高校招生檔案的保密與利用

招生檔案是指在高校招生工作中形成的具有保密價值的文件匯編、招生計劃、數值參數、報表圖冊、電子文檔、音像制品、宣傳專刊等材料。招生檔案是招生工作的真實記錄，是錄取結果的重要依據，也是存檔憑據的有效證明。但在實際工作中，高校招生檔案管理還存在著“重保密，輕利用”或“重利用，輕保密”兩種極端現象，影響了檔案管理工作的正常進行，正確處理好檔案的保密和利用關系，在充分保密的前提下做到有效利用，是高校招生事業健康發展、招生工作順利推進的必然要求。

高校招生檔案保管過程中的保密工作

適時調整檔案密級程度。招生檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和招生工作開展情況而變化的。招生檔案管理人員要積極貫徹落實《保密法》，在提高認識、大力協調的基礎上，嚴格執行涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾;主動接受上級保密部門的監督指導，搞好招生檔案的清查鑒定，確定招生檔案開放利用程度，切實做好招生檔案的規范化和標準化管理。

建立法規制度的新秩序。根據國家有關檔案法規和招生工作實際，制定和調整招生涉密檔案的各項管理制度，如閱覽制度、外界制度、復制制度、保密制度、銷毀制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，任何人都無權擅自調閱;由上而下建立起嚴密的層層監督機制，明確崗位責任制，及時掌握，適時變動，從根本上保障招生涉密檔案管理的有效性、準確性和完整性。

加強庫房硬件設施管理。高校各類檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是招生部門大多不具備庫房保管條件，往往隨意將任何一間辦公室騰作招生檔案庫房。從檔案保密的角度來看，絕密檔案應與非絕密檔案分別保管，要設保險柜、保險鎖、防盜器，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，庫房應與辦公室分開，招生涉密檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員嚴禁入內，從硬件設施等保管條件上確保招生涉密檔案的安全。

提高檔案管理者的綜合素質。招生檔案保密內容在不斷更新拓展，這就要求檔案管理人員應具有堅定的政治素質和高尚的職業操守，必須以高度的政治思想素質為基礎，樹立服務意識，忠于職守，保持端正的工作態度，堅持原則，秉公辦事，嚴守機密;必須具有高度的保密意識和嚴謹的工作作風，經手的招生檔案材料件件有頭有尾，手續清楚。

高校招生檔案利用過程中的保密工作

完善檔案利用中的監督機制。檔案利用監督，是招生檔案利用過程中保密工作的重要措施。在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。還要做到及時宣傳利用檔案的制度與規定，多與利用者進行交談和溝通，掌握其利用目的與動機;做到及時觀察動態，置每個利用者于視覺之中;做到及時分析利用者的情況和利用效果，經常檢查被利用的案卷，不斷完善利用登記的監督制度，對于損毀招生檔案的違法行為，應及時報告以便及時查處，挽回損失。

科學制定涉密檔案管理辦法。在不斷調整檔案密級程度時，針對以往把紙質文件或考生電子檔案混合組卷和保管，造成擴散機密漏洞等問題，可以采取分段治理的辦法，對以前大量混訂在卷內的涉密文件可原封不動，在一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷;對密級文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題。同時，要按招生檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，進行科學管理，準確掌握，有效保密，及時做好檔案利用過程中的保密工作。

準確區分檔案保管期限與保密期限。根據招生工作的需要，準確地區分招生檔案的保管期限和保密期限。正確分析和鑒別招生檔案內容的現實作用和歷史作用，全面確定招生檔案的保存價值，有效地判定檔案的保管期限。

進一步做好招生檔案開放中的保密工作

正確處理安全保密和開放利用的關系。招生檔案管理部門要改變“重保輕用、利用不足”等傳統保密觀念，要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理利用與保密的關系，積極做好對社會和考生公布、開放檔案的社會化舉措，充分發揮招生檔案的潛在價值，在保證學校利益和考生合法權益不受侵害的情況下公布開放檔案;在檔案利用需要服務時，既要積極熱情，又要堅持保密原則，凡對涉及招生工作中具有保密性質的檔案(如招生計劃等)，要嚴格把關，避免造成失密和損失。

做好檔案開放前的審查工作。審查工作是開放招生檔案前的重要環節，其主要任務是科學而準確地判定招生檔案的開放與控制使用范圍。指派業務骨干根據標準，對開放期限內的招生檔案逐件進行重點審查，判定開放與控制使用范圍，再由有關領導根據審查情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準，適時、適量開放招生涉密檔案。

做好檔案開放前的整理工作。提高開放招生檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求;建立健全檔號，要適應開放后檢索與管理的要求;編制各類檢索工具，使開放招生檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化;對珍貴、重要的招生檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，保存好檔案副本。

維護招生檔案的完整與安全。在做好招生檔案開放中的保密工作的同時，又要堅持做到招生檔案保管得完好無損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時搶救;堅持保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，既要保證檔案實體的安全，又要保證檔案內容的安全;堅持檔案開放利用中的工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

(作者單位:鄭州大學招生辦公室)

編校:施 宇