淺談信息技術環境下的高校檔案管理及利用

檔案管理工作，是全國各行業內部的一個重要基礎工作，也是反映和衡量其管理水平的重要標志之一。如今，信息技術飛迅發展，也使檔案管理工作得到了改善。同時，要做好這項工作，需要檔案工作人員在實際工作中不斷總結經驗，不斷學習提高。所謂檔案管理信息化是指：在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，加速實現檔案管理現代化的進程。將現代信息技術融合到檔案管理工作中，也是一個提高檔案管理質量、效率、可靠性的重要手段。本人現將實際工作的經驗與如何提高工作質量的方法進行探討。

一、高校檔案的內容分類

高校檔案大致可分為：黨群、行政、教學、科研、財會、外事、出版和基建以及其他特殊載體和類別，如：聲像、人物、實物、歷史檔案等。他們是高校在教學、科研、管理等各項活動中產生的清晰的、確定的、具有完整記錄和保存價值的固化信息，是國家和學校的寶貴財富。

二、高校檔案的具體內容與管理方法

隨著科學技術飛速發展，電子信息技術的運用也日漸廣泛，信息化加快了人們生活、生產的節奏，電子檔案隨之出現，電子檔案的出現為檔案工作帶來便利的同時，也對檔案管理提出了新的挑戰，傳統的紙質檔案管理模式不能完全硬套到電子檔案管理中來，信息技術環境下迫切需要一種相應的檔案管理模式，即傳統紙質檔案管理與電子檔案管理相結合。

1、傳統紙質檔案管理

各學院及各職能部門在每年度結束后，將一年度的各類文件、資料等按照檔案的歸檔要求，集中整理、分類、組卷后移交給檔案館，文件材料必須完備、整齊、系統，符合規范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。通過嚴格的價值鑒定，區分出這些檔案的價值，最后根據其價值確定重要程度和保管期限。然后根據相關的分類方法并根據其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內的缺點和缺少的內容一一注明。在保管上紙質檔案要注意其對環境的要求。首先是庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度在50%-60%之間。其次庫房內要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。

2、電子檔案管理

具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環境條件一并轉存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸等特點，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；電子檔案對環境的依賴程度較高；電子檔案安全保護措施比較復雜；電子檔案的原始性、真實性難以保證。因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔”，這說明現階段文件的歸檔仍應以紙質文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。

三、高校檔案管理中存在的問題及對策

以我校為例，當前，我校檔案館正在對過去一些重要的歷史檔案及利用率高的檔案在逐步進行數字化掃描加工的工作。比如：畢業生在校成績的掃描（因為成績檔案的利用率極高，數字化便于利用，提高工作效率，節省了利用者的時間，順應了信息時代的步伐）；歷史檔案的數字化工作（便于保護和利用）；過去的一些黨群行政檔案的計算機錄入等等。這些工作非常重要，但是，工作量很大，就當前我校的實際情況來說，要想完成這些任務，還必須解決以下問題。

1、針對檔案管理隊伍素質偏低，加強信息化人才隊伍建設

目前專職從事高校檔案信息化建設的人員比例比較低，高校檔案工作者多是半路出家。很多人對檔案信息化建設重視不夠，覺得檔案管理不需要很高的學歷和技能就可以從事這個專業。所以就造成了檔案管理隊伍缺乏素質、結構不合理，影響了高校檔案信息化建設。

在人才建設方面應采取引進和培養并重的原則，加強人才隊伍建設。高校要為檔案部門配備具有較強能力的計算機專業人員，專門負責檔案信息化建設工作，此外，檔案部門要對計算機專業人員進行檔案專業知識培訓，使之既精通計算機和網絡知識，又熟悉檔案業務，從而更好地對電子文件進行管理。同時要加強對在職檔案人員的業務培訓，特別是計算機和網絡知識方面的培訓，提高檔案人員掌握和運用現代化技術的技能。

2、針對資金投入不足，加強基礎建設

目前高校的資金投入重點放在學校的重點實驗室、重點學科、教學樓、學生活動設施等教學及科研方面。對于高校的檔案管理而言，雖然已經普及了計算機和網絡，但是信息化需要投入大量的財力、物力、人力；信息化要求設備更新、配置技術含量較高的相應設備，在這一方面學校的資金投入還猶顯不足。

要進一步加大對檔案管理信息化建設的投入，及時更新設備，采購各種相應的配套設施，例如：計算機需要及時更新換代，保障檔案工作順利進行，各種管理軟件需要及時升級，保障檔案管理的先進性和安全性。

3、針對信息安全問題，加強安全保障體系建設

檔案信息化建設中不可避免與網絡有著非常緊密的聯系，網絡在給檔案信息化建設帶來諸多好處的同時，也存在著檔案信息中涉及國家秘密、工作秘密、個人隱私等其他一些不得公開的信息有可能被竊取的可能。

堅持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開放檔案網絡化利用，增強檔案信息安全和網絡安全意識。采取切實有效的技術手段和管理措施，加強計算機網絡檔案管理系統的監控，嚴格身份認證和密鑰管理，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，對各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上。

四、借鑒國外經驗，加大信息化進展

今年暑假，利用去日本度假的機會，我專門拜訪了日本京都府立綜合檔案館，所見之處，感觸頗深。日本建立檔案館、真正從事檔案管理的歷史也不長，1971年才建立了國家檔案館。日本京都府立綜合檔案館是地方性的檔案館，1963年建成開館。雖然只經過了短短的30多年，但在檔案保護、檔案利用管理上的電子化信息化工作已頗具規模。采用先進的縮微技術，使得珍貴的歷史檔案、行政文書、古照片等可以通過計算機末端進行數字圖像的檢索閱覽，有些數字圖像不需要到檔案館，直接通過檔案館的主頁就可以閱覽到。這樣，既有利于檔案的保護，又極大地方便了利用者，提高了檔案的利用率，擴大了檔案的影響力，增強了全民檔案意識，順應了信息社會對檔案管理和利用的要求。最為感動的是，為方便視覺障礙者，有些檔案資料，包括圖書檔案，還可以通過音聲閱讀器或擴大器來閱讀利用。可見其電子信息化程度之高，也可以看出政府對檔案的重視程度之大，資金、技術、設備投入之多，充分反映了當代信息技術環境對檔案管理與利用的人性化要求越來越高，值得我們借鑒。

五、小結

就我校檔案管理與利用上的電子信息化進程而言，這幾年進展與重視程度也很可觀，建成了頗具規模的智能密集架檔案庫……但是，要做的工作還很多，速度還不夠，要逐步加大力度，與國際檔案管理信息化水平接軌，使檔案的管理利用真正融入信息化潮流中。