轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)需要的思考

摘要:隨著醫(yī)院與醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)變得日趨激烈，人力資源部門應(yīng)主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求創(chuàng)新人事檔案管理工作，從加強(qiáng)人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容、變“被動(dòng)保管”為“主動(dòng)服務(wù)”、管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動(dòng)態(tài)管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通等方面進(jìn)行闡述，做好人事檔案管理工作為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;適應(yīng)新形勢(shì)

中圖分類號(hào):C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強(qiáng)人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開(kāi)展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補(bǔ)充工作，及時(shí)與各部門聯(lián)系，要求他們定期送交檔案材料。對(duì)缺少的材料要善于聯(lián)系溝通，變被動(dòng)為主動(dòng)，及時(shí)追補(bǔ)和不斷充實(shí)新的資料。

2.變“被動(dòng)保管”為“主動(dòng)服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要，堅(jiān)持“以人為本”的人力資源管理理念，樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時(shí)效觀念、價(jià)值觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，積極主動(dòng)提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動(dòng)坐等上門的接待方式，逐步走向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，努力開(kāi)拓檔案利用的新途徑。時(shí)效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，歸根結(jié)底就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，檔案人員要樹立效率觀念，在檔案提供利用工作中，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案，為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)。價(jià)值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認(rèn)識(shí)人事檔案的作用，特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。

3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動(dòng)態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充體現(xiàn)個(gè)人特色和時(shí)代發(fā)展的新內(nèi)容，增加一些反映個(gè)人特色的內(nèi)容，可以是誠(chéng)信材料，如病人滿意度，也可以是德、能、勤、績(jī)的考核材料，還應(yīng)將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、工資情況等及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)真正意義上的全面動(dòng)態(tài)管理，即通過(guò)查閱檔案，能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息，并能查到當(dāng)事人某一階段的真實(shí)情況。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化:近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，利用計(jì)算機(jī)將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦，使檔案據(jù)化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評(píng)價(jià)等功能，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

(1)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部職級(jí)、學(xué)歷、工資、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。(2)建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理。適應(yīng)人才流動(dòng)的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個(gè)人中能夠公開(kāi)部分的內(nèi)容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個(gè)人持有，用人單位只能閱讀無(wú)法更改。個(gè)人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象。

5.加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通:應(yīng)積極關(guān)注并加強(qiáng)與社會(huì)其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通，認(rèn)真研究流動(dòng)人員人事檔案在新形勢(shì)下的管理方法，制定流動(dòng)人員在從事各項(xiàng)工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時(shí)收集他們?cè)诠ぷ髦行纬傻牡履芮诳?jī)等歸檔材料，使新形成的各類流動(dòng)人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供強(qiáng)有力的保障。