淺析當前企業檔案管理中存在的問題及對策

一、企業檔案的內涵

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是企業在生產活動、經營銷售、設備改造、技術革新、內部管理等一系列活動中形成的寶貴財富，是企業發展的歷史見證與縮影。它是一個企業在長期的生產經營活動中形成的無形資產，是企業生存發展的重要基礎和保證。企業目前和未來的經營管理、技術開發和新產品研制認證，都離不開對企業原有和現有人、財、物、產、供、銷等各種基礎條件的準確數據，而所有這些技術信息資料都主要凝聚在企業檔案中。企業檔案在企業發展過程中起到了傳承歷史、記錄現實、服務未來的作用，是企業的一筆巨大財富。

二、企業檔案管理工作存在的問題

隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組，很多企業不再具有對應的專業主管機關，這使得部分企業檔案工作的管理出現真空地帶。企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體，檔案管理工作的優劣完全由企業自身重視程度決定。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時，其日益萎縮將成為不可避免的事實。目前，企業檔案管理工作存在的主要問題如下：

1、管理分散，各自為政

據初步調查，一些中小型企業把檔案工作附屬在辦公室或某一技術業務部門，配有專人兼管科技、文書檔案；還有少數企業雖設了機構，但文書檔案工作歸行政辦主任領導，技檔則由總工程師或技術負責人領導。企業檔案保管的分散性影響了檔案的有效利用，這勢必造成建檔標準無法統一，檔案綜合查詢、信息比對更是無從談起。

2、重收藏，輕利用

傳統檔案管理工作重視對各類檔案的分類、整理、建檔及保存，對于利用主要集中在被動檢索、查閱。沒有意識到檔案作為一種重要的信息資源，只有積極開發利用，才能體現檔案在生產經營活動中的價值。

3、企業檔案流失嚴重

一些企業的領導層和職工對檔案資料缺乏正確的認識，加上管理疏忽等原因，使企業檔案資產在企業改制中嚴重流失，如：應該歸檔的檔案資料散失在個人手里，據為己有，由于人才流動帶走檔案資料而引起法律糾紛的事時有發生；有的企業的檔案雖然實行了集中存放，統一管理，但由于投入不足，致使檔案保管條件惡化，出現蟲蛀、霉變等安全隱患。

4、信息化水平偏低，檢索效率低

目前我國許多企業檔案仍然采用手工管理的傳統模式，電腦網絡等信息化手段應用不足，文件資料歸檔后仍然依靠手工模式進行組卷、編目，沒有建立統一的檔案信息數據庫，隨著企業發展，積累的檔案信息量越來越大，勢必造成檔案檢索困難。

5、檔案管理人員素質有待提高

檔案人員的專業技術水平整體偏低，檔案人才隊伍的結構存在一定的失衡。目前，許多企業的檔案管理人員，大多數還停留在收發、保管、查找的階段，即使使用微機管理，也只是簡單的錄入和查找，還遠遠沒有掌握現代化設備的操作技能和先進的科學管理方法。不少檔案人員對檔案工作的地位和作用認識不到位，停留在舊的檔案服務意識上，基本處于“你來我查，你問我答”的被動局面。因此，培養一批復合型專業人才，形成一支知識化、專業化的檔案工作團隊，是適應企業檔案管理現代化的迫切需要。

三、面對新形勢，企業檔案管理的應對策略

1、更新觀念，樹立企業檔案現代化管理意識

要實現企業檔案管理現代化，首先要進一步解放思想，轉變觀念，認真貫徹執行各級文件精神，不斷強化檔案管理現代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規律，建立和完善符合企業需要的現代化檔案管理體系，堅持一切從企業的實際出發，制訂檔案工作目標、任務、方針、政策，努力提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，堅持依法治檔，確保檔案“集中統一管理”。要拓寬服務領域，提高質量，增強企業檔案工作的生機與活力。

2、創新信息化檔案管理模式，提高檔案利用效率

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢。因此，加快檔案的現代化管理進程，必須大力實施檔案信息化工程。也就是說，要將原始檔案資料轉變為“數據化檔案”，并實行“網絡化管理”。就燃氣企業來看，檔案部門配備了計算機、掃描儀等設施，各門類檔案目錄全部進機。目前，雖然檔案內容暫時沒有上網，但我們正在利用現代化的設備，一方面編制多種使用的檢索工具，以保證從各個不同角度提示檔案的內容，以便提高用戶查準率和查全率；另一方面，還計劃應用現代化管理工具，積極采用縮微貯存和電子計算機技術，為利用者復制檔案創造方便條件；再一方面，檔案部門要著手研究電子文件管理辦法，以適應電子信息時代帶來的嶄新課題，開發出更多的檔案信息資源，為企業發展提供優質的檔案服務。

3、積極提高檔案管理人員素質，引進高素質專業人才

提高檔案工作者素質，熟練掌握現代化操作技能，加速檔案科技進步，是檔案工作適應新形勢的需要。其一，要把住人才入口關，引進既有專業知識，又有相應專業技術、技能的人才充實檔案隊伍；其二，加強現有檔案管理人員的再教育是目前和今后一段時間內一項十分重要的工作任務。檔案繼續教育工作要求對檔案人員的具體崗位需要、知識結構進行有針對性的崗位技能培訓。近幾年，我公司為提高檔案部門人員業務水平，每年輪流派檔案人員參加市檔案局舉辦的專業培訓。根據近幾年的重點工程項目較多，人員調動頻繁的特點，及時做好各項目部檔案人員的輪訓工作。如佳華管線工程、永唐秦管線工程等項目部的檔案人員，都到集團公司檔案室接受了系統的培訓。培訓特點是理論結合實際操作，對檔案裝訂過程中分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟進行了嚴格規范。幾次培訓的效果顯著，為企業檔案的質量和完整性奠定了良好的基礎；其三，引入競爭機制，實行擇優上崗，克服人的惰性，發揮人的主觀能動性，為廣大檔案工作者打造施展才能和抱負的平臺；其四，建立激勵機制，合理設置崗位，對工作量化考核，充分發揮檔案工作人員的積極性和創造性；其五，提高檔案工作者的服務意識，變“你來我查，你問我答”為“主動介入，積極服務”。如對重點項目，檔案人員要全過程跟蹤管理，從合同簽訂、設備引進、資料的歸檔等方面都要有檔案人員參與，保證基礎資料的歸檔率達到100%。通過以上措施，打造一支高素質的檔案隊伍，為企業檔案現代化管理奠定基礎。

企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的作用，我們應高度重視企業所面臨的檔案管理問題，以積極地態度加以解決，使檔案管理工作再上新臺階。