信息化建設:出版社的必然選擇

編者按:“實施ERP找死，不實施ERP等死。”果真如此嗎?2009年剛剛完成ERP建設的中國鐵道出版社副社長劉忠民有著獨特的感受，“必須背水一戰”是他推進信息化建設的最深刻體會。

從2008年開始，中國鐵道出版社進行了ERP建設的實踐，經過一年多的努力，建成了ERP信息管理系統，取得了較好的成效。

建設ERP是適應時代發展、實現管理創新的必由之路

對于要不要建設ERP，在出版社內部一直有不同的認識。為了慎重科學地決策，我們進行了深入調研，在充分了解已經實施ERP企業情況的基礎上，對建設ERP的現實意義和戰略意義有了比較深刻的認識。

第一，建設ERP系統是適應科技發展進步的需要。近年來，信息技術、數字技術發展迅猛，在出版領域的應用越來越廣泛，越來越深入。可以預見，未來數字出版在整個出版領域所占的比重會越來越大。網絡營銷也在出版領域得到廣泛應用。在這樣的時代，出版社如果不順應科技發展潮流、積極發展數字出版，將難以生存和發展。ERP系統能夠為數字出版搭建一個基礎平臺，助推出版企業實現出版技術創新和升級。出版社建設ERP系統，是在科技發展新時代實現可持續發展的必然選擇。

第二，建設ERP系統是適應出版社轉企改制的需要。全國出版行業轉企改制，對出版社來說，是一個重大的變化。出版社成為真正意義上的市場主體，客觀上要求出版社大大提升市場化經營水平，而要做到這一點，必須有信息化手段作支撐。

第三，建設ERP系統是企業管理創新的需要。從鐵道社的情況看，過去受計劃經濟管理體制影響較深，管理基礎比較薄弱，很多管理工作還沒有擺脫“人治”管理、經驗式管理、粗放化管理，管理的隨意性較強。ERP系統的建立和運行，能夠通過流程再造、系統規范帶動企業管理創新，實現企業管理規范化、科學化。

通過反復討論，提高認識，我們深切感到，建設ERP系統不是權宜之計，而是勢在必行。如果我們現在因為怕麻煩、怕失敗而不進行ERP建設，將來可能會在管理上越來越落后于其他企業，甚至在日益激烈的競爭中被淘汰。在提高思想認識的基礎上，我們作出了建設ERP系統的決策。

取得ERP系統建設成功，必須科學組織、強力推進

ERP系統建設是一項十分復雜、難度很大的系統工程。其實施難度不僅在于技術繁瑣、操作復雜，更在于ERP系統建設對于傳統企業管理來說，所帶來的阻力和難度是相當大的。那么，怎樣才能實現建設ERP的目標?

第一，堅定目標導向，自上而下強力推進。由于部分員工對ERP系統的作用持懷疑態度，主動參與配合意識不強;由于建設ERP需要投入大量精力，與做好日常工作存在矛盾;ERP系統的建設和實際操作比較復雜，不容易熟練掌握，客觀上決定了建設ERP必然會遇到較多的阻力。因此，要保證這項工程順利推進，領導者必須以不可動搖的決心和堅決的態度來抓好組織實施。在確立建設ERP系統目標后，我們明確提出要求，在建設ERP系統這項工作上，沒有退路可走，困難再大也要如期實現目標。通過反復深入宣傳和引導，在全社員工中形成了不達目的誓不罷休的良好氛圍。這種氛圍的形成，為消除思想阻力、克服實施中的困難提供了強有力的支持和保證。

第二，科學組織實施，保證建設進度和質量。建設ERP系統，是涉及全社所有部門、所有員工的一項非常復雜而艱巨的系統工程。搞好這項工程建設，既要加強領導，也要科學組織，精心實施。

一是加強推進工作力度。社里專門成立了ERP工程建設推進工作小組，負責ERP工程總體方案的設計、推進計劃的制定，并負責抓好組織協調和具體實施。由主管社領導主持，定期召開會議，專題研究部署ERP建設工作，每次會議都對前一階段工作推進情況及效果進行總結評價，對下一步工作重點、所要達到目標作出具體部署，形成了一環緊扣一環、一步緊逼一步的強力推進態勢，為總體建設目標的實現奠定了堅實基礎。

二是培養和發揮技術骨干的作用。在各個部門選拔設立信息員，作為本部門ERP建設的技術骨干。由系統開發商(平章公司)、推進小組對信息員進行培訓，使其率先掌握ERP系統設計思路和操作技能。信息員既作為本部門實施ERP的設計師，認真貫徹推進小組的意圖和要求，對優化完善系統設計提出具體意見和措施，及時處理實施中遇到的技術難題，又作為本部門的“小教員”，對本部門的所有人員進行操作培訓，通過實際操作示范、手把手地教，使每個員工都達到懂原理、會操作，最大限度地減少了由于員工不會操作而影響工作的問題。

三是保質保量做好全員強制性培訓。每個部門上線運行之前，都由系統開發商、推進小組對員工進行培訓，使員工水平達到上線要求。培訓實行強制性約束，必須全員掌握上線操作技能。由于采取強制性措施，有力保證了員工的參訓率和達標率。

四是堅持“先上線、后完善”的實施原則。由于ERP上線運行的相關技術準備工作千頭萬緒，紛繁復雜，加上不同部門、不同崗位的人員素質存在一定差異，有些問題存在爭議一時難以解決。為保證ERP建設按計劃推進，我們研究確定了“先上線、后完善”的實施原則，就是在準備工作基本達到上線要求的時候，就果斷決策上線運行，在上線之后再根據實際運行中暴露的問題進行微調，使ERP系統逐步完善。實踐證明，堅持“先上線、后完善”的實施原則，最大限度地減少了實施中的扯皮推諉，有效防止了久拖不決、矛盾增加、疲勞厭戰現象的出現，有力保證了整個工程的順利推進和如期完成。

第三，堅持先進性原則，保證系統建設效果。能否建成先進、科學、實用的ERP系統，關鍵在于能否把先進性原則貫徹始終。建設ERP系統，需要大量流程再造、管理創新，而傳統管理理念、管理習慣一旦形成，就很難轉變。這就不可避免地會產生傳統管理與科學管理的矛盾沖突，甚至是激烈斗爭。如果讓傳統管理理念占了上風，即使最終建立了ERP系統，也是沒有實際意義的。在具體實施中，我們要求各部門要像維護自己的眼睛一樣努力維護ERP系統原有設計的先進性，積極自覺地改進自身管理，努力適應ERP系統的新要求，決不向系統開發商提出影響系統先進功能的調整要求。

ERP系統的建設和運行，促進出版管理發生了深刻的變化

建設ERP系統，是為出版社建立高效管理平臺、提升管理現代化水平、增強發展實力的重要工程，對于出版社長遠發展具有非常重要的意義。ERP系統建成投入運用以來，給出版管理帶來了多方面的變化，有力地促進了出版生產力的解放和發展，而且其作用將隨著ERP系統本身的不斷完善而日益放大和顯現。

第一，實現了資源共享和高效利用。ERP搭建了信息化、科學化的綜合管理平臺，使信息流、資金流、物流在平臺上快速流動并匯集整合，改變了過去存在的“信息孤島”、資源分散、資源綜合利用效率低的問題，充分實現了資源共享，為整合資源、實現資源綜合運用效率最大化提供了強有力的支持。

第二，提高了工作效率和服務效率。通過管理創新、流程再造，促進了管理方式的轉變，實現了工作流程的優化和簡化，大量編輯、出版、發行業務通過網上操作和流轉，大幅度減少了聯系、等待、傳遞等時間，提高了決策審批效率和辦理實施效率，同時解決了重復錄入、浪費人力的問題，極大地解放了生產力。工作流程納入ERP系統后，工作流轉清晰透明，上下道工序之間相互監督制約，有效解決了過去存在的相互扯皮、人為拖延、影響效率的問題，部門之間、工序之間的協同配合達到高效化，工作的計劃性和計劃的執行力大大增強。

第三，提升了精細化管理水平。過去，生產經營數據來自多個部門，相互矛盾，“賬實不符、賬賬不符”等粗放經營問題長期存在，一直得不到很好解決。平章公司創立的ERP系統，通過先進的管理模式、科學的流程設計、精確的核算體系，充分體現了精細化管理、科學化管理的原則，在推動出版社實現由粗放式管理向精細化管理轉變方面發揮了重要作用。ERP系統實現了編務、生產、發行、倉儲、財務等各個部門基礎數據的集成和統一，保證了經營數據的唯一性、準確性、可靠性，使出版社的精細化管理水平得到顯著提升。ERP系統的建設，突破了單品種圖書核算的難題，實現了單品種圖書的動態效益分析，為實行績效考核提供了支持。

第四，強化了經營風險控制。ERP系統實現了對經營數據、成本情況的真實、及時反映，解決了過去存在的滯后、階段性失實的問題，使社領導能夠隨時了解掌握經營狀況，防范經營風險。過去，社里對圖書庫存、紙張庫存情況的掌握若明若暗，現在每天都可以實現盤庫，及時掌握庫存情況。通過程序化、透明化管理，強化了相互監督與制約，有效杜絕了人為更改數據、信息及徇私舞弊等問題的發生。

第五，提高了快速應對市場變化的能力。過去，由于缺乏信息系統的支持，出版社對市場信息的掌握存在著滯后性，難以做到靈活快速地應對市場變化。ERP系統投入使用后，社領導、社內各部門、每個編輯都能通過信息系統實時了解到圖書銷售、回款等市場信息，可以根據市場變化及時調整和改進出版策略、營銷策略，提高圖書出版和經營的針對性、有效性。ERP系統建成后，出版社與圖書銷售商實現了信息互通，出版社可以及時了解銷售商的需求，及時予以滿足;銷售商也能夠及時了解出版社的產品特點，有針對性地組織銷售，從而進一步實現社店雙贏。