新形勢下對人事檔案管理的幾點設想

■范萍

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是人才的主要信息來源，是知人善任，選賢舉能的重要工具。但是，傳統人事檔案管理存在很多弊端：認識不夠，責任心不強；主觀隨意性強；“棄檔案”現象愈加嚴重；人事檔案管理信息化程度不高。

針對現階段人事檔案管理存在的弊端，本文從四個方面提出了人事檔案管理方式，及人事檔案管理的發展趨勢。

1.提高思想認識，進一步增強做好干部人事檔案工作的責任感和緊迫感。

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導要自覺地加強相關的法律法規學習，維護人事檔案的證實性和嚴肅性，明確檔案工作是各級黨委政府義不容辭的責任和義務。應高度認識干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，是干部人事管理工作中一項不可缺少的基礎工作，應將其納入到議事日程。如根據要求保管500-1000卷干部人事檔案的部門和單位，要有專用的檔案庫房，有條件的設置庫房和閱檔室。保管500卷以下干部人事檔案的部門和單位，庫房與整理檔案工作室合二為一。所有管理單位全部使用鐵制檔案柜存放干部人事檔案，并達到“六防”要求，發現問題及時解決。有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，信息不失密、不泄密。另外，在對待干部人事檔案管理的工作人員，領導要真心實意地關心、愛護他們，合理解決他們的職級待遇問題和生活上的實際困難，支持他們按有關規定評定專業技術職稱和任職資格。

2.加強隊伍建設，提高干部人事檔案工作人員素質。

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決與檔案工作人員。《干部檔案工作條例》中第三十八條規定：各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治書上可靠，作風正派，責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，并堅持不懈地做好培養教育工作。按照講政治的要求，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。努力具備和發揚主動服務精神，默默無聞的奉獻精神，加強責任感。在平常的管理工作中體現他的嚴肅性，能堅持原則，嚴守紀律。遵守制度，保守秘密。同時自覺加強學習，注意自身專業水平的提高。熟悉人事檔案工作各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類、歸檔、成冊了如指掌。隨著政治經濟改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升、工資調整等需要入檔材料不斷增多，給檔案收集工作帶來新的要求。要做得認真整理，細致鑒別，取之有據，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

3.完善人事檔案管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依。

完善的人事檔案管理制度，人員是基礎，制度是保障。實踐證明：建立完善的管理制度是檔案工作逐步實現規范化、科學化的有力措施和可靠保證。建立《收集管理制度》明確收集的范圍和要求，主動積極地收集各時期，不同階段的干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等原始資料和數據，并按要求整理歸類，充實檔案內容。建立《鑒別歸檔制度》，屬于歸檔的材料應該真實、完整、齊全，文字清楚，手續完備，經組織審查或本人簽字的方能歸入人事檔案。對于收集的材料要進行有效的鑒別，及時存真去假，查漏補缺，自覺維護檔案工作的嚴肅性，準確性。建立《保管保密制度》，采取確實有效的措施，減少人為因素的破壞，建全“六防”設施，定期檢查，確保人事檔案的安全，延長使用壽命。干部檔案管理人員必須認真貫徹執行 《中華人民共和國檔案法》、《中華人們共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規定，加強對檔案材料的管理，防止丟失和泄露檔案內容。建立《查閱制度》，《干部檔案工作條例》中要求，凡查閱干部檔案，人員身份必須是共產黨員，必須嚴格遵守制度和閱檔規定。做到轉入轉出接收材料有登記，查閱、借閱檔案有記錄，以保證人事檔案的安全性和真實性。

4.采用信息化管理方式，提高人事檔案工作效率和水平。

實現人事檔案管理現代化是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革和發展的需要。加強計算機應用借助計算機輔助管理，采用現代化技術，實現人事檔案紙質與數據格式并存。根據需要，通過屏幕查閱，大大提高人事檔案工作效率和質量。與此同時隨著市場經濟不斷發展，改變了人事檔案管理和服務方式，可將不屬于保密范圍和個人隱私內容的人檔案上網，通過網絡管理以實現人事檔案信息資源的有效共享。有利于人才流動，人盡其才，也有利于人事檔案規范化、現代化及網絡化管理。這是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充。由于有些人才市場不規范，流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待逐步調整、改進。目前我們人事檔案管理正處在這兩種模式并存發展階段。

總之，人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅、嚴謹的工作，它是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任，選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。我們只有“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，努力掌握科學管理的原則和方法，同時積極探索新的管理模式，才能為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。