原始憑證存在問題及原因與防范對策

[摘 要] 原始憑證的管理水平直接影響會計信息的質量，同時也會影響一個單位的財務管理狀況和領導的決策判斷能力。因此，加強原始憑證的管理工作，是當前各級消防部隊加強會計基礎工作的根本措施，是進一步落實會計基礎工作規范的關鍵。本文以當前消防部隊在會計原始憑證方面存在的主要問題為切入點，深入分析存在問題的原因，進而提出了防范對策。

[關鍵詞] 原始憑證;存在問題;原因;對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 16. 013

[中圖分類號]F231.4 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)16 - 0033- 02

原始憑證是據以填制記賬憑證、登記會計賬簿的基礎性會計資料，是反映經濟活動的發生或完成情況，明確經濟責任的書面憑證。2007年1月1日施行的《中國人民武裝警察消防部隊會計基礎工作規范》第20條對原始憑證應當符合的基本要求做出了明確的規范。但是，我們在對基層日常的會計審計檢查中發現，原始憑證存在形式上不規范、內容上不真實的現象，應當引起各級領導和財務人員的足夠重視。

一、存在問題

1.形式不規范。表現在:一是所取得的原始憑證項目填寫不全，不符合會計基礎規范的要求。有的不填日期、接受憑證單位的名稱，有的業務內容、數量、單位和金額填寫不全，有的甚至沒有填制單位的名稱和蓋財務(會計)專用章;特別是目前各地使用的定額發票，更是填寫項目不全。二是報銷的大額發票項目填寫籠統，不能真實反映問題。如某單位購買辦公用品的2 000元發票，無具體的明細，還有在藥店購買中藥、西藥的發票，只寫中藥、西藥，無具體的藥品名稱等。三是報賬列支的手續不全，存在無財務人員審核、無經辦人員簽字或其他證明力不足等。四是對外使用內部結算票據或普通收款收據(或自制收據)替代發票或部隊收費票據。

2.內容不真實。表現在:一是經濟活動內容不真實。有的單位報銷的原始發票，以假亂真、真假難辨，其表現形式大致有4種:假事假票、真事假票、假事真票、真事真票。如一單位因送禮、請客的白條不好報銷，就用所謂餐館定額發票報銷開支餐費5 600元，且發票連號，沒有公章或私章，也無附件。二是虛開、虛報支出票據。如有的單位將正常的招待開支開成假的車輛維修費、燃油費或營房修繕費等。三是發票的號碼與日期存在倒置，說明未如實反映經濟活動發生的時間或發票內容虛假。

二、問題產生的原因

造成原始憑證不規范，甚至失真的原因，主要有以下幾個方面:一是內控制度不健全、不落實。一些單位內控制度不健全、不落實，財務管理松弛，沒有嚴格、規范的驗收審批制度。二是財務人員履行職責責任心、原則性不強。一些財務人員未能認真履行會計法賦予的職責，執行會計制度不嚴格，加之對一些事由張冠李戴，填寫不合規，手續不完備，以假亂真的發票疏于審核或審核把關原則性不強，讓其蒙混過關;有的以領導審批代替審核，只要是領導批了的，什么發票都可以報銷。三是個別單位領導法制觀念意識淡薄。為了小集體利益，不顧損害國家和部隊的利益，隱瞞真實情況，弄虛作假，對失真發票睜一只眼閉一只眼，放棄了監管，讓其有機可乘;甚至有的單位領導自做主張虛列支出套取資金，不認為是違法行為，反倒認為是很正常的事情。四是監督部門專職人員沒有認真行使職責。對發現的一些私制亂造、違規使用發票的典型事例，沒有進行有說服力的宣傳教育、打擊和處理，助長了違法行為的發生。

三、防范對策

1.強化單位負責人的責任意識和法制觀念。強化單位負責人的責任意識，就是要按照《會計法》賦予單位領導人的責任，正確履行。會計法第四條明確規定，單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性和完整性負責，所以單位負責人必須樹立第一責任人的意識，切實把會計工作放在突出位置;堅持原則，以身作則，并誠心支持財務人員嚴格把關。強化單位負責人的法制觀念，就是要求單位的負責人，要時刻牢記樹立依法管財理財意識，不斷熟悉黨和國家以及部隊的財經法規政策與規定，并在執行過程中嚴格落實。一個單位的領導如果不重視財務工作或者重視程度不夠，又沒有強有力的民主監督，必然會造成管理混亂，出現會計基礎工作薄弱乃至違法違紀問題是必然的。一個單位主管是本單位財經管理的第一責任人，不能只抓行政管理和軍事訓練，不抓財務管理，也不能只將財務管理規章制度掛在墻上說在嘴上，而對經費實際開支使用情況不聞不問，甚至嘴里說遵守規章制度，而實際上則帶頭違反規章制度，要真正履行好單位第一責任人的職責。

2.強化財務人員履行會計法和有關法規的執業力度。財務人員要認真執行會計法和《中國人民武裝警察消防部隊會計基礎工作規范》，忠于職守，對違反規定的不得報銷或向單位領導報告，切實認真履行法律賦予的權力和職責，依法辦事，維護會計法的嚴肅性和權威性，加強對發票內容真實、合法、合理性的檢查和審核力度。一是加強對開支的真實性審查。主要是通過對構成原始憑證開支的七大要素的檢查分析進行的。①查名稱。開支憑證的名稱很多，叫法也不統一，原則上都要使用稅務發票才能作為報銷的正式憑證。只有注明“交顧客收執”、“發票正本”、“交購貨單位”、“報銷憑證”、“托收代發票”、“定額發票”的才能作報銷依據;注明“發票存根”、“副本”、“副聯”、“出庫單”等字樣的和在社會上已經過期的發票，都不能作為正式開支憑證。特殊情況無法取得正式開支憑證或憑證遺失的，應由經手人出具書面證明，并經有關領導批準，方可報銷入賬。②查臺頭。開支憑證都注有付款單位名稱，憑證上的付款單位與報銷單位不符時，不能報銷。③查內容。就是查開支憑證上的品名、規格、單價、數量、金額是否相符，大寫小寫是否一致，是否多聯復寫的原始憑證，有無直接復寫或用鋼筆、圓珠筆等直接填寫的憑證，如有不符，核實后方可報銷。④查日期。查是否屬于當年的開支憑證，如系跨年度的開支憑證，應查明原因，核實后方可報銷。⑤查簽章。凡是正式發票必須蓋有填制單位的財務專用章或發票專用章，并有經辦人的簽字;凡未蓋公章或公章與填制單位不符的憑證不能報銷。此外，還要注意發票是否為不準使用的過期作廢發票;注意憑證的填寫是否清楚，有無涂改、挖補、刮擦、消退的痕跡;遇有要素不全或形跡可疑的憑證，一時又無法下結論的，可持憑證到出具憑證的單位進行調查核實，如確有問題應及時向領導匯報處理。二是加強對開支合法性的審查。主要是審查開支是否符合黨和國家的財經方針、政策和部隊的標準制度規定，看有無違反財經紀律的開支，如請客送禮，擅自購買專控商品等，看有無自行提高或降低標準的現象;看有無計劃外開支和擴大開支項目的現象;看有無驗收人簽章等。三是加強對開支的合理性審查。主要根據事業任務的需要和庫存物資情況，審查所購物資有無積壓，是否符合艱苦奮斗、勤儉辦事的原則;是否符合開支范圍的規定。

3.強化監督查處力度。各級財務審計部門要加強對各級單位和個人的思想教育，對提供原始憑證內容失真的單位和個人查實的要嚴肅處理，以堵塞虛假失真發票的源頭，財務審計部門要加強對會計資料真實性的檢查審計力度，并注重邊檢查審計邊督促被審計單位規范原始憑證，對不符合會計制度要求或有疑點的原始憑證要加以延伸審計。同時，要強化責任追究，對開具、使用失真虛假發票行為，要處以重罰并追究責任人的責任，涉及違法犯罪的要移交司法部門處理并予以曝光，以儆效尤。另外，還要注重宣傳典型、曝光案例，紀檢、干部部門應相互配合，同心協力，齊抓共管，并形成強大的管理氛圍，確保原始憑證的真實合規和會計信息真實、合規、有效。