淺談會計電算化在超市的運用

摘要隨著經濟的發展，超市已經成為零售業發展的重要形式，為了加強管理，增強競爭力，采用電算化管理，已經成為超市管理的必然趨勢。

關鍵詞會計電算化 超市 運用

中圖分類號:F23文獻標識碼:A

超市作為一種商業形式，在國外已有70年歷史，我國在20世紀80年代中期出現了以百貨、食品為主的超市萌芽，90年代初期進入初創期，目前超市已進入細分差異化競爭階段。為了強化管理，超市普遍運用會計電算化進行管理。它不僅運用電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬，而且運用電腦代替人腦完成會計管理和輔助決策的過程。會計電算化不僅能減輕財會人員的勞動強度，為會計工作節省大量的人力、財力和時間;同時也由于會計電算化計算手段和會計管理決策手段的現代化，既提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和準確度，也提高了會計的分析決策能力，更好的滿足超市管理的實際需要。

1 超市管理過程中常用的軟件

超市在管理的過程中目前還沒有一種軟件集管理功能和賬務處理為一體，根據管理的需要一般采用會計管理軟件和財務處軟件兩種軟件相結合。

1.1 超市管理過程中采用的管理軟件及管理功能

大中型企業通常選用“商友”或著“融通”等管理軟件。“商友”和“融通”都屬于數據標準管理軟件，對數據庫的管理及報表的編制都比較完善。例如“融通”的數據庫管理平臺就包括數據質量管理、主數據元數據管理、統一報表平臺、 數據開放平臺、業務報表、 靈活查詢、 決策儀表盤等多項管理功能;“商友”的管理功能和“融通”也基本差不多。一些小型的連鎖超市通常采用“佳為”、“速達”等一些專業的商業管理軟件，對商品的庫存及POS系統進行專業管理。但無論采用什么樣的軟件，在超市管理軟件中都必須具備“進、銷、存、”三種基本功能，但不同的企業可能會有不同的要求，這就需要軟件公司根據企業具體情況進行增減相關的功能。

1.2 超市在財務核算過程中采用的財務軟件及核算功能

超市在進行財務核算時，可采用的財務軟件比較多，小型超市通常采用如“管家婆”、“速答財務“、“金蝶KIS”迷你版等一些小型的僅僅具有核算功能的財務軟件進行賬務處理。財務數據則通過管理軟件的導出功能導出，再運用手工進行賬務處理，填制好記賬憑證，再把憑證手工錄入電腦，運用會計軟件的核算功能進行核算，在會計核算的過程中基本能夠滿足會計核算的需要。

一些大型的超市通常還是會用“金蝶K/3”或著“用友U9”等功能更強大的財務軟件。“金蝶K/3”能為您提供包括財務管理、供應鏈管理、生產制造管理、供應商關系管理(SRM)、客戶關系管理(CRM)、分銷管理、人力資源管理(HR)、協同辦公(OA)、企業績效、商業智能分析等全面應用系統，能有效整合企業內外部資源。金蝶K/3擁有HR、財務、供應鏈、基礎、制造等五大類模塊，其中HR中CEO平臺、考勤管理、人事管理、薪酬管理、等子模塊是人力資源管理的重要管理系統;在財務模塊中有應收款管理、標準成本、實際成本、資金預算、應付款管理、費用管理、合并報表等子模塊是進行財務管理的重要管理系統;在供應鏈管理中進出口管理、存貨核算、質量管理、采購管理、銷售管理、供應商關系管理等子模塊是超市會計電算化管理中重要的組成部分。所以“金碟K/3”是大型超市財務軟件的首選。如果你更強調財務上的與總公司的合并功能，那么你可以選用“用友U9”。用友U9能夠提供全面的多組織財務管控體系，從全面預算管理，管控到資金，管控到費用，管控到資產，同時通過對多會計準則多賬簿的支持，最后在財務合并中體現。在提供賬簿與組織間多重關系、總賬多賬簿、多會計準則等特性上，完美支持多組織企業在財務管理方面的應用需求。“用友U9”借助網絡的功能可以全面幫助總部對下面分店進行直接管理。

2 超市進行賬務處理的流程

超市進行賬務處理時，通常通過管理軟件對商品的“進、銷、存”進行管理，在管理軟件里對商品的直接成本及收入進行核算，通過財務軟件對整個超市的成本、費用及利潤等進行核算。

超市對大部分的商品一般采用配送中心進行配送，但不論是門店自行采購還是總部集中進貨，都應該建立和完善計算機信息管理系統，通過計算機對每種商品的單品進行系統的進銷存分析，形成計算機決策為主、人工修正為輔的進貨決策系統，對所有商品不定期進行完善，堅持優勝劣汰，以保證所有商品都是有市場競爭力、有價格優勢和質量有保證的。這就需要管理軟件的有力的支持。

商品送達后先對商品進行入錄，編好大中小分類，內容包括國際碼、店內碼、品名、規格、大小包裝(子目貨號)、銷售單位、進價售價、供應商、庫存等等。然后由管理人員進行監管就可以了。在進行庫存管理時，還可以根據商品屬性不同，在電腦里設定周轉天數，安全庫存量，負庫存可銷，低庫存提醒等，每天訂單也錄入電腦，并跟蹤到貨情況，這樣我們就能對庫存有很好的控制。

在銷售的過程中對所有商品應歸集到單品進行核算，在銷售的同時應該通過POS收銀系統自動生成銷售收入，自動接轉商品的直接成本，在大型的連鎖超市還應該自動生成應交稅額;一些中小型超市也是由收銀系統自動生成銷售收入，自動生成商品的直接成本，應交稅額則用財務軟件進行核算。財務人員通過規管理軟件的導出功能把相關數據導入財務軟件，然后進行賬務處理，完成整個單位的會計核算。

3 超市運用會計電算化取得得競爭優勢

計算機不僅具有高速、穩定、方便、快捷的特點，還有很強的邏輯判斷和邏輯分析能力，采用會計電算化不但可以大大減低會計人員的工作強度，而且可以大大提高他們的工作效率;現代會計的主要職能，不僅要求會計人員深入研究資金、成本、價格與利潤之間的變量關系，努力提高經營效果和經濟效益，更重要的是要參與企業經營決策，預測企業未來的發展趨勢，并實現由單一核算向全面核算的過渡。

3.1 采用會計電算化能夠降低超市的成本，提高經濟效益

(1)超市采用會計電算化可以大量減少會計人員。超市的多種類、系列化的零售業態體系的特點決定了會計人員每天的核算工作的繁重，采用會計電算化可以減少手工操作下會計人員大量的會計核算工作如商品銷售收入、商品的直接成本、編制科目匯總表、及總賬和明細賬的核對。原手工操作下核算工作在采用電算化后轉移到計算機內了，電算化會計除了人這個執行控制的主體外，基本核算工作主要通過會計軟件來實現的，也就大大減少了超市對財務人員的需求量，減少了相關的人工費用。

(2)超市采用會計電算化可以降低商品成本。超市采用會計電算化可以運用管理軟件的管理功能對商品的“進、銷、存”進行管理，超市里繁多的商品一般采用物流公司供應或者采用配送中心進行配送，加大采購量降低采購成本;通過計算機對商品銷售監控來確定商品的銷售情況，以確定商品的最低庫存量，減少積壓與斷貨現象，降低庫存成本。

3.2 采用會計電算化能夠加強超市經濟決策，增強競爭力

傳統的會計手工操作對超市經營狀況和經營成果的反映比較緩慢，而且使許多科學的管理方法無法應用。企業成本核算、銷售分析、經營考核等工作都無法做到及時與準確，會計數據利用價值低，不便于進行事后分析，會給超市經營活動帶來巨大影響。超市實施會計電算化后，可以有效減少人為的誤差，大大增加會計數據收集的準確性，同時可以使會計信息實現及時、快捷的傳送，對超市了解市場行情，增強市場競爭力加速經濟決策等起到積極作用。

4 會計電算化在超市運用過程中存在的難點

4.1 不少中小型超對電算化的認識還很膚淺

他們運用電算化的目的僅僅是為了減輕會計工作人員的工作負擔和提高會計核算效率，沒有建立完整的會計信息系統，也未能從根本上意識到會計電算化對超市生存和發展的重要性，由此導致信息的傳遞不及時、不充分，從而使信息在企業決策和管理服務中的作用性大打折扣。

4.2 缺乏合格的會計電算化人才

實施會計電算化后，需要大量既懂的超市管理，又能熟練使用計算機，同時還懂得會計知識的全面人才。然而，我國的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來的，即使有一部分人經過培訓，通過了會計電算化考試，也僅僅只是掌握了一些計算機應用方面的基本知識，他們對財務軟件處理會計數據的許多功能還不能靈活運用，也不能熟練地運用軟件去對信息進行加工整理和分析，也就不能有效地滿足各方面對財務信息的需求。

4.3 超市在實施會計電算化后，降低了會計工作所要求的職務相分離的原則

實施電算化后，由于會計電算化系統操作的高度集中，致使許多在傳統會計中的許多崗位合并，會計工作人員的大大減少，使一些不相容的職務得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力;并且由于崗位設置混亂、權限不明、串崗操作，有的單位由于人手缺乏，將計算機的維護、數據的輸入與修改、憑證的審核交給同一個人完成。這樣就導致在會計電算化的實際工作中不能很好地遵循職權不相融的原則，也就大大增加了企業會計信息的差錯和作假舞弊的可能性。

4.4 軟件本身存在的問題

目前，市面上還沒有對超市集管理和財務核算為一體的軟件。大多數軟件是由計算機專業程序員開發編制的，由于這些編制和維護計算機人員對超市具體的管理方面及財務核算的知識知之較少，軟件編制者和使用者之間就不能很好地進行溝通配合，雖然專業計算機人員編制的軟件也能實現用戶對數據的處理要求，但由于其對管理知識、財務知識的欠缺，他們編制的軟件在實際運用中集成化程度低、通用性差，使這些軟件很難使用，導致不少實行電算化的單位仍要會計人員對會計數據做部分的人工輔助工作。同時，這些會計軟件大多也只是實現了簡單的會計核算功能，僅僅是減少了會計人員的工作量，而并沒有滿足全面管理和預測要求，也就談不上實現真正的經濟效益和管理效益。

所以， 隨著超市飛速發展，采用會計電算化進行管理，運用電腦代替人腦完成會計管理和輔助決策已經成為一種必然的趨勢，我們只有加強會計電算化在超市運用，才能在競爭中立于不敗之地。

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