高校教學秘書問題分析

摘要:高校教學秘書在高校工作中主要起以下作用:各類信息的上傳下達;協助教學管理;教學檔案資料的規整與建設;在完成教學工作的基礎上處理行政事務。飛速發展的高等教育事業對高校教學秘書提出了更高的要求:態度積極主動;作風嚴禁仔細，處事條理層次分明;具備相應信息處理技術。高校教學秘書在整體水平、崗位設置、薪酬待遇、職業發展前景等方面都存在一定問題。今后應從崗位設置優化、增強服務意識、薪酬待遇改進、培養創新精神等方面進行改革。

關鍵詞:高校;教學秘書;崗位

中圖分類號:G642文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0234-03

引言

高校教學秘書在高校日常教學管理中地位十分重要。但目前高校教學秘書的崗位存在一定問題，這影響了他們的職業發展，影響了工作積極性，也在一定程度上影響了高等教育教學質量，因此對這個問題進行研究從理論上可以豐富高等教育的相關理論，在實踐中可以為改革高校教學秘書崗位設置提供參考，是有著一定理論和實踐意義的。

學術界對高校教學秘書問題的研究較少，這不利于高校教學秘書的職業發展，本文從高校教學秘書的作用、要求、存在的問題及改革發展方向對高校教學秘書問題進行初步的探討，提出了相關建議，希望能對高校教學秘書的研究提供些許貢獻。

一、高校教學秘書在高校工作中主要作用

看似簡單不起眼兒實則費時且重要的上傳下達工作。教學秘書要將學校、教務處等上級教學管理部門的各項規章制度以及相關規定，掌握了解并及時地、完整地傳達給系部各教研室、各位教師以及系部學生，使教學工作井然有序。比如，學校教學任務落實，學校調、聽課的通知，學校教學檢查的通知，學生選課通知，英語四六級考試通知，補考、重修學習考試通知，期中、期末考試安排等，都必須及時地通知到教師和學生。學校教務處與教師、學生更有一定的“距離”，領導者與被領導者，決策者與執行人之間的信息傳遞與交流的任務，就要由教學秘書來完成。比如，教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見等，教學秘書都要負責將這些信息加以收集、整理，按程序上報給學校、教務處或學院的相關領導，以備各級領導采取有效的措施和相應的對策，解決實際問題。而高校相對松散的上班形式及龐大的教師、學生人數給這一貌似簡單的工作增加了不小的難度。

繁重的日常教學管理工作。教師方面:專業教學計劃，教學、實驗大綱，專業教學計劃調整，教學任務安排，教師課表，教學日歷，調、停課，考試、考查安排，教師各學期考試試卷收集，教師工作量統計，教師課堂教學質量評估，教師教學獎申報與審批，教師獲取獎勵與處分的材料等。學生方面:專業分流;選課組織;教材征訂;學生各學期考試試卷整理、歸檔;補考、重修考試;學籍異動材料;學籍處理統計;學生獲獎材料;學生處分材料;畢業生資格審查;畢業生電子學籍;畢業論文整理、歸檔;畢業重修統計;畢業生質量調查;實習教育等大量重要的工作需要高校教學秘書又好又快地完成;其完成質量的好壞緊密聯系著高校教學質量的好壞。

教學檔案資料的規整與建設。檔案資料主要有五類。第一，教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息，可為學院領導搞好教學管理提供基本依據，保證教學管理順利進行。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等，為學院領導提供日常教學信息，便于安排聽課等教學檢查督導活動。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供學生的全部資料，以使教師在教學中全面地掌握學生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業實習材料、畢業論文等等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。第五，學院各部門下發的文件及頒布的規章制度。針對這些種類繁多且數量龐大的教學行政檔案資料要進行分類匯編，并建立電子目錄索引以提高查詢效率，從而確保教學運行中檔案資料的支持保證。

做好細致入微的日常行政管理工作。包括:每日的信件報刊更新、整理、發放工作;每周系部黨政聯席會議、全體教師會議的會務準備及會議紀要工作;每月定期的工資單領取發放工作及系部考勤表匯總上報工作;系部的會計出納工作;各類講座、會議的會務及材料收集工作;分擔系領導部分案頭工作;代表系部形象接待各類人員等。

以上看似只針對某一人，某一方面，但要想做好每一件事，都要從方方面面進行溝通、協調。

二、高校教學秘書崗位的要求

高校教學秘書的基本工作職責充分說明了教學秘書這一崗位的重要性。要使教學秘書能夠保質保量完成好上述繁重的基本工作，從事教學秘書崗位的人員必須達到以下要求。

教學秘書的工作態度必須積極主動。積極主動，就是積極的工作態度下的一種工作愿望，催發一種工作激情，激蕩一種工作熱情，延續一種工作感情，是人生態度、價值觀念等大腦干細胞中催生的一種良性品質，是曾經長期受到外界環境的刺激和錘煉而滋生的由內而外的非自發而自覺的優良品質。想提高效率，提升工作能力，就要學會拓展自己的工作思路，時時刻刻居安思危，帶著恐懼前行，只有這樣，才能真正做好了教學秘書這份工作。其實，誰都不可能全知全能，要學著不斷摸索著前進。教學秘書崗位的工作量大、工作面眾多、工作壓力重，只有保持積極主動的工作態度才能保證不被拖垮，才能做好教學秘書的工作。

教學秘書的工作作風必須嚴謹仔細，工作方式需要條理清晰、層次分明。教學秘書的工作具有“雜”、“散”、“急”的特點:“雜”體現在工作內容眾多，這不是單純的數量上的眾多，更是種類上的繁多;“散”體現在工作對象的多樣性，上有學校各職能部門，下要面對系部各教研室、所有教師輔導員及所有學生;“急”體現在工作時效性強，尤其在“雜”、“散”特點的影響下更是突出。針對這些工作特點，教學秘書必須首先要具備把“雜”、“散”的工作進行有層次、有條理地分解安排的能力，其次在“急”的特點進行各項工作時需要具備靜心仔細地開展的素質，只有這樣，才能把所有繁重的工作處理好，達到事半功倍的效果，對提升自身的工作積極性也起著重要的作用。

如今是信息社會，信息處理越發重要，隨著計算機的普及，信息技術得到飛速發展，各高校已基本實現辦公自動化、現代化。而教學改革的不斷深入，教學內容、教學方法、教學手段的改變要求教學管理也要隨之改變，對辦公方式的要求也越來越高，逐漸從原始的紙質作業、手工作業過渡到現代化辦公。現代化辦公設備和信息化的管理軟件對教學秘書工作提出了更高的要求，作為現代高校的教學秘書，必須與時俱進，具備操作現代化辦公設備的能力與技術，這是提高工作質量和效率的必要條件。只有不斷學習信息科學知識，不斷提高計算機操作水平和網絡技術，不斷提高管理水平才能跟上時代的步伐，才能提高工作效率。

三、教學秘書崗位存在的問題

隨著現代教育發展過程中，高等學校教務管理工作越來越受到人們的重視。[1]而教學秘書與教務管理工作聯系越發緊密，教學秘書崗位發展過程中的問題對教務管理工作產生影響，甚至影響到整個高校教學工作的質量。其具體表現如下:

教學秘書的整體素質有提升的空間。教學秘書工作人員的專業性不強，大多非文秘專業科班出身，80%~90%的教學秘書與原來所學習的專業或所從事的工作專業完全不一致，這嚴重影響了教學秘書作用的發揮[2]。從業者的學歷參差不齊，有中專、大專、本科、研究生、還有部分年輕博士兼職著，從而教學秘書整體學歷在高校中處在一個較低的位置。教學秘書的知識更新不夠，加之每天忙于具體事務，很少有機會進修、外出參觀學習，制約了管理能力的提高。高級職稱所占比例少，中級和初級職稱占有相當大的比例，職稱偏低現象決定著教學秘書隊伍很難更好地履行職責[3]。

教學秘書崗位的責權不分。教學秘書的主要職責是協助學校教務部門和院(系)主管教學的領導進行常規的教學管理工作。教學秘書是教學工作的執行者和管理者，但大部分高校及教師只認為教學秘書是執行者，尚未意識到現階段的教學秘書更是管理者。教學秘書承擔的責任大，但沒有相應的管理權力，出現了權責分離的現象，只是一味地工作而不能具體地管理，使得一些工作難以到位。

與承擔的工作和責任相比，教學秘書崗位的各方面定位偏低。教學秘書鮮有機會被提升，沒有明確的晉升發展規劃，這是教學秘書的普遍狀況，導致了教學秘書的發展前景缺乏穩定性和確定性。在現代組織體制中，每一個固定的職位都有確定的晉升途徑是職位設定的必要條件，而教學秘書職位仍然缺乏這種設定，這是非常不合理的制度問題。教學秘書的收入及待遇難以和教師、科研人員相比，和其他行政管理人員相比也不高，是院系中待遇最低的人員。大部分高校沒有確立教學秘書基層管理者的地位，多數教師也忽略了基層管理的重要性。以上這些造成了許多教學秘書每天按部就班，被動地執行上級的決策，遵循“多一事不如少一事”的工作原則，以完成任務、不出問題為最大滿足，從而抑制了教學管理向高效優質的管理與服務的發展。

四、高校教學秘書的改革方向

中國的高等教育已經進入大眾化教育階段，隨著學校招生人數的不斷增加和辦學規模的不斷擴大，高等院校普遍實行兩級管理模式，學校的教學管理重心下移，原來由學校教務處承擔的教學管理工作下移到各個二級院(系)。由此以來，二級學院教學秘書承擔的日常教學管理事務成倍增加，且管理內容更加復雜，促使高校教學秘書的工作更上一個層次，對提高高校教學管理水平起著重要的作用，必須對高校教學秘書現存的問題進行改革。

隨著高校教學秘書工作量的成倍增長，要想從容應對，工作方法很重要。如何將工作分解而不是簡單下放，如何將責任分攤而不是簡單推托，如何使合作者工作便利、使自己工作方便，如何使工作便于操作、簡單易行，一套有效、可行的管理辦法必不可少。而更為重要的是需要完善高校教學秘書職能設定，確定合理的職責范圍。目前各院校由于各自行政管理機構人員配備的情況不同，造成高校教學秘書的工作職能缺乏清晰的定位。部分院校籠統地將教學秘書納入行政人員之中，使教學秘書的工作范圍不僅局限于教務管理而是雜糅進許多行政事務。這在一定程度上造成教學秘書工作量過大，工作壓力過重，從而降低了實際的教學管理質量。為了保證教學管理的質量，必須制定明確的教學秘書職能。現代專業分工的基本要求決定了，要想提升教學秘書工作的質量，必須保證其工作的職能的明確和合理性。

隨著高校教學秘書工作范圍的不斷擴大決定了他要每時每刻與各部門打交道，在與人相處的過程中，溝通協調的能力就顯得尤為重要，要多站在對方的立場上考慮問題，在工作中不但要處理好與上級的關系，更要加強與教師、輔導員及其他眾多部門同事的交流，在理解中尋求支持，從而不斷地提高工作效率。在這過程中，控制好情緒，不斷提高涵養、提高服務意識是值得推薦的有效方法。高校教學秘書必須努力做到這一項，使工作事半功倍。

隨著高校教學秘書的工作量幾何級增長，工作難度逐級提高，相應的待遇也應該隨著改善。目前高校教學秘書的待遇偏低，與高校中其他崗位人員的待遇差距較大。與目前不斷發展的工作要求不相符，大大降低了高校教學秘書的工作熱情，不利于高校教學管理發展。首先要明確高校教學秘書的晉升方向，為其指明努力的方向，不至于使其產生工作倦怠感并且缺乏穩定性和確定性;其次，建立合理的工作考核機制，提高教學秘書的基本待遇。通過合理的工作考核機制，反映出教學秘書工作的實際業績，并將考核結果與教學秘書的實際待遇聯系在一起，逐步提高教學秘書的實際待遇。

教學秘書要具備創新精神和改革意識，尋找工作新的突破口，將各個領域的新思路、新方法、新技術運用到教學管理中去。這不但是工作方法的創新，更是工作思想的創新。只有不斷的改革與創新，不斷的學習與進步，才能跟上時代的發展;只有不斷的創造性的開展工作、解決問題，工作才能再上一個臺階，才是真正的做好本職工作。

參考文獻:

[1]郭鳳臣.高校教學秘書在教學管理中的作用及其基本素質[J].吉林工程技術師范學院學報:教育研究版，2003，(4):15-17.

[2]沈臘梅.中國高校教學秘書隊伍存在的問題及對策分析[J].無錫商業職業技術學院學報，2006，(4):48-49.

[3]楊衛東.淺談高校教學秘書隊伍存在的問題及解決辦法[J].時代文學·理論學術版，2007，(7):219.