OA條件下電子文件的管理

OA（辦公自動化）是指利用先進計算機網(wǎng)絡技術，將辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備之中，并由這些設備與辦公人員構(gòu)成服務于一定目標的人機信息處理系統(tǒng)。這種人機信息處理系統(tǒng)中，組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可以跨越時間與空間的限制，借助于網(wǎng)絡技術在同一網(wǎng)絡辦公平臺系統(tǒng)中開展辦公業(yè)務活動，從而極大地提高了工作效率。

辦公自動化系統(tǒng)因其快速、高效、便捷等特點，被廣泛應用于各單位的文書、事務處理系統(tǒng)，并由此催生了一種新型文件——電子文件。

一、電子文件的概念

（一）電子文件的定義

國際檔案理事會對電子文件的定義是：“以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或空孔卡／帶之上的文件／檔案，它的內(nèi)容只能通過機器來利用……”國際檔案理事會電子文件委員會解釋電子文件為：“在機械或個人活動的開展、執(zhí)行或完成過程中產(chǎn)生或收到的記錄信息，它由內(nèi)容、上下文和結(jié)構(gòu)組成，并作為一個整體提供該項活動的證據(jù)。”簡單來說，電子文件就是指由計算機生成和處理，以數(shù)字代碼形式記錄信息的文件。

（二）電子文件的特點

1、電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用。OA條件下以往的紙質(zhì)文件將被電子文件、機讀文件和機讀數(shù)據(jù)所替代，信息由計算機寫入和讀出，它的記錄形式是數(shù)字化序列，將輸入計算機的任何種類的信息都轉(zhuǎn)換成二進制代碼，即用若干個0和1來表示，這樣就使人們不能用肉眼識讀那些電子文件了。

2、存儲的高密度性。辦公自動化后，越來越多的辦公活動原始記錄以機讀型新型載體的記錄方式存在，這些機讀型的電子文件信息具有體積小、存儲量大等特點，可以根據(jù)需要隨時擴展、縮小或改變其存儲空間，一張普通的只讀光盤可存儲3.4億文字，一張高密度的只讀光盤可存儲量就更為巨大了。

3、電子文件的利用是可共享的，不再受時間和空間的影響。電子文件的虛擬屬性為文件的利用提供了便利。電子文件在其物理位置不變的情況下，可以實現(xiàn)在某一保管單位或某一保管空間內(nèi)的自由調(diào)度，文件得以共享，形成了跨越時間、空間、文化、語言的全新傳播方式，消除了文件傳遞和交流的時空障礙。

4、存儲條件的特殊性。電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件必需依賴于計算機系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應用才具有強大生命力，才能發(fā)揮它的作用，它從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都要依賴計算機系統(tǒng)。

5、電子文件信息的可變性。辦公自動化后產(chǎn)生的大量的電子文件信息容易更改，信息寫入后即可抹去重寫，就如光盤（指可重寫光盤）可以隨意刪除修改，不留任何痕跡，這就使得電子文件的“具有保存價值的原始記錄”這一真實性無法得到證實。

二、電子文件的管理現(xiàn)狀

目前，我國許多高校已經(jīng)正式開展辦公自動化，相關電子文件不斷膨脹，數(shù)量呈級數(shù)增加，電子文件如何及時歸檔管理，開發(fā)利用，成為高校檔案館必須思考的問題。從走訪的幾個單位電子文件管理現(xiàn)狀分析，主要存在以下幾個方面的問題：

1、辦公自動化和檔案工作脫節(jié)，電子文件的歸檔問題亟待解決。辦公自動化流程中，文件歸檔只是停留在辦文單位的保密員簡單的自動歸檔存儲這一環(huán)節(jié)，電子文件如何鑒定分類，提交檔案館，由檔案館接收后，如何集中統(tǒng)一管理等問題還沒有得到有效解決，電子文件存儲在虛擬空間處于無序無人監(jiān)管的狀態(tài)。

2、電子文件管理規(guī)劃、相關規(guī)章制度、標準欠缺。OA條件下各辦文單位基本上沒有電子文件管理的整體規(guī)劃或項目規(guī)劃，電子文件管理的整體規(guī)劃主要由檔案館和OA相關研發(fā)單位負責。電子文件管理的規(guī)章制度仍十分不健全，大多數(shù)檔案室基本上沒有相關規(guī)范性文件。

3、電子文件還沒有得到有效利用。電子文件不像紙質(zhì)文件那樣可以白紙黑字一目了然，原始性與真實性顯而易見。電子文件從起草、修改、簽發(fā)到印制都是在計算機上完成的，因而有便于復制、修改等特性，因此電子文件的憑證作用還沒有得到充分肯定，電子文件在憑證作用等方面暫沒有得到有效利用。

4、檔案館專業(yè)人才缺乏。電子文件的管理工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前從事檔案工作人員看，許多檔案館缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。

三、OA條件下推進電子文件管理的對策

1、進一步完善OA系統(tǒng)中電子文件處理功能。各單位要根據(jù)自身特點，結(jié)合工作實際，進一步完善OA系統(tǒng)中文件處理功能。針對OA條件下電子文件的特點，研發(fā)部門的技術人員和檔案部門的專業(yè)人員要共同研究，依據(jù)檔案學理論、方法提出文件處理的具體要求，從功能、實用等方面加以改進和完善。按照電子文件特點，將電子文件從形成、歸檔甚至銷毀整個生命周期各個階段的管理要求設計在OA軟件中。

2、建立健全電子文件歸檔制度。電子文件從形成到歸檔，跨越了多個部門，各單位要將形成的電子文件存儲、積累下來，向?qū)ｉT檔案部門進行網(wǎng)絡移交。網(wǎng)絡移交方式是通過OA系統(tǒng)向檔案部門移交電子文件，因此，OA軟件標準中要有電子文件的歸檔要求。檔案部門要將檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計與電子文件特點結(jié)合起來，建立健全電子文件歸檔制度，使電子文件真實準確，完整系統(tǒng)。

3、做好電子文件與紙質(zhì)文件的同步管理。鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件缺少認證功能，電子文件本身也存在著目前技術手段難以克服的缺陷，所以單獨使用并不安全。目前紙質(zhì)文件和電子文件處于過渡時期，解決方法只能是電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

4、加強對電子文件的安全防范。首先，從OA系統(tǒng)的源頭――網(wǎng)絡方面加以控制，可將上網(wǎng)的OA系統(tǒng)結(jié)點網(wǎng)站在物理層把內(nèi)部系統(tǒng)與Internet網(wǎng)隔開，采用比較安全的局域網(wǎng)，建立完善的安全防護體系，為電子文件構(gòu)筑基本安全屏障。其次，在OA內(nèi)部采用各種技術對相關數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)加密，同時利用后臺代理進程系統(tǒng)，記錄并跟蹤用戶對文件的操作過程，全程監(jiān)控文件的流轉(zhuǎn)動態(tài)，確保整個OA系統(tǒng)中電子文件的安全可靠運行及保存與利用。最后，以統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)和用戶資料數(shù)據(jù)庫為基礎，從集成用戶帳號管理、上網(wǎng)權(quán)限管理、網(wǎng)絡登陸控制等方面加以防范，有效地防范網(wǎng)上違規(guī)違法事件的發(fā)生。

5、加強人才培養(yǎng)和隊伍建設。電子文件管理利用網(wǎng)絡的強大功能進行存儲、檢索、利用以及系統(tǒng)管理，這就要求檔案工作人員除了專業(yè)知識外，對計算機操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡知識都要十分熟悉。所以，OA條件下，檔案工作人員不但要有較高的專業(yè)素質(zhì)，熟悉所保管的文件內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，又要學習現(xiàn)代科技知識。檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，必須加強電子文件方面的研究，特別是計算機網(wǎng)絡安全保密知識方面，使檔案工作人員向復合型人才轉(zhuǎn)化。