新形勢下優化高校學籍學歷管理的實踐與思考

摘 要: 隨著高校的全面擴招與管理方式的變革，傳統的學籍學歷管理方式已經不能適應新的教育環境。各級教育部門都針對學籍學歷管理進行了大量富有成效的改革，但仍難以滿足高校新的需求。本文作者在剖析我國高校學籍學歷管理模式改革路徑的基礎上，結合工作實際，思考新形勢下高校應如何優化教務管理系統，推進學籍分級管理，從而進一步完善學籍學歷管理體系。

關鍵詞: 高校學籍學歷管理 改革路徑 優化

學籍學歷管理是指學生從入學到畢業期間，學校根據國家有關政策、法規對學生實施培養過程的管理。它包括新生入學各種信息的注冊和檔案的處理，在校期間學籍異動的處理，對學生學習成績的跟蹤分析(學業警示)，畢業生電子圖像信息采集，畢業資格、學位資格的審核，證書的發放，各種學歷信息的注冊和維護工作，等等。

傳統的高校學籍學歷管理工作是教務工作人員通過手工操作完成學生的學籍學歷檔案信息制作，相關紙質檔案堆積如山。這種手工操作方式，對教育主管部門來說，無法對學生的教育過程進行監管監控;對學校的學籍管理來說，工作量龐大、繁雜，而且容易出錯;對學生和用人單位來講，查詢調閱極為不便。由于大學招生規模的不斷擴大，辦學層次和專業數量的逐漸增多，以及學籍學歷管理的嚴謹和嚴肅性，各級教育主管部門和高校開始推進學籍學歷管理工作電子化和信息化進程。

一、我國高校學籍學歷管理模式改革路徑

我國高校學籍學歷管理模式已從手工操作模式過渡到以電子注冊為抓手的學籍學歷管理模式。電子注冊包括學籍電子注冊和學歷電子注冊，前者為“入”，后者為“出”。通過運用計算機網絡管理的方法把好“出入”關，把許多原來需要手工操作的數據收集、整理、統計、分析、結算交由計算機完成，大大提高了工作效率，減少了差錯，確保了數據的準確性。

(一)從封閉性純手工操作到電子數據報盤，實現了學籍學歷信息的電子化管理。

2000年以前，特別是1994年之前的學籍學歷管理都是高校和省教育主管部門的封閉式手工管理，學生和用人單位無法查閱和核對，這為學籍學歷造假提供了滋生土壤，在一定程度上造成了不良影響。2000年，教育部在部分省、市實行高校畢業證書電子注冊管理制度試點，并建立“普通高等學校學籍學歷管理信息系統”。2001年，教育部正式對全國高校學生實行電子注冊信息上網管理制度，高校自行印制證書，但必須將畢業生的數據刻成光盤上報省級教育部門，各省報教育部備案，經教育部審核后予以承認并進入全國高等教育學歷證書檔案庫，供社會網上查詢，初步實現高校學歷的電子注冊。2005年，教育部在中國高等教育學生信息網開通了學籍學歷信息管理平臺，該平臺包括新生入學注冊、在校生管理、圖像校對和學歷注冊等模塊。2007年，教育部印發了《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，進一步明確了新生信息核對工作和學生在校期間學籍信息管理的內容。2008年，學信平臺開通了“重名重號”功能，通過姓名和身份證號的比對，在全國范圍內查出一批冒名頂替者，這給通過不正當的手段獲得學籍的學生沉重一擊，在源頭上杜絕了學籍學歷造假之風。至此，電子注冊制度從新生數據、在校生數據、畢業生學歷數據幾方面對高校學籍學歷進行了全方位規范化管理，進入了比較完善的階段。高校學籍管理人員從此從繁重的“紙堆”里走到了清爽的電腦桌前，整個學籍學歷檔案不再是作為“黃紙”束之高閣，而是搬上網絡平臺，隨時供大家查詢。

但電子報盤只是一種半自動化的學籍學歷上報模式，電子報盤需要高校在指定時間將電子數據送到省教育主管部門現場審核，幾乎所有學籍工作人員都要攜帶筆記本電腦和各類紙質證明材料。不合格數據需及時提供材料或在筆記本電腦上修改，修改完畢后必須再審，這在給各高校帶來不便的同時，也給省級教育部門增添了許多麻煩，比如從各高校借調人員騰出場地完成數天的數據審核，這無論是人力和財力上都是一種浪費，這種報送方式是學籍學歷網絡化管理發展的必然階段，是需要完善和更新的。

(二)從電子數據報盤到網上在線報送，實現學籍學歷信息的網絡化管理。

2008年，教育部下發《關于實施學歷證書在線電子注冊的緊急通知》(教學司函〔2008〕101號)，要求各省(自治區、直轄市)登錄學籍學歷信息管理平臺“學歷注冊”模塊，在線報送學歷數據，完成學歷證書電子注冊工作。2009年，各高校開始在線完成學籍和學歷注冊。各高校平時只需將在校生信息維護好，上報學籍學歷信息時登陸學信管理平臺，上傳數據并通過學籍信息與招生庫信息的一致性校驗、學歷信息與在校信息的一致性校驗，即可完成注冊。這種注冊方式不再需要集中電子數據報盤，大大節省工作流程和時間，同時數據更加嚴謹規范。因為這種方式要求在校生的信息變動必須及時維護，維護不及時的，在報送學歷時校驗不能通過，就無法注冊學歷。這也為教育主管部門監控學生的成長、成才提供了準確的動態數據。這樣的管理方式要求高校平時及時維護平臺數據，而不是等到學歷上報時再攜帶大量的證明材料手工審核，這樣既保證了學生在校期間檔案信息的完整、準確，又是過程化管理的體現。學籍信息電子注冊是對高?！斑M口”把關，學歷信息電子注冊則是對高校“出口”進行規范。在線學籍學歷報送使得學籍學歷管理平臺實現了學籍學歷全程網絡化的管理。

二、優化對高校教務管理中學籍學歷管理模式的設想

教育主管部門搭建起一個先進的學籍學歷管理平臺，實現了學籍學歷電子化、網絡化的管理，使得學籍學歷管理更加規范，為高校學籍學歷管理工作者帶來一個全新的管理模式。在新形勢下，高校如何順應這樣的管理模式，進一步優化學籍學歷管理，促使學籍學歷管理邁向一個新臺階呢?

(一)實現高校教務管理系統與教育部學籍學歷管理平臺無縫對接和數據共享。

教育部學籍學歷管理平臺實現了高校、省教育廳、教育部共同管理和維護的統一數據庫，實現了分級、交互維護和管理。但高校日常使用的教務管理系統與這個平臺有很大的差異，這造成兩個系統需要教務管理人員進行線下銜接，即大部分高校在學籍學歷注冊時必須完成三個環節:下載學校教務系統的學生數據，線下整理核對，上報學籍學歷管理平臺。學籍管理人員充當的是連接兩個系統的橋梁的角色，這樣無疑給學籍管理帶來新的工作量與更大的工作強度，同時也不利于學院和學生的參與。

因此，各高校必須優化自己的教務管理系統，解決校內教務管理系統和教育部學籍學歷管理平臺的兼容和對接的問題。目前某高校已推出一款與學位上報平臺無縫對接的學位信息采集系統，應該說這種理念與付諸的行動是值得學習和借鑒的。我認為高校的教務管理系統應該結合本校的實際情況，參照教育部的學籍學歷管理平臺進行開發和優化，并以教育部平臺為基礎，實現學校教務管理系統與平臺的數據共享，確保學校教務管理系統數據可直接用于教育部平臺，二者信息保持一致，按統一要求進行管理，這樣才能達到事半功倍的效果。具體來說需滿足以下幾個條件:第一，高校教務管理系統必須與教育部學籍學歷信息平臺的電子注冊數據兼容，減少人工整理數據的工作量。高校的學生檔案信息要按照教育部學信平臺數據結構的要求導入校內教務管理系統，所有的字段名與字段長度必須一致。第二，高校的教務管理系統應該開發并向學生開放的網絡查詢與信息修改功能，從而建立學生動態的電子學籍檔案。學生在高校教務管理系統中的角色與高校在教育部學籍學歷管理平臺的角色相當，學生有權利查詢自己的信息，有義務維護自己的信息。學生修改后的信息如果無需審核，就自動通過;需要審核的數據為待審核的狀態，需提交證明材料報上一級管理部門(學院)，由上一級管理部門審核，審核通過后才能生效。學生可以上網查詢自己的學籍信息和學籍的變動，以及個人信息的更改進度，等等。這樣既能讓學生真正參與到學籍的管理活動中，增強自己的主人翁意識，又能把學籍學歷管理人員從繁雜的事務性的工作中解放出來。

(二)實現高校教務管理系統“校、院、生”分級管理體系，推行學籍的學院二級管理。

隨著高校招生人數的擴大和教育部對學籍學歷管理提出的更高的要求，學籍學歷的管理任務更加繁重復雜，同時管理的理念也更為先進。所以學籍學歷管理不能按照傳統的模式進行，否則無法適應新形勢下的現代化的辦學模式和管理方式。學籍管理絕不是高校教務處一個部門可以獨立完成的，教務處在校內的教務管理系統中應該是管理者與審核者的角色，下面應該還有兩個層級:學院和學生。為保證學籍管理的質量，提高學籍管理效率，高校應充分發揮各學院的直接管理作用，即學院的二級管理。學院的主要任務包括根據學校的新生花名冊對新生的入學資格進行審查，并在教務管理系統中給學生進行學籍注冊;完成學生轉專業、退學、降級、休學、復學等學籍異動的預審工作，并在教務管理系統中提交處理意見。學院階段性將紙質材料報到教務處學籍管理部門，由學籍管理部門最終審核通過。在校生學籍信息變動時可以自己維護，逐級審核;畢業班學生畢業時配合教務處做好畢業生學歷證書照片的拍攝和電子注冊信息的校對工作，做好畢業生畢業資格和學位資格的審核和預報工作，以及證書的發放工作，等等。

每一個學院的院教學辦就是一個小小的教務處，必須有專人負責全院學生的學籍學歷管理工作。同時教務處需負責學院學籍管理人員的培訓和監督管理工作，并定期組織召開交流會，通報學籍處理的情況和問題，協調各學院的工作。實現學籍學歷的學院二級管理不僅是工作上的一個分配，而且是角色的一個轉變，高校的學籍學歷管理工作從傳統的“做”的角色向“管”的角色轉變，實現這個角色的轉變是新形勢下高校學籍學歷優化改革的必然趨勢，是現代化高等教育管理的一個新的模式。

總之，我國高校學籍學歷管理走過了從手工操作到電子數據報盤再到網上在線報送的改革路徑，學籍學歷實現了電子化和網絡化管理。今后要進一步優化各高校內部的教務管理系統，實現校內系統與教育部相關系統的共享和對接，實現校內系統的“校、院、生”三級用戶管理，進一步完善學籍學歷管理體系，將高校的學籍學歷管理工作推上一個新臺階。

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