關于信息化建設中醫院檔案管理的思考

[摘 要] 本文論述了在醫院數字化建設中醫院檔案管理存在的管理滯后問題，以及在新形勢下提高醫院檔案管理的思路。提出加強和深化信息技術在檔案管理中的應用，強化檔案管理服務功能，實現在新的數字化醫院建設階段檔案服務的創新。

[關鍵詞] 醫院檔案;數字化建設;問題

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 15 . 037

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)15- 0087- 02

隨著信息技術的發展，數字化、信息化手段在醫院得到廣泛應用，特別是醫院收費、統計、病案、檢驗、影像檢查等部門廣泛采用計算機及網絡管理，極大地提高了數據的準確性和時效性，工作效率得到成倍提高。在新的數字化醫院建設階段，檔案管理必須強化服務功能，實現檔案服務的創新。

一、當前我院檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理意識淡薄，管理理念亟待更新

由于檔案管理不直接產生經濟效益和顯著的社會效益，因此，從管理層到分管部門以及具體工作人員，對檔案管理認識不到位，普遍存在“重臨床，輕檔案”的意識，只重視臨床病歷資料管理，對其他的文書、圖文、圖紙、相片、協議、合同、牌匾等綜合性檔案資料認為可有可無，認識不到綜合檔案對醫院自身歷史發展的價值、貢獻和在醫院管理工作中的重要性、必要性。

隨著醫院管理信息化的全面深入和推進，電子檔案的出現，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，必須有充分的思想準備和技術準備，以新的觀念去迎接新的挑戰。

2. 醫院檔案管理范圍界定不清，機構不夠健全

我院檔案管理整體上比較分散，缺乏一個清晰的管理組織架構。長期以來行政辦公室下設一個檔案室負責一般綜合的文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等的歸檔管理，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。隨著醫療事業的進步，檔案的內涵和外延都在發生積極的變化，由于目前還沒有統一的管理、評估、考核量化標準模式可循，使得各級醫院在管理檔案時，大都憑自己的經驗和實踐進行操作、摸索，更談不上規范化、科學化管理，使許多應該納入管理范圍的檔案，徘徊在管理之外。

3. 信息化程度低，各自為政

通過調查發現，很多醫院的檔案管理還停留在手工操作的階段，隨意性很強，缺乏科學的分類管理。我院基本用計算機管理代替了手工管理，但是信息化程度較低，沒有建立全面的數據庫，沒有完善的管理系統，因此也就沒有方便快捷的查詢系統供使用者調用。

由于存在多部門管理，又沒有統一的管理系統，各部門各自為政。

4. 檔案管理專業化水平低

專業性較強的檔案管理，要求從業人員不僅要愛崗敬業，更重要的是管理理念要適應時代發展的步伐。由于多種原因，檔案管理人員的專業素質參差不齊，知識更新不夠快，管理人員缺乏系統的專業知識培訓，領導甚至將綜合檔案室作為隨意安置富余勞動力的工作場所，造成管理人員的管理水平停滯不前，管理沿襲傳統經驗，甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上，影響了檔案的收集、利用、開發。

二、提高醫院檔案管理的思路

1. 增強檔案管理意識

檔案管理，是醫院管理的重要組成部分，領導重視是檔案管理科學、有序的重要保證。

2. 完善檔案管理制度

科學、有序的檔案管理，離不開健全的管理制度、管理體系。醫院應根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等有關法規，制定一套適合本醫院的檔案管理制度、考核量化標準，明確職責，逐級逐人落實，確保醫院各個門類、不同載體的檔案材料完整收集、移交、管理。

3. 提高檔案社會效益

檔案的價值，體現在為臨床、教學、科研、管理工作服務。因此，檔案管理人員，應緊緊圍繞醫院中心工作，主動挖掘、拓展檔案信息資源，積極開展醫院檔案編研活動，對信息深層次加工，提供全方位、高價值的信息共享平臺，以提高檔案利用率和社會效益，為醫院留下珍貴的歷史資料。

4. 加強檔案基礎設施建設

檔案管理硬件投入不到位，也是制約檔案管理發展的瓶頸之一。醫院應在原有基礎上，提高檔案保護檔次，有計劃地引進計算機信息化、自動化管理，建立標準統一、結構合理、便于數據處理的管理數據庫和相應的技術共享平臺，實現檔案數字化動態管理、監控。

5. 加強檔案考評建設

醫院檔案管理，是一項系統工程。分管領導應積極組織醫院綜合檔案室參與上級檔案部門舉行的檔案工作評估、升級等考評活動，以評促建、以評促改，縱橫比較，使檔案管理跟上時代步伐。

6. 檔案服務亟待創新

在新的數字化醫院建設階段，檔案管理必須強化服務功能，實現檔案服務的創新。由此，我們有以下思考:

(1) 整合信息資源，構造涵蓋多部門的電子數據庫，在保證數據安全保密前提下實行統一管理、資源共享。并在此基礎上構筑一個檔案信息查詢平臺，變實物檔案室為虛擬電子檔案室。

(2) 上門指導科室開展指導檔案立卷整理業務，及時跟蹤醫院重點項目的開展，隨時收集檔案材料，防止重要資料的丟失。

(3) 下一步應開始將具有查考價值的電子文件均列入歸檔范圍。

總之，我院已經開始了向數字化醫院邁進的步伐。與之相適應的是必須深化檔案管理的信息化創新。要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

主要參考文獻

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