淺談群文檔案的管理

隨著文化藝術事業的發展繁榮，近年來我國的群文檔案也在迅速發展。建立和完善群文檔案工作制度的重要性和迫切性，已為越來越多的人所認識。 下面就如何規范化地整理藝術檔案問題略作粗淺探討。

一、檔案管理中值得注意的幾個問題:

1、檔案在保管中，人員知識的老化，設備陳舊，是當前群文檔案管理工作中不可忽視的一個問題。檔案的保管在檔案管理工作中相當重要。它是關系到所建立的檔案保證其整潔、完整、不壞不損、不丟失、不缺一字，是對每位檔案工作人員工作成效好與壞的實際檢驗。然而，我們一些鄉鎮文化站忽視了檔案的保管工作，使檔案在保管的過程中受到不應有的損失，給檔案工作造成了無法彌補的損失，這是值得注意的一個重要問題。這些問題一是設備陳舊。一些鄉鎮文化站的檔案至今仍停留在建國初期的保管水平。幾本檔案放在破木柜中一鎖了之。由于長期沒有防潮、防塵、防蟲等設施保障，使檔案受潮而使得字跡模糊，染塵而使紙張發黃，被蟲子嗑咬而丟失損頁。這必將給檔案管理工作帶來重大的損失。二是未嚴格執行定期檢查制度。有些檔案堆在卷柜里長期無人過問，很容易被當作廢紙扔掉，而扔掉的檔案資料中，有的甚至是最寶貴的原始資料，這就像一件文物被扔到大海里一樣，永遠被歷史潮流所湮滅，再也找不回來，這將會成為一件永遠彌補不了的憾事，給檔案管理工作造成不可估量的損失，這是值得我們注意的。三是由于崗位責任制沒有得到很好落實，減編減員造成專職檔案人員的減少，有的鄉鎮沒有專職文化員干脆由管公章的文書或其它鄉干部兼職，這樣就造成他們精力分散，工作不專一，其責任難以落實，說有人管誰也不管，說有責任又都不負責任，使檔案資料流失，到頭來出了問題又是互相推諉、互相扯皮，出了問題查不出根源，找不出毛病所在。

2、不可忽視平時的資料收集，采取多種手段和方法從事搜集、整理、保護工作。搜集、整理工作是一項任務重、難度大的繁雜工作。每一次的活動開展，從方案的實施，到具體人員安排，到取得成效的所有文字材料都應進行搜集。下鄉輔導時工作人員應該不怕苦不怕累不厭其煩地深入鄉村田頭，以甘當小學生不恥下問的精神，采取采方、詢問、咨詢、觀賞、聆聽的方法，用筆錄的方法，以文形式記載成文，必要時應該采用錄音、錄像的手段給予錄制，如實記錄。有了手頭的點滴資料，才有便于檔案的完整歸檔。

3、檔案工作人員缺少專業的培訓。在這個月的文化站評估定級工作中，我們發現很多問題。許多鄉鎮文化員是兼職的，可想而知檔案工作開展的情況，他們只有在做好自身工作同時才抽空整理一下文化站的檔案工作。再如一些老文化員，雖然說從事群文工作多年，但要把藝術檔案做全做好對他們來說也是一件難事。他們只是把一年的活動資料總結歸納裝訂一起，給別人看了很模糊。

二、檔案管理工作中的幾項改進措施:

1、加強領導:

建立健全檔案工作的管理機構，使檔案工作的管理不斷上新水平。在一個部門、一個單位，建立健全檔案工作的管理機構，是搞好檔案管理工作不可缺少的條件保證。一種是一把手分工負責，別一種是業務主管或常務主管領導負責，有各處或科室領導參加的領導組織機構，大的部門建立檔案館，小的部門有檔案室，并有一定工作人員專門從事檔案工作，有的還接收大學檔案管理系的本科畢業生來從事這項工作。從而，既保證了檔案工作領導力度的加強，又保證檔案工作人員業務品質的高標準，使檔案工作不斷上檔次、上水平。

2、加大投入力度:

檔案工作既然是我國各項事業的一個重要組成部分，那么，各級領導就要加大其投資力度，把檔案工作的設施建設、設備增置列入重要議事日程。如:一些財力緊張的部門不同于一些有錢的部門，一切工作都受資金緊缺的制約。盡管如此，有一部分部門的領導對檔案工作的投入也是舍得花錢的。有的部門和單位修繕寬敞整潔的檔案室，增添了防潮、防蟲設備，有的增添了微機、電視機、錄放機，達到了檔案管理現代化，為文化藝術檔案的管理工作人員提供了便利的工作條件。

3、提高檔案工作人員的兩個素質:

檔案管理工作的性質，決定了檔案工作人員必須具備較高的修養，這就是說，檔案工作人員要有一定的政治素質、業務素質和科學文化水平，檔案的工作人員更應該具備以上的條件。因為檔案工作的任務重大，是擔負著工作成果及其他資料的積累和傳承重任。同時，又是一項專業性很強、具有一定科學性、技術性、知識性的工作。因此，檔案工作人員應具有一定專業技術、業務水平和廣博的科學文化知識，這樣，才能保證檔案管理工作的質量，使這項工作能適應兩個文明建設的需要。

另外，還要加強檔案工作人員的兩個素質建設，提高檔案管理水平。檔案工作人員大多是由沒有經過正規院校的專科學習的培訓人員來擔任，因此，加強檔案工作人員的兩個素質提高，是我們不容忽視的一個重要工作環節。把提高他們的思想政治素質、業務素質和科學文化水平，提高到檔案整體水平的戰略高度來認識，作為一項重要工作來抓。如:在人事檔案方面，要經常組織、監督和會同檔案工作人員學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論。在提高專業理論水平和業務技術能力方面，領導者舍得智力投資，積極支持檔案工作人員參加各種專業教育學院辦的各種專業學習班進行專業培訓。同時，還要結合本單位工作的實際，派檔案工作人員到檔案管理工作開展得好的單位去學習取經，學習好的工作方法和經驗，用來提高本單位的工作。

總之，要想真正搞好群文檔案工作，還有一個特別應該注意的問題，就是首先要努力學好江澤民同志提出的“三個代表”思想，以“三個代表”思想為動力，指導群眾文化藝術檔案管理工作，并要貫徹始終，做到思想領先、行動緊跟、任務明確，不遺余務地把群眾文化藝術檔案管理工作搞好。