連鎖書店中的圖書商品采購

采購，是一個企業的核心命脈。擁有好的采購，可以幫助公司有效控管進銷存退，讓公司可以用最低而有效率的進貨成本和數量，創造出最大的經濟效益。在臺灣雖然有統稱為采購的職稱，但并沒有專門的科系開課教學。而且，每個行業的采購，都是極為專業而無法跨越的。

雖然采購的訣竅都是進銷存退的控管，但是每一行的原材料成本、周轉率、賬款與庫存值、毛利率都各不相同。因此，本文不討論采購這個職業，只對臺灣連鎖書店的新書采購這項工作，做個簡單扼要的描述。

如今，臺灣出版業圖書流通模式是大型連鎖書店對接大型出版社或經銷商。然而，臺灣出版業上游的出版社，實際上卻仍然是中小型出版社林立，10人以下的出版社占絕大多數。這些業者因為人力物力或其他原因，大多將新品圖書委托圖書經銷公司配貨銷售，與大型連鎖書店的圖書采購，沒有什么往來機會。而一些專業出版社，對連鎖書店有所防衛，對于將專業圖書引入連鎖書店，有其考慮。

連鎖書店的圖書采購，是一群認真而熱愛出版的人。這群人每天努力加班，分析研究新書內容和銷售數字，默默為公司和其所采購的新品圖書做出最符合雙方利益的謀合。

連鎖書店中的采購

其實，即便只有一家書店，也需要采購。只是單一門市采購，多半負責的是書店日常商品的補貨、退貨與書店整體庫存值的掌控。對于新品圖書，單獨一家書店，除非該書店擁有的特殊客群，與新出版商品的屬性十分吻合，否則絕大多數時候，單一獨立書店的采購，并無法決定新品圖書的進貨量。甚至，無法事先得知出版社何時會出版什么樣的新書。只有當經銷商或者出版社將新書送至書店門市后，書店采購與門市店員，再根據所收到的商品屬性，決定該商品的去留。

自上世紀80年代金石堂連鎖書店興起后，臺灣圖書市場進入了連鎖書店的時代。80年代末誠品書店崛起，經過十余年的經營，也逐漸走向大型連鎖書店。以臺灣現有的連鎖書店來說，大致上有金石堂、誠品、新學友、何嘉仁四大全省連鎖書店，另外還有諾貝爾、墊腳石、古今集成、敦煌、摩爾、復文、建宏等區域性或以參考書為主的連鎖書店。

在臺灣，連鎖商店是指擁有7家以上的同構型門市。如7-11、麥當勞、星巴克等都是知名的連鎖商店。而對書店業來說，臺灣最大的兩大連鎖書店就是擁有90多家門市的金石堂和擁有50多家門市的誠品書店。擁有這樣龐大數量門市的連鎖事業體系，為了品牌形象、進貨成本統一、到店時間等各種大小不一的因素，勢必要有一個獨立于門市采購之外的部門，負責商品的進銷存退——那就是商品處。

能夠稱得上連鎖書店，不只是擁有7家以上書店門市這么簡單。除了門市此類營業單位外，連鎖書店還擁有總管理處、信息處、企劃處、商品處、物流與書店門市等不同部門。如果說一家書店是一個點，只需要擁有門市采購、總務、店長等職員，那么一個連鎖書店就宛如功能分化的社會，分工更為細密而且部門數量增加。

書店不只賣書，書店采購也不只有圖書采購

一般人提到書店，大概就想到書。然而其實臺灣書店賣的，不只是書。一般的書店都還銷售文具、雜志、禮品，甚至有些書店還會銷售CD、VCD、DVD等。因此，連鎖書店的商品采購，也按商品種類，分成很多類別。以誠品書店為例，誠品書店商品處的采購就分有中文圖書、中文雜志、外文圖書、兒童、文具、影音、自制品、行政等不同類型的采購。而每一種采購都各自有其往來廠商和商品進退貨的訣竅。

說采購是連結連鎖書店各部門的核心環節，一點也不為過。連鎖書店商品處的采購，大致上來說，有十大主要的業務對象，而業務對象又可粗分為對外和對內。

對外，除了要和供貨商（出版社營銷企劃、圖書經銷公司業務）接觸外，偶爾還會接到消費者的電話和客戶訂書的查詢。

而對內，對上要對公司高層負責。報告采購自己負責的供貨商的賬務、書籍銷售狀況、業績增長消退，與企劃處合作大型書展者或跨店營銷活動，與物流追蹤書籍訂單的狀況，跟催暢銷新品的到貨狀況，書展開店訂單備貨狀況，問題書退貨狀況等等；信息處門市與商品處的計算機信息系統問題；設店，當公司決定成立新門市時，需要與采購開會決定商場的商品結構和開店訂單的備貨流程與細節。另外則是和營業單位的店主管、采購、圖書管理人員緊密聯系，實時掌握書籍銷售狀況。還有客服部門所反映的一些特殊客戶投訴案件，有些也歸屬采購處理。

圖書采購每日需要接觸的人員和業務總類十分繁雜，必須十分擅長溝通協調與時間分配，還要有極佳的耐性和細心。

中文圖書采購的日常事務

中文圖書采購常戲稱自己是小事部門，原因在于，圖書采購經驗的累積，是由每天無數繁雜細瑣的行政工作而來。一個采購一年也遇不到幾次像《哈利·波特》這樣的超級暢銷書，每年經手的新書有一兩千種品項，而且還有無數以前舊書的退貨，絕版書等細瑣行政事務需要處理。

一個采購平均約要負責60－80家左右的供貨商。供貨商可能是和書店直接往來的出版社，也可能是圖書經銷公司。我們可以想象一下，每個廠商每個月傳一次新品提報，一個采購一個月最少要開多少會議？而且，大型圖書經銷商甚至每周兩次，或者至少一個月兩三次的新書提報會議，光是基本的新品提報會議，一個采購每個月必須承接的數量就十分驚人。更別提下面我們簡單條列的采購日常行政工作：

1.選書會議：選書與新書推介，撰寫新書推介文案

2.門市未建文件客訂單

3.進貨（新書下單）：廠商新品報樣匯報、書籍資料分類、書籍挑選

4.洽談、開發新廠商

5.成本控管：制作采購預算

6.退書：絕版、再版、改版、問題書（版權）、重新上市

7.賬款：對賬、延票期、制作書展賬款。月結、寄售、買斷（外文）、銷結

8.書展進退貨：籌劃書展，企劃活動時間與贈品、書展銷售狀況控管

9.銷售：閱讀圖書銷售清單、制作供貨商銷售排行榜、暢銷書追補、新書首批下單折扣與數量判斷

10.書展企劃案會議

11.買斷品的處理

12.與廠商的采購談判：正式與非正式

13.店長會議和業務單位主管溝通

14.訓練進修課程：進修課程、出版相關刊物的閱讀自修

15.商品建議：針對廠商即將或計劃出版書籍作書名封面等建議

16.庫存值：全書店商品庫存值得控管

17.開店訂單：主題書展、書店特色、勾選書單、系統下采購單、判斷庫存值與下單數量

18.定期巡店：了解銷售狀況與門市客層

19.注意業界動態與出版趨勢

20.書店毛利、庫存值、銷售狀況、廠商賬務管理等

21.圖書采購基本考慮：掌握進銷存退

一個好的采購，最要緊的就是掌握“進銷存退”這四個字，然而說起來簡單做起來難。

采購，每天必須隨時隨地準備好和任何人溝通協調，定期巡店、了解不同門市的需求與客層差異。曾經有主管認為，一個采購應該至少在一年內走遍全省各門市，或者經常請教門市人員，不斷閱讀銷售數據、分析銷售數據，了解書籍數據與信息判斷書籍市場，書店整體庫存值，注意店面銷售狀況的反應，幫忙主動追補暢銷圖書。

除此之外，還要了解出版社動向、出版趨勢、出書方向、書籍市場與屬性，掌握物流、商流、信息流、現金流（周轉與利潤）、供貨商業績與采購策略，與供貨商維持良好的合作伙伴關系，熟悉商品進貨數量的判斷原則，掌握進銷比與付銷比（書店付出之款項與銷售間的比例），建立標準化流暢采購流程，設法降低成本，擁有獨立客觀判斷新品下量數據的能力，才能夠精準掌握新書下單的數量。

開會開到死在某種程度上也可以拿來形容采購。除了下采購單之外的工作，和廠商的新書匯報是開會，選書是開會，設店會議，店長會議是開會，和企劃處的活動更需要密集的開會。而總管理處偶爾的教育訓練，也是某種會議。

結論

從一本新書的進貨到最后的絕版或者退書，也就是從一本書的生到死，基本上都是由商品處圖書采購所經手。圖書采購將新書迎進書店，給其一個應得的位置。到最后，出版社決定該書下架離開書店，也是由采購下退書清單，將書送回出版社。

一個圖書采購，是每天迎接無數新書與舊書的人。或許這群人忙于日常行政事務，然而這是一群熱愛圖書的文化人。在公司要求絕對商業利潤的前提下，他們努力地為好出版品尋找最好的銷售機會，希望每一本由編輯努力完成的心血結晶，都有讓讀者接觸的機會。

采購是調和出版業文化與商品兩難的實際執行者。因為采購采買的是文化，決定的數量卻是商業利潤。采-文化，購-商業，一個好的圖書采購，是在有限的經費下，兼顧圖書文化質量與書店利潤（周轉率、毛利、整體庫存值、賬期等）。采購是一個博大精深的行業，本文只能概窺采購日常行政工作，講述一些采購的日常行政工作。