淺談如何加強醫院檔案管理的信息化建設

21世紀是信息與高科技結合應用發展的時代，醫院檔案管理向信息化管理方向發展是必然趨勢。醫院檔案信息化建設以網絡化建設為基礎，檔案信息資料作為醫院信息載體是醫院管理的重要組成部分，而信息資料做為醫院最為寶貴的一大資源將直接影響到醫院的生存與發展，因此加強對醫院檔案管理信息化的建設迫在眉睫。

一、醫院檔案信息化管理的現狀

秦皇島市第一醫院是一所集醫療、教學、科研為一體的大型綜合性三級甲等醫院，信息科學技術在醫院獲得迅猛發展。在醫院整體推進信息化建設這一新形勢下，加快醫院檔案信息化建設，既是借助醫院信息化建設的有力契機，實現檔案工作跨越式發展的必然選擇，也是發掘檔案作用、推動檔案工作的內在要求。大力開發檔案信息資源，為醫院提供全方位的信息服務是檔案部門義不容辭的任務，更是為醫院檔案信息化建設提供了技術和智力支持。

（一）工作強度大，任務繁重，缺乏檔案管理專業化人員

醫院檔案管理工作涉及到很多細節方面，包括對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理；利用文檔處理軟件對數據庫進行規范整理以便檢索利用；采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息的安全性；電子文件進行轉換升級使其處于可用狀態，做到紙質檔案與電子文檔并存。而做到這些工作要求檔案部門人員要有相適應的熟練計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、還要有精通檔案業務知識的復合型人才。而目前檔案人員大多只懂檔案管理，對計算機應用知之不多，信息化技術運用能力不強，開發信息設備功能的能力有限，這在一定程度上制約了醫院檔案信息化建設的發展。

（二）電子設備更新速度快，需要大量資金投入

醫院檔案部門實行檔案庫房、技術用房、辦公室、調閱室分開；配備了密集架、目錄柜、計算機、復印機、掃描儀、打印機、空調等檔案設備和裝具；整體而言，檔案信息化建設的軟硬件基礎設施建設還很不到位，對檔案信息進行安全防護，而更新維護這些硬件設備都需要很大的經費投入。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，其核心是檔案信息網絡。只有建設先進的檔案信息網絡才能充分發揮信息化的整體效益。

（三）檔案管理的相關政策法規不健全，服務方式過于保守

保證檔案信息安全的法律法規、規章制度尚未完善，檔案信息管理的法律地位尚未確立，信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。而傳統的檔案管理服務方式過于機械，缺乏靈便性，工作中沒有對檔案信息進行深層次的開發和加工，這些問題直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（四）對新來畢業生的檔案管理不規范，管理手段落后

檔案管理部門在日常工作中沒有針對新來畢業生檔案形成明確細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作不及時，管檔人員在管理上流于形式，對接收到的畢業生檔案，只是將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

二、加強醫院檔案信息化建設的措施

針對醫院檔案信息化管理工作中的現狀和存在的問題，應采取以下措施：

（一）更新工作方式，提高工作效率，重視人才培養

隨著傳統檔案管理向信息化時代過渡，檔案工作人員的角色和職能也隨之改變，檔案管理人員不僅要在工作方式上進行更新，也要在工作手段上進行改進。計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索，我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等，因此加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。

做為一名檔案工作者除具備最基本的職業道德、基礎文化知識和檔案專業知識外，更重要的是掌握現代信息技術和相關領域知識。要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題搞一些小創造、小革新，以起到事半功倍之效。檔案隊伍的知識結構必須是朝著高學歷、多學科復合型人才過渡。一是加強信息化專業知識培訓，包括電子檔案的保管和利用，數字化檔案信息的存儲和傳遞等；二是加強行業標準、規范的學習；三是提高計算機運用能力，提高英語水平；四是建立考核機制。在現有檔案隊伍中開展繼續教育，鼓勵終身學習，并將此納入檔案人員上崗、評先評優、職稱晉升、任職等的考核條件之一。只有通過學習和培訓，才能提高檔案管理人員的綜合素質，逐步完善檔案管理人員的知識結構、培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術能力，以便更好地應用于自己的實際工作中。

（二）創新服務方式，完善檔案管理的政策法規

創新人事檔案管理的服務方式，強化服務意識，變過去“守攤式”服務為“開發式”服務，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務。醫院互聯網的建立使檔案信息資源更加豐富，而檔案信息化的服務方式要求是公開的全方位的，服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念，拓寬服務領域，提升服務質量。在日常工作中通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務，可以多途徑地獲取檔案信息，節省了時間，提高了利用效率。作為一名檔案工作者要不斷增強服務意識，有高度責任心，善于從政治上認識判斷形勢，積極主動地開展檔案管理工作，變被動等材料為主動收集材料。在工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神。這樣才能在服務中樹立良好形象，不斷提高工作效率。

標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，這是檔案信息化快捷、有序、健康發展的保障，是從管理、法制和技術等方面規范和協調個要素之間的關系。檔案標準化是一個制定標準化與執行標準并重的過程。醫院應加強上級檔案行政管理部門的各種業務規定，對過去不合時宜、制約人事檔案管理方面的政策加以完善，不僅檔案部門和檔案人員要遵守執行，醫院管理者及相關職能部門也應知曉。

（三）完善基礎設施維護，加強人事檔案管理的現代化手段

信息化發展，硬件是先行。加強以檔案信息為核心的檔案基礎設施建設，加大投入，配置與檔案管理現代化相適應的硬件設施。這需要醫院在人力、物力、財力上的支持。增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦等硬件設備，設置防火、防盜的自動監控系統，使電子設備即時擴展且易于維護。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，醫院建立微機局域網絡，在網絡平臺上編制一套文書、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣大大提高辦公效率，方便檔案管理者的應用，實現了檔案資料的網絡化應用，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，物盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

（四）創新檔案管理模式，強化對畢業生的檔案管理，

增強創新意識，建立專門的畢業生人事檔案系統軟件。對新接收的畢業生檔案應重新整理、重新組卷，剔除無用的資料，客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值，將其變成電子文件輸入到計算機軟件中。加強對電子文件積累、著錄、歸檔等環節的監督、指導，積極探索電子檔案接收方式和管理、保障、利用的方法，保證流動人員歸檔文件的真實、完整、長期可讀。

綜上所述，加強醫院檔案管理信息化建設，建立行之有效的檔案信息管理系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化的根本條件。通過遠景規劃，使我們認識到自身工作的價值及業績，做好檔案管理工作是我們義不容辭的責任。