(xiàn)怎么樣是通過收集、綜合學(xué)生各項數(shù)據(jù)，經(jīng)過分析得出的，單純的依靠人來做，一是分析有偏差，二是工作量太大。數(shù)據(jù)易缺失，不易保存，大到一個記錄本，小到一張紙片，保管起來比較困難，一旦丟失，對學(xué)生的分析就不準(zhǔn)確。

3.學(xué)生綜合管理不規(guī)范。

隨著現(xiàn)實中人員的調(diào)整，管理隊伍的輪換，管理者的工作思路帶有一定的個人傾向性，沒有一個決策分析系統(tǒng)，就不能保證全面科學(xué)地反映學(xué)生個體和學(xué)生的整體情況，不利于作出有針對性的決策。

4.缺少畢業(yè)學(xué)生數(shù)據(jù)實時反饋系統(tǒng)支持，不能有效分析學(xué)生的就業(yè)情況，無法對學(xué)校的學(xué)生管理和培養(yǎng)的思路、方式方法提供科學(xué)的改進(jìn)。

可以通過對畢業(yè)生的實時追蹤調(diào)查，幫助決策者認(rèn)識到哪些教學(xué)和管理方式是優(yōu)勢，哪些方面需要作出及時的調(diào)整和改進(jìn)，從而實現(xiàn)科學(xué)育人。

二、建立學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)的可行性分析

信息管理系統(tǒng)(MIS)經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，作為學(xué)生信息管理系統(tǒng)已經(jīng)多數(shù)高校，信息存儲和應(yīng)用成熟穩(wěn)定。決策支持系統(tǒng)以數(shù)據(jù)倉庫為依托，通過對歷史數(shù)據(jù)的挖掘，為管理提供全方位的決策支持。它有以下幾種驅(qū)動方式:數(shù)據(jù)驅(qū)動、模型驅(qū)動、知識驅(qū)動、基于Web、基于仿真、基于GIS、通信驅(qū)動等，已經(jīng)成為行之有效的輔助決策工具。首先，決策支持系統(tǒng)的建立需要一個明確的焦點或較為固定的根源，有較強的指向性;其次，決策支持系統(tǒng)傾向于半結(jié)構(gòu)化和非機構(gòu)化問題的決策;最后，決策支持系統(tǒng)可以為決策者解決大量耗時、費力的問題，同時也可以幫助篩選大量有用的信息，提供針對問題的解決方案供參考。下面逐一分析建立學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)是否可行。

1.依托學(xué)生信息管理系統(tǒng)，建立學(xué)生綜合管理系統(tǒng)。

決策支持系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于學(xué)生綜合管理系統(tǒng)，現(xiàn)在學(xué)生信息管理系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟，而且廣泛地應(yīng)用于各大高校中，在學(xué)生信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立學(xué)生綜合管理系統(tǒng)是可行的，做結(jié)構(gòu)的調(diào)整和數(shù)據(jù)的增刪即可建立我們所需要的綜合管理系統(tǒng)。

2.學(xué)生綜合管理中存在典型的指向性問題。

決策支持系統(tǒng)的建立，是“對事情當(dāng)前狀態(tài)與期望狀態(tài)之間的差距感知”。顯然，我們之前分析學(xué)生綜合管理中存在的問題，正是決策支持系統(tǒng)需要解決的問題。為了及時感知學(xué)生日常學(xué)習(xí)、生活等各方面存在的問題，同時也更加便捷地為班主任、輔導(dǎo)員和決策者提供改善問題的方案，為協(xié)助決策者認(rèn)清期望與現(xiàn)實情況之間的差距，必須開發(fā)學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)。

3.學(xué)生綜合管理是半結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)。

現(xiàn)在的學(xué)生綜合管理方式是簡單劃一的管理，對學(xué)生在各方面的表現(xiàn)既不能完全實現(xiàn)量化，又無法對已經(jīng)量化的分?jǐn)?shù)進(jìn)行深入全面的分析，從而無法發(fā)現(xiàn)更深層次的問題。解決學(xué)生中存在的問題時方式方法單一，同時也無法對解決后的改進(jìn)效果進(jìn)行有效追蹤，無法保證對學(xué)生提高個人綜合素質(zhì)的持續(xù)性、有效性關(guān)注。學(xué)生綜合管理的決策應(yīng)該是多方位的:一是建立模型充分分析獲取的學(xué)生綜合表現(xiàn)的信息，獲知學(xué)生的特長、性格、缺點以及影響他發(fā)展的關(guān)鍵因素等重要信息;二是根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析結(jié)果制定方案，既能保證學(xué)生特長的發(fā)揮發(fā)展，又能有效幫助他改進(jìn)不足，甚至涉及學(xué)生文化素養(yǎng)的提高、良好性格的養(yǎng)成、專業(yè)能力的提升等，方案的核心思想是縮小科學(xué)全面發(fā)展與學(xué)生顯示表現(xiàn)之間的差距;三是建立有效的追蹤調(diào)查，對方案實施以后的每周、每月、每學(xué)期的表現(xiàn)分階段進(jìn)行綜合分析，對反饋方案執(zhí)行的效果進(jìn)行實時調(diào)整。學(xué)生綜合管理不是完全結(jié)構(gòu)化管理，其中既有結(jié)構(gòu)化，又具隨機性，屬于半結(jié)構(gòu)化，而引入決策支持系統(tǒng)則可以保證管理成本最低和效果最優(yōu)的雙重目的。

4.學(xué)生綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息化程度高、靈活多樣。

學(xué)生綜合管理需要整合大量的數(shù)據(jù)，如學(xué)生信息包括年齡、性別、家庭、經(jīng)濟(jì)狀況等，又如學(xué)生綜合管理內(nèi)容包括考勤管理、獎懲情況、學(xué)習(xí)成績、內(nèi)務(wù)整理、社會實踐等。需要解決學(xué)生在各方面表現(xiàn)的定量問題，這些都是決策支持系統(tǒng)最擅長的。

三、學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)的建立

1.決策支持系統(tǒng)過程。

圖1展示的是學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)工作過程示意圖，學(xué)生綜合管理部分負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集和整理。關(guān)鍵部分是模型的建立，將對應(yīng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入模型，通過分析得出決策方案，通過評價步驟得出最終的最佳方案。

2.學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)核心。

(1)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中化存儲和管理，該管理中心采集學(xué)生的個人基本信息、考勤信息、考試成績、社會實踐、獎懲信息、校外榮譽、學(xué)校任職等數(shù)據(jù)，這是整個決策支持系統(tǒng)的數(shù)據(jù)倉庫，是一切分析模型和決策方案的數(shù)據(jù)源頭。

(2)通過數(shù)據(jù)分析，最大程度地發(fā)現(xiàn)學(xué)生的特點，靈活選擇培養(yǎng)方案，以有利于發(fā)揮學(xué)生的個人特長，彌補不足。依據(jù)學(xué)生的經(jīng)濟(jì)情況、勤工助學(xué)、日常開銷等信息綜合確定需要進(jìn)行資助的學(xué)生，并給出補助方案(捐助、國家獎學(xué)金補助、一般補助等)。對學(xué)生的考勤、學(xué)習(xí)成績、考試作弊等進(jìn)行分析，建立預(yù)警機制，給出指導(dǎo)性方案，有針對性地對學(xué)生自身不足進(jìn)行教育管理。

(3)數(shù)據(jù)挖掘。決策所需要的數(shù)據(jù)來源于透視數(shù)據(jù)庫，不是一般的數(shù)據(jù)庫，透視數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)挖掘即可獲得，挖掘的主要功能是通過分析數(shù)據(jù)庫和外部數(shù)據(jù)從而獲取有效數(shù)據(jù)，生成透視數(shù)據(jù)庫。過程如圖2:

3.學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。

(1)信息存儲與服務(wù)功能。學(xué)生綜合管理的主要作用是存儲學(xué)生的各類信息，同時將信息進(jìn)行共享，以供不同的用戶(決策者、班主任、輔導(dǎo)員與學(xué)生個人)查詢，也為學(xué)生管理部門提供所需要的數(shù)據(jù)支持，發(fā)揮好服務(wù)作用。

(2)進(jìn)行必要的科學(xué)運算的功能。該決策支持系統(tǒng)不是單純的最優(yōu)化選擇，也不是單純的數(shù)據(jù)存儲，而是在必要的時候?qū)?shù)據(jù)庫中的歷史數(shù)據(jù)和外部輸入的數(shù)據(jù)合并進(jìn)行科學(xué)的利用和運算，從而列出可供選擇的方案，以供決策者評估和抉擇，更多的是體現(xiàn)了不同用戶的參與性。

(3)突出的預(yù)警功能。通過對學(xué)生歷史信息數(shù)據(jù)的分析，提前對學(xué)生即將發(fā)生的違紀(jì)行為、學(xué)業(yè)成績進(jìn)行預(yù)警，通過短信、電子郵件、警告提示、聯(lián)系家長等方式幫助學(xué)生提高認(rèn)識，及時改正不足，杜絕違紀(jì)行為的發(fā)生，突出預(yù)防和堵漏。

(4)規(guī)范化數(shù)據(jù)的輸出功能。系統(tǒng)有一般信息管理系統(tǒng)的查詢和報表功能，同時可以輸出學(xué)生綜合發(fā)展的預(yù)測與培養(yǎng)方案。功能結(jié)構(gòu)如圖3:

四、學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)實施要點

1.建立完備的學(xué)生綜合管理系統(tǒng)。

以信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以決策支持系統(tǒng)正常運作為最終目標(biāo)，組織人員群策群力建立完備的學(xué)生綜合管理系統(tǒng)，建立一個強大、完善的數(shù)據(jù)資源庫，為決策支持系統(tǒng)的運行提供強力支持。

2.領(lǐng)導(dǎo)牽頭，建設(shè)合理、高效的校園信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)在學(xué)校整體工作和管理中不是孤立的，而是將學(xué)校信息化應(yīng)用推向更高一級應(yīng)用的關(guān)鍵，同時該系統(tǒng)與教務(wù)管理、學(xué)籍管理、組織關(guān)系管理等若干部門也需要進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、信息共用。要完成決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用普及工作，僅僅依靠技術(shù)人員是不夠的，需要領(lǐng)導(dǎo)集體作出統(tǒng)一規(guī)劃，大力支持下才能有所發(fā)展和作為。

3.建立信息小組，專職負(fù)責(zé)學(xué)校信息化網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)建設(shè)是保證高效實施的有力舉措。

信息小組的任務(wù)就是分析校園信息化建設(shè)現(xiàn)狀、前景，結(jié)合自身實際，提出合理化建設(shè)方案，負(fù)責(zé)方案論證與實施，維護(hù)好整體信息化建設(shè)進(jìn)程和發(fā)展。

五、結(jié)語

學(xué)生綜合管理決策支持系統(tǒng)的建立是提高學(xué)生管理效率，培養(yǎng)高質(zhì)量人才的有效手段之一。系統(tǒng)建成后，既可保證了數(shù)據(jù)的高度共享，又可通過分析我們忽略的數(shù)據(jù)幫助我們及時改進(jìn)培養(yǎng)思路和方式方法，保證信息及時反饋，高效處理，是未來學(xué)生管理工作的主流方向。同時，我們也認(rèn)識到隨著數(shù)據(jù)量的復(fù)雜程度提高，數(shù)據(jù)挖掘環(huán)節(jié)和支持組織決策等方面值得深入細(xì)致地進(jìn)一步研究。

參考文獻(xiàn):

[1]張廣欽.信息管理教程.北京大學(xué)出版社，2005.

[2]周根貴.數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘.浙江大學(xué)出版社，2004.

[3]呂建強.高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的研究與技術(shù)分析.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006，Vol.16，No.8

[4]鄭曉艷.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在大學(xué)生專業(yè)方向指導(dǎo)中的應(yīng)用.天津工程師范學(xué)院學(xué)報，2006，Vol.16，No.2.