文書檔案的整理

文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進一步條理的檔案進行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。本文將向大家介紹以案卷為單位的文書檔案整理工作。

一、文書檔案整理的內(nèi)容

文書檔案整理工作的內(nèi)容可以概括為文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目兩個部分。系統(tǒng)化是指對彼此間存在某種關(guān)系的案卷，按照一定的方法組合在一起，構(gòu)成完整的、具有有機聯(lián)系的整體，具體包括檔案的分類、案卷的排列和檔號的編制。基本編目主要是編制案卷目錄，以反映和介紹每一卷檔案的內(nèi)容、狀況和特征。

二、文書檔案整理的原則

文書檔案整理工作的原則是:充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

1.充分利用原有的整理基礎(chǔ)。在正常的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求整理好的案卷。對于已經(jīng)整理過的檔案，檔案部門不必打亂重整。一般情況下，只要不是零散文件或原有基礎(chǔ)十分不好的案卷，都應盡量保持原有的整理體系。對于某些不合理處，可以做必要的加工補救，這樣既可以節(jié)約人力物力，減輕對檔案的損毀，又可以保證整理工作的質(zhì)量和效率。

2.保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等四個方面。

(1)文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位形成的，形成文件的單位構(gòu)成了文件在來源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案，必須保持文件在來源方面固有的聯(lián)系。從全部整理工作來說，文件在來源方面的聯(lián)系是首要的。

(2)文件在時間方面的聯(lián)系。形成文件的機關(guān)、組織或個人進行工作活動，都有一定的時間范疇，這使文件之間具有一定的時間聯(lián)系。整理檔案時，必須保持檔案在時間上的密切聯(lián)系。

(3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是一個單位在行使職權(quán)、解決問題的過程中產(chǎn)生的，文件形成者特定的活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。

(4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。文件的形式在一定程度上反映了文件的來源、時間和內(nèi)容性質(zhì)，構(gòu)成了文件之間一定的聯(lián)系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文件形式方面的聯(lián)系。

3.便于保管和利用。這是文書檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。要根據(jù)文件的具體情況進行恰當?shù)慕M合，以便既保持文件之間的歷史聯(lián)系，又便于保管和利用。

三、文書檔案整理的方法和步驟

(一)分類

首先，文書檔案的分類應遵循必要的邏輯規(guī)則，即正確設置類目，做到類目之間界限清楚、不交叉重疊。

其次，文書檔案的分類應體系原則性與靈活性的統(tǒng)一。一方面，各單位的文書檔案分類應堅持統(tǒng)一的分類原則、分類方法，另一反面，分類標準和分類方法的選用應從本單位檔案實體的特點和狀況出發(fā)，不宜照搬其他單位的分類方法。

最后，文書檔案分類方法和分類標準的選擇運用應具有連續(xù)性。無論是對撤銷單位的檔案進行整理還是對現(xiàn)行機關(guān)的文書檔案進行分類，都應注意分類方法和分類標準的前后銜接，不要輕易改動。

(二)案卷的排列

文書檔案經(jīng)過分類、立卷后，必須進行系統(tǒng)的排列。文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系。

(三)檔號的編制

檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁(張)號。

(四)檔案檢索工具的編制

檔案檢索工具是記錄和標識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。