校園數(shù)字檔案館建設的困難及對策

摘要:本文圍繞校園數(shù)字檔案館建設進行了探討，就其面臨的問題進行了總結，并針對性地提出了相關對策建議。

關鍵詞:檔案館 數(shù)字化 網(wǎng)絡資訊

一、校園數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

近十年來我國的高校改革頗具成果，學校的辦學規(guī)模多元化對學校檔案信息方面都提出了更高的要求。校園數(shù)字檔案館的建設也被提上日程。校園檔案館的建設是整個校園數(shù)字化的一個重要組成部分，首先要建立一個以數(shù)據(jù)庫為核心的檔案信息網(wǎng)絡，依托校園網(wǎng)實現(xiàn)各系院在本地即可查詢校內(nèi)檔案信息，再通過Internet為校內(nèi)外師生、科研人員、當?shù)毓娨约胺植皆诟鞯氐男Ｓ烟峁n案信息服務。校園數(shù)字檔案館完全改變了傳統(tǒng)檔案資源的存儲方式，實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化儲存、檢索，拓展了信息服務領域，使檔案利用者不用再到校園檔案館進行查詢，那些遠離學校所在地工作的校友們也不用長途奔波到學校檔案館來查詢自己當年的學習檔案，大家足不出戶就可直接檢索、查詢。

二、校園數(shù)字檔案館建設面臨的困難

校園數(shù)字檔案館的建設是項復雜的工作，它需要多種先進的信息技術支持，同時需要大量人力、物力和資金的投入。這是校園數(shù)字檔案館面臨的主要問題。

1.紙質檔案數(shù)字化工作量大，短時間內(nèi)難以完成。校園數(shù)字檔案館最基本的要素就是數(shù)字化資源，這也是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的最大區(qū)別，大量的數(shù)字化資源是實現(xiàn)數(shù)字檔案館的前提。若要將檔案館的館藏全部數(shù)字化，再加上每年新增加的紙質館藏，將是一個巨大的數(shù)字，無論是人力、物力還是財力在短時間內(nèi)都很難實現(xiàn)這一目標。

2.校園數(shù)字檔案館的建設還面臨一系列技術難題。紙質檔案數(shù)字化后，就面臨一個信息存儲的問題，例如載體問題，既要保障數(shù)字信息的方便利用，還要保證數(shù)字信息的長期安全。雖然可以利用光盤儲存相當?shù)臋n案信息資料而且光盤有儲存容量大、可以隨機讀取的優(yōu)點，但是長時間的運行使用會導致光盤數(shù)據(jù)的損失。還有是提供利用和信息共享。既涉及到網(wǎng)絡布線的問題，也涉及到數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)軟件的選用與后期維護等問題。

3.數(shù)字檔案館對檔案工作者提出了更高的要求。與傳統(tǒng)的檔案館服務不同，數(shù)字檔案館的館員與檔案利用者不再是面對面，但是檔案查詢者在利用數(shù)字檔案時遇到的問題還是應該由館員來幫助他們解決，這就要求檔案館館員在現(xiàn)有的專業(yè)知識基礎上拓寬自己的知識面，提高計算機實際操作能力、檔案檢索能力和綜合素質，且要有良好的溝通能力以及與軟件開發(fā)人員和其他同事之間有效的合作能力。

三、關于校園數(shù)字檔案館建設的相關建議

1.做好長遠規(guī)劃。校園數(shù)字檔案館建設不是一朝一夕的事情，是一件需要長期發(fā)展和發(fā)揮作用的事情。因此，要做好校園數(shù)字檔案館建設的長遠規(guī)劃，并要爭取將此列入校園數(shù)字化建設規(guī)劃之中，保障基礎網(wǎng)絡建設、紙質檔案數(shù)字化工作、數(shù)據(jù)庫開發(fā)、資金投入以及人才培養(yǎng)等的有效落實。

2.有計劃、有步驟地完成紙質檔案的數(shù)字化。要根據(jù)檔案的利用頻率、檔案的重要程度等有計劃地分批進行數(shù)字化，對于那些利用需求不大的檔案可以根據(jù)人員、資金等情況最后數(shù)字化或不進行數(shù)字化，待有利用需求時再進行數(shù)字化。

3.做好備份工作。鑒于光盤存儲不穩(wěn)定的原因，要做好備份工作，不僅要使用不同介質進行備份，同時為預防重大災難的發(fā)生，有條件的高校還要做好異地備份工作。

4.加強人員培訓工作。加強檔案管理員業(yè)務知識和技能的培訓，提高檔案管理員的計算機辦公軟件應用能力、網(wǎng)絡應用能力，提升管理員的遠程服務能力，保證數(shù)字檔案館的信息資訊得到最大化的有效利用。

參考文獻:

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作者單位:長江師范學院鉤深書院