會計電算化下高校內部控制芻議

[摘 要] 隨著信息化社會的到來，使用計算機進行會計核算和管理已成為歷史發展的必然。本文在分析會計電算化系統對會計內部控制產生影響的基礎上，提出了會計電算化下加強和完善會計內部控制的策略，以確保高校實行會計電算化后，系統能夠正常、安全、有效運行，從而提高高校現代化管理水平。

[關鍵詞] 會計電算化;內部控制;策略

doi : 10 . 3969 /j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 07. 004

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)07 - 0010- 02

內部控制是高校內部管理活動中采取的一系列具有控制功能的組織、程序、手段的總稱，包括會計控制和管理控制。高校為了實現既定的管理目標，必須建立一整套內部控制制度，以保證高校有序、健康地發展。高校在建立電算化會計系統后，會計核算和會計管理環境等發生了很大的變化。會計電算化在高校的普及和應用，對提高工作效率、規范財務管理等都起到了重要的作用，也給高校內部控制帶來了較大的影響。

一、會計電算化系統對內部會計控制的影響

(一)高校會計核算環境的變化

會計電算化的普及和應用，使會計核算的環境發生了很大變化，為了適應會計電算化的需要，財務部門的組成人員從原來由財務、會計專業技術人員組成，轉變為由財務、會計專業技術人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。同時由于網絡技術的迅猛發展及其在財務中的進一步應用，遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上采購、網上銀行等得以廣泛應用，這些新事物的出現直接導致會計核算環境發生巨大變化。

(二)會計信息存儲介質、存儲方式的變化

電算化系統下會計數據以肉眼無法識別的形式被直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計信息系統中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上的會計記錄其勾稽關系較為明確，而在電算化環境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質很容易被改動，對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。電磁介質易受到損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統下如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

(三)內部控制的重點發生了變化

實行會計電算后，數據處理部門將成為內部控制的重點。會計業務的處理關鍵是數據的處理，數據的準確性直接影響到財務結果的可靠性。會計數據的可靠性是指數據來源及數據處理所使用的會計程序要合法，原始數據要真實無誤。數據缺乏可靠性是會計系統最嚴重的隱患，如果所發生的數據沒有真實性可言，那么其得出的財務結果就沒有任何意義。在會計電算化下，一些職能部門負責原始數據的審核、錄入、復核、計算機輸出報告的分析，原始數據僅需一次性輸入到計算機中，電算化系統就會自動完成各種賬簿的登記工作，大量的工作都集中到電子數據處理部門，因此全部責任和數據也高度集中于電子數據處理部門，使其成為內部控制的重點。

(四)計算機的使用使控制舞弊、犯罪的難度加大

在會計電算化環境下，儲存在計算機磁性介質上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員只要稍具備一些數據庫知識完全可以繞開會計軟件的各種措施，通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀重要的財務數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，控制計算機舞弊和犯罪的難度較手工會計系統更大，它所造成的危害和損失更大。

二、加強和完善會計電算化下高校內部會計控制策略

(一)加強電算化會計內部管理制度建設

針對會計電算化的特點，制定切實可行的內部管理制度。通過科學合理的部門設置、人員分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行控制。建立恰當的組織機構和職責分工制度，以相互監督、相互制約，防止或減少舞弊的發生，最大限度地防范和化解會計工作風險。會計電算化工作崗位可分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。內部控制的關鍵就在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，不能由一人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發、發展的職務與系統操作的職務;數據維護管理職務與電算審核職務;數據錄入職務與審核記賬職務;系統操作的職務與系統檔案管理職務等。同時，還應健全職務輪換制度。

(二)加強會計核算控制

會計核算控制是電算化系統內部控制中的重要內容。會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎，必須要保證賬務處理的正確性、規范性、真實性。會計核算控制內容應包括:原始憑證經過審查，在錄入處理之前都要經過相應權限審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。對需更正或刪除的不正確業務要按規定進行操作，嚴格執行復核制度。此外，復核人員還要仔細核對輸出賬務憑證的相關信息與實際發生的經濟業務相關信息是否一致，確保計算機賬務處理的準確性。會計數據輸出也要進行嚴格審核并簽章，同時做好會計數據的備份工作。

(三)加強和重視對電算化會計系統的內部審計

查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。審計人員對計算機舞弊可以在兩個方面發揮作用:一是在審計中直接查出計算機舞弊案;二是審核和評估內部控制系統的弱點，提請被審計單位改善內部控制制度，通過完善內部控制系統來預防、查出和處理計算機舞弊活動。 內部審計應包括:(1)對會計資料定期進行審計，檢查其是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，檢查會計電算化系統賬務處理是否正確、真實，審核費用簽字是否符合本單位內控制度要求，憑證附件是否規范完整;(2)審查機內數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的賬務處理應及時調整并分析原因;(3)監督數據保存方式的安全性和合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象;(4)對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞，針對薄弱環節進行有效控制，提高系統的安全性和可靠性。

(四)加強系統安全與網絡安全控制

高校實行會計電算化后，為了防止電算化會計系統遭到非法侵害，需建立多方面的安全控制制度。主要包括:制定上機管理制度，保證計算機設備安全的措施，如防火、防潮、防盜、防磁等;通過上機記錄制度，形成上機日志等;按照不相容崗位職責分離的原則，對各業務崗位人員授予處理自己負責工作的授權制度并嚴格控制監督，健全并嚴格執行防范病毒管理制度;禁止在計算機上玩游戲;安裝殺毒軟件等。隨著網絡技術快速發展，高校應加強網絡安全控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等。此外網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過這些安全技術可基本保證內部網絡及外部網絡傳輸中的安全。

(五) 加強會計電算化檔案的管理

建立完善的數據存儲和檔案制度是高校會計電算化內部控制和管理的重要措施之一。為了保證數據的真實性和可靠性，避免操作風險，加強會計檔案管理，高校財會人員不僅要保存紙質的會計核算資料，而且要保存、保管好其他介質方式下存儲的各種會計數據和計算機程序，以及系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。除此之外，還應定期進行檢查和復制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。

(六)完善人才培訓制度，提高會計人員素質

再先進的設備和系統軟件歸根到底是要人來使用和操作的，要提高會計人員計算業務素質，必須加大電算化人才培訓力度，培訓過程中應著重立足于本單位實施電算化的實際情況，培養或聘用一批既懂電腦知識，又精通財會業務的復合型系統管理人才和軟件使用操作人員，推動高校會計電算化事業真正由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

(七)建立健全會計電算化反舞弊機制

為了保證會計會計信息的質量和可信度，會計軟件不得設置“反記賬”、“反結賬”功能，編制具有“反記賬”、“反結賬”功能的電算化軟件，是一種違法行為，必須受到嚴懲。會計電算化軟件設計應符合我國法律、法規、規章的規定，具有事前能預測、決策，事中能規劃、控制，事后可以核算、分析的管理型功能，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。拒絕使用違反《會計法》和《會計基礎工作規范》的軟件系統，以防范舞弊行為的發生，保證會計信息真實、完整。

主要參考文獻

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[2]李佳.談如何加強企業會計電算化的內部控制[J].山西財政稅務專科學校學報，2008(2).