淺議ERP在市政工程財務管理的應用

[摘 要] 本文以用友U872為背景，全面分析ERP在市政工程財務管理中的應用，提出市政工程財務管理中存在的問題，分析原因，提出解決方案和對策。

[關鍵詞] ERP系統;市政工程;財務管理;應用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 15. 014

[中圖分類號]F275;F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)15 - 0028- 02

市政工程企業在創造價值的動態過程中，從工程項目招投標，到工程合同簽訂、項目組織與實施、工程竣工與決算、工程后期保修等基本活動，以及各項計劃、財務管理、人力資源、協同辦公等支持系統，都會對各環節的分工和管理方法不斷進行總結提煉和持續改善，尋找解決問題的最佳方案，最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本，以獲得更高效率和更強競爭力。ERP是可以整合企業內部資源的企業經營管理系統，使企業業務數據統一化，全部在線處理。ERP利用信息技術成果，對企業內部的各類資源包括人、物、財、信息等進行規劃、統籌與整合，從而減少環節，提高生產率，增強企業競爭力。ERP是一個較完整的集成化管理信息系統，包括工程項目組織與實施、財務會計、質量控制、保修服務、人力資源、材料等管理系統。ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心管理思想就是實現對企業經營管理各方面的信息資源進行有效的整合與管理。

ERP在會計與財務管理中的應用有兩個特點:一是宏觀層面，ERP的架構在擴張;二是微觀層面，即ERP物理模塊在不斷細化。在具體應用過程中，包括管理方法精細化、流程控制精細化、管理對象精細化。而在財務管理中，ERP的應用推進了會計作業模式的變化。財務會計的作業方式，長期以來主要體現在事后收集和反映會計數據上，在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱，不論是及時性上，還是有效性上，都難以展現它的作用。在市政工程項目中，財務的成本中心在實施的工程項目現場。在項目前期，招投標階段雖然可以解決部分問題，如工程成本預算、工程風險估計、工程資金需求、工程承發包模式等，而實際操作過程中，傳統模式顯然在項目中期控制方面存在缺陷和漏洞。現階段在財務會計領域，ERP在市政工程企業財務成本管理中的應用主要涉及以下方面:

1.ERP系統在會計基礎核算中的應用

會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、現金、應收賬款、應付賬款、固定資產、成本等部分構成。ERP的會計核算模塊，涉及總賬模塊、現金管理模塊、應收賬款模塊、應付賬款模塊、固定資產核算模塊、預算管理模塊、成本核算模塊、采購模塊、庫存模塊、報表模塊和工資核算模塊等。

2.ERP系統在財務管理中的應用

財務管理的功能主要是基于會計核算的數據，再加以分析，從而進行相應的預測、管理和控制活動。它側重于財務會計、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事后反饋。ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事后財會信息的反映，到財務管理信息處理，再到多層次、一體化的財務管理支持。這種轉變體現在，它吸收并內嵌了先進企業的財務管理實踐，改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。它在支持企業的一體化經營上，為分布在各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺。由于支持基于Web的財務信息處理，為企業基于Internet的應用系統(如物料消耗等)提供了平臺，財務信息還可以通過Web方式收集和發布，使企業實現實時的、跨地區的財務管理成為可能。而市政工程的經營特點是工程項目分散在各地，可能在本地，也可能在外地，甚至在國外都有可能。現代網絡信息技術的普及為ERP系統的應用搭建了一個平臺，通過遠程網絡服務，實現信息的及時共享，財務管理能夠做到及時準確。

3.ERP系統在成本管理中的應用

市政工程成本管理需要一個能協調計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面集成化系統，從而協助企業的各項業務活動都面向市場來進行運作。在ERP系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并且使用一個標準化的報告系統，用戶界面的統一結構使這個系統具有容易操作的特點，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體來說，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個方面:成本中心會計、訂單和項目會計、分析與決策等系統。 在市政工程項目中，按公司規模與織織結構不同分為不同的經營方式，如項目部式、職能式、矩陣式、復合式等組織模式。在項目實施過程中，引入預算管理、成本管理、績效考核、資金管理，實現財務控制的實施與管理的同步。按工程進度計劃、各項資源的需求計劃，實施工程項目，通過報表分析和圖表處理來分析差異，查找原因，可以應用魚刺圖、因果分析圖、橫道圖、香蕉圖等工具來協助財務人員和現場項目經理的具體工作，以減少材料浪費、資金占用、人員窩工、機械費超支、管理費用超支，及時處理索賠和工程項目變更，及時清收進度款，避免資金調度不當造成的信用降低和工期拖延，及時降低或規避運營風險。

4.市政工程成本管理條件的影響

ERP條件下，信息技術是整個管理平臺的基礎，大量的業務流程管理依賴信息技術得以實現，經營者所需的各類管理數據通過相關的管理模塊取得，如:物流管理模塊為其提供采購、庫存、進度方面的信息;財務管理模塊提供應收應付、資金、財稅等方面的信息;決策信息模塊提供企業經營分析、往來分析數據。在傳統的成本核算中，一方面成本核算所需的原始數據在準確性和及時性上難以滿足核算需要，使得成本信息的質量難以保證;另一方面成本核算的間隔期長，內容單一，對短期內的成本波動缺乏敏感性，也無法為產品成本變動提供全面而有力的因素分析。

5.成本管理模式的變化

ERP 系統強調事前計劃、事中控制、事后反饋的統一，相同的管理模式也體現在成本管理中，與傳統的成本管理相比，它采用了更加全面的成本管理模式。ERP系統成本管理主要包括成本預測、決策、計劃、核算、控制、分析及考核等內容，成本體系也不是僅僅停留在能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統任務。在ERP條件下，市政工程企業經濟業務發生的同時，資金流動的信息就能隨即準確地反映到業務相關部門，從而真正實現了對成本的實時、全面管理。

6.物料清單(BOM)的穩定性

ERP系統在市政工程企業生產管理中使用物料清單，即按照物料清單所規定的物料之間的層次關系和制造過程，從產品結構的最底層次開始，從低層向高層累加展開計算，結合零件各自的采購或生產提前期組織生產，以此來最大限度地縮短生產周期，減少在制品，節約流動資金。在市政工程項目實施的過程中，若市政工程的BOM不穩定，既加大了ERP基礎數據輸入的難度，影響數據的穩定性，同時也必然導致產品的成本動蕩不定，對工程成本的變化情況也難以進行分析。因此，不同的工程項目，不同的地區差異，不同的季節，BOM的更改應當階段化、程序化，形成嚴格的審核制度。在技術上，可以設置不同版本，在滿足成本計算的連貫性的同時，也可以滿足工程項目個性化更新的需要。

7.標準成本的制定

標準成本是在正常生產條件下的平均先進成本，相當于人們常說的計劃成本或目標成本，是經營的目標和評價尺度。通過制定標準成本，可以進行生產計劃的編制，結合實際成本對照進行成本控制。傳統的工程成本計算體系中成本核算一般采用制造成本法來計算收益和納稅。但是制造成本法中間接制造費用和期間費用不再進一步區分為變動費用和固定費用，也不能直接應用于成本預測和成本決策。市政工程企業在ERP成本模塊實施過程中，標準成本的概念必須定義明確、結構清晰，并且要充分考慮標準成本內涵與原有成本體系的關聯性與可比性，并應用圖表進行差異分析，進行糾偏和糾錯，避免工程成本失控，保證成本預算和合理調整，以使工程項目的成本風險降到較低的水平，確保企業在工程質量、工程進度、工程成本3個方面得到較為和諧的統一。

8.成本信息的擴展

ERP條件下成本信息的廣度和深度都得到了進一步的提升。在傳統的成本管理模式下，企業的成本管理的范圍往往被局限于部門或產品，成本信息在數量上、種類上相當有限。在ERP條件下，成本概念跨越了生產、產品，注重對企業、對產品的全過程、全方位、整個生命周期的成本控制與管理。市政工程企業不同的承包模式顯得更加明顯。ERP的信息集成技術也解決了企業財務與非財務信息分離及信息滯后狀況，使成本信息的實時性、完整性和有用性得以實現，能夠滿足全面反映歷史信息、實時信息及未來預測信息的成本報告體系的要求，實現了成本信息披露的多元化。

9.成本管理模塊的個性化

ERP系統的成本管理模塊包括成本計劃、產品成本計算、成本分析、成本報告等幾個部分，市政工程企業在設計成本管理模塊時，應充分考慮成本管理的要求、生產工序的特點，結合成本中心的規模，將有關成本記錄到相關的成本中心分別核算，或者分批傳結轉到成本模塊及獲利分析模塊中心進行處理，通過詳細設定成本歸集過程、實施工序成本控制，使成本核算從粗放型轉向精確型，及時準確地反映產品在生產制造過程中的各項消耗，促進車間生產計劃管理的規范化運作。

市政工程企業在ERP的應用過程中，傳統成本計算模式與ERP條件下的成本計算模式二者之間的銜接是決定整個ERP項目實施成功與否的關鍵。在實施過程中應注意以下問題:當市政工程企業導入ERP系統時，許多資料直接由資料產生處的人員來錄入，會計信息會在交易完成后自動入賬，同時進入相關分類賬，并自動產出報表，且許多資料可直接從系統中即時存取。這樣，許多原本由會計人員來完成的基礎工作已被取代，而且，從作業的質量到速度，都比人工作業好得多。ERP的導入，本質上是會計工作內涵的新發展，是會計工作重心的轉移，即從以往對數字的計量與記錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工。會計人員提供企業咨詢、分析的價值將愈來愈受到重視。會計人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要。

主要參考文獻

[1]用友軟件股份有限公司.用友ERP系統管理使用手冊[Z].1996.