論檔案管理現代化的有效途徑

胡金全

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，檔案管理在企業、單位、團體中發揮的作用越來越大。它整合了一個單位的人事變動，給單位的發展指明了前進方向。當前，實現檔案管理現代化是當前科技發展與信息技術對此提出的新要求，為了更好滿足生活生產的需要，相關部門要從現存的問題出發，探索出實現檔案管理現代化的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理；現代化；途徑與方法

檔案中包含了大量的個人信息，無論是讀書還是入職，我們的信息都會在檔案上有所記錄。換而言之，查看檔案可以在短時間內了解一個人的成長軌跡。但在當前的檔案管理中還存在諸多問題，為了更好地促進檔案管理現代化，滿足日常需求，本文試通過簡要分析檔案管理的現存問題，試探索促進檔案管理現代化的有效途徑。

一、檔案管理現代化的概念

檔案管理現代化是指運用科學思想、現代化的管理設備對檔案進行高效管理，使得檔案管理更符合社會發展要求。在檔案管理的過程中，管理人員要積極主動地改進傳統檔案管理中的不足之處，借助部分高科技手段，使檔案管理變得智能化與信息化。例如：可以借助電腦設備完成部分的鑒別、篩選；利用縮微照相技術對一些重要的紙質檔案進行縮微復制等。

就當前而言，科技的發展促進了檔案管理的現代化。特別是電子計算機的廣泛使用，已經為檔案管理提供更為便捷的管理工具。檔案管理現代化具有傳統檔案管理無可比擬的優點，它儲存信息量大、占用實體空間小、工作效率高、保存時間長以及運行速度快等。這些優勢更進一步促進了檔案管理現代化的步伐。

二、檔案管理當前存在的問題

就當前而言，檔案管理還存在諸多問題。首先，檔案管理標準化程度不高。檔案管理的標準化在一定程度上影響了檔案管理現代化的進程。但是，由于檔案自身的復雜性，使得我國檔案管理中缺乏了統一性，不同地區不同單位往往根據自身的技術與條件采取了不同的檔案管理方法。使得檔案管理數據分享成為了一大難題，不利于實現檔案管理的現代化。其次，檔案管理人員素質不高。檔案管理現代化需要具備專業知識的高素質人才，他們不但要擁有較強的理論知識，還必須具備根據檔案管理實際情況制定相應管理方式的實踐能力。但當前大部分的檔案管理人員仍處于過去較低水平，缺乏專業的理論知識指導，這種現象大大延緩了檔案現代化的進程。最后，檔案管理現代化的資金投入不足。檔案管理的現代化必須借助部分高端設備，但是當前部分領導部門并沒有意識到設備的重要性，不愿意投入大量資金促進設備的更新換代，使得當前大部分檔案室相當簡陋，不僅基礎條件差，而且部分檔案室建設不規范，影響了檔案現代化的進程。

三、檔案管理現代化的重要性

檔案管理現代化具有深遠的意義。第一，檔案管理現代化有利于合理調配人員。檔案中所包含的個人信息有利于管理者了解人員的優勢與不足，更好安排人員的工作崗位與任務，使每位成員可以發揮出自己最大的能力。第二，檔案管理現代化有利于數據存儲，更好分析社會發展動向。現代化的檔案管理借助于互聯網等高端設備將大量信息分門別類，可以更好的察覺出社會發展的趨勢，為企業發展占得先機，更好參與市場競爭。第三，檔案管理現代化便于傳輸，更好提高工作效率。現代單位通常是由多個部門共同組成，相互獨立但相互聯系。檔案管理的現代化有助于管理者可以及時在聊天平臺分享傳遞數據，一定程度上突破了時空限制，提高了工作效率。

四、實現檔案管理現代化的有效措施

1.意識到檔案管理現代化的重要性

想要加快檔案管理現代化進程，必須先在思想上意識到檔案管理現代化的重要性。當前，部分單位只看到了眼前利益，忽視了檔案管理的長遠化建設。特別是在招聘管理人員時，忽視了對其專業素質的測評。使得部分工作人員缺乏耐心與細心。因此，管理者要消除自身對于檔案管理的部分偏見，看到檔案管理現代化對企業的長遠影響與益處。

2.加大資金投入，引進信息技術設備

相關部門要加大資金投入，引進部分高新信息技術設備，為檔案現代化進程添磚加力。就傳統的檔案管理而言，其收集模式陳舊，不僅信息儲備占據空間大，而且不便于信息的查找。此外，傳統紙質保存容易發生潮濕、腐爛的現象。因此，相關部門要投入大量資金，建立專門的信息檔案室，并利用計算機的存儲、管理技術對信息做到篩選分類，為今后的檔案信息查找提供方便。

3.加強人才培養，提高管理人員素質

檔案管理人員在檔案管理現代化中扮演了至關重要的角色，他們可以接觸到一些機密文件，因此，在挑選檔案管理人才時要十分慎重。他不僅需要具備較強的專業知識儲備，還要具有較強的責任心、細心與耐心。此外，檔案管理人員還要具備較強的自主學習能力，能夠積極主動的接觸學習新技術，并且舉一反三，將這些新興技術運用到檔案管理上來，提高自己的業務水平與能力，促進檔案管理現代化進程。

4.多種管理方式相結合

現代化的檔案管理方法具有許多優勢，包括內存大、所占實體空間小等，但是由于是軟件系統管理，也具備部分的風險。其中，軟件的不穩定性可能造成存儲信息的丟失或損毀。因此，檔案管理部門要將現代技術與傳統方式相結合，不僅在電腦上做到電子信息的存儲，也要保存紙質信息的原始檔案，防止檔案信息丟失場面的出現。此外，檔案的管理還要做到分工，不能一人掌握所有信息，各個管理人員要做到各司其職，不可越俎代庖，切實保障檔案信息的安全性。

五、結語

隨著社會的不斷發展，檔案信息的存儲也在不斷發生著改變，從以往的傳統儲存方式過渡到如今的現代化存儲，這一改變極大的便利了人們的生產與生活。但在當前，檔案管理現代化還存在較多問題，無論是管理人員素質較低還是管理存儲設備較簡陋，都對檔案管理現代化的推進產生了部分影響。因此，相關部門要采取部分有效措施，包括加大資金投入、挑選高素質人才、結合多種管理方式等，從多個方面提高檔案管理現代化的技術與水平，為經濟社會的發展增添動力。

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