信息化視野下的高校人事檔案管理對策

摘要:高校人事檔案管理信息化是改進目前高校人事檔案管理現狀的需要，是人事信息準確性與完整性的需要，是提高檔案管理的工作效率和檔案管理員業務水平的需要。因此，高校人事檔案管理需要轉變觀念，健全規章制度，開展人事檔案信息的數據化，做好人事檔案數據資料的保密和安全工作，建立一支高素質人事檔案管理隊伍，進而保障人事檔案的信息化管理。

關鍵詞:高校 人事檔案 檔案信息化

高校人事檔案管理的信息化是社會發展的必然趨勢，把新興的技術手段引入人事檔案管理領域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事檔案管理工作的信息化建設是不可能一蹴而就的，而是一個循序漸進的過程。具體來說，可以從以下方面入手。

一、轉變和更新觀念

在知識經濟快速發展的今天，檔案信息量快速增加，學校領導和檔案管理人員必須轉變人事檔案的管理理念。一是領導要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供良好的工作條件。二是檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務意識，主動、及時地為學校的各項工作提供優質服務;切實加強現代化管理技術的學習和研究，以適應人事檔案信息化管理的需要。

二、健全規章制度

人事檔案信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護。因此必須要加強法律法規和規章制度的建設。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。

三、開展人事檔案信息的數據化

要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。人事檔案管理信息化是以人事檔案管理標準化、規范化、系統化、自動化為基礎得以實現的。高校人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫，它主要包括高校人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況以及其他情況等。因此，要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行;信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義;培養時時更新意識，要派專門檔案管理人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄人微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡;保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。

四、做好人事檔案數據資料的保密和安全工作

要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，一方面建立規范、嚴格、科學的信息化管理制度，從制度層面杜絕泄密及數據丟失的可能性;另一方面，要嚴格分配管理權限，定期備份，及時維護數據庫，從技術手段上保證數據的安全性及保密性。

五、建立一支高素質人事檔案管理隊伍

要實現人事檔案管理信息化，就必須要有一批高素質的檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員不但要有較高的政治素質和人事檔案管理的業務知識，而且要有掌握現代技術、熟練運用高新設備管理的能力。這就需要檔案管理人員認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，加強政治素質和業務素質的培訓，提高管理水平，掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

參考文獻:

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作者單位:重慶三峽學院