圖書館中層執行力控制

劉霞

（山東大學，濟南 250100）

1 執行力及圖書館中層執行力控制

執行力就是組織的執行戰略，即實現組織戰略目標的能力。作為一個組織，僅有戰略還不能讓組織在激烈的競爭中站穩腳跟，一切成效要靠執行力來支撐，只有執行力才能使組織創造出實質的價值。沒有執行力，也就沒有了核心競爭力。在組織執行力中，中層執行力處在承上啟下位置，舉足輕重。中層執行力是組織中間管理層理解管理決策，并組織實施的能力，是保證組織目標轉化為結果的樞紐。

作為管理職能之一的控制，就是保證組織活動有條不紊地進行，以達到組織目標實現的過程。盡管中層執行力的強弱受組織戰略的科學合理性等眾多因素的制約，但最終取決于對中層管理者及執行流程堅持不懈的控制。控制之重要性，在于控制能夠監督組織各項活動，并隨時糾正各種執行偏差，促使執行到位。為了維持或改進一個組織的整體效果，管理者應該關心控制。一個組織若是缺少控制或有效的控制，就會產生混亂，甚至偏離組織正常活動的軌跡。

知識經濟時代，尤其是信息技術與網絡技術的發展，使圖書館面臨著愈來愈激烈的競爭，圖書館必須面對如何生存與發展的問題。當正確的戰略方向確定后，最重要的莫過于圖書館的執行力，尤其是圖書館中層管理者的執行力。圖書館提高核心競爭力，不僅要有好的決策班子、發展戰略、管理體系，更重要的是要有強大的圖書館中層執行力。因此，對圖書館中層執行力的控制是圖書館管理的重中之重。按照控制的時間和內容，對中層執行力的控制包括前饋控制、同期控制和反饋控制（見圖1）。

圖1

2 圖書館中層執行力的前饋控制

前饋控制也稱預先控制，是指圖書館運行活動開始之前，面向未來的控制。前饋控制的作用就是在行動之前排除隱患，防患于末然，把握未來的發展事態，以防止可能預料到的偏差，把偏差消滅在萌芽狀態，前饋控制解決了反饋控制中因時間滯后所帶來的缺陷。前饋控制的關鍵是需要掌握充分準確的信息，準確的分析預測，準確的決策。前饋控制實際上也是一個真正的反饋的結果。例如對某些缺位的制度與文化的補充與完善。事物是在發展變化之中，任何人都不可能做到事事料事如神，前饋控制很容易受高層的主觀影響，因而需要同期控制進行調整。圖書館前饋控制要點，主要包括四個方面：目標控制、人員控制、制度控制和文化控制。

2.1 目標控制

目標控制是將圖書館愿景具體化，即根據本館性質、當前任務、讀者需要及未來發展，結合各種主客觀條件，制定圖書館規劃與戰略目標，以戰略目標為導向，將目標層層展開，分解為各部門特定目標，并確定部門職責范圍、績效的衡量標準、目標考核辦法以及向中層授權力的過程。主要讓中層明確本部門目標在圖書館戰略中的地位及其責權利，并在與中層充分交流意見的基礎上，為中層答疑解難。讓中層真正理解高層的戰略思維，如果不這樣，那么很多工作可能南轅北轍或者形似神不似。

2.2 人員控制

人員控制就是要求尋找最恰當任務執行者。所謂最恰當，并不是指學歷最高、資歷最長、業務能力最強的人。要求“恰當”，就是要綜合考察即將承擔執行任務的中層管理者，是否具有該任務要求的任職能力。這個能力包括業務能力與管理能力。業務能力能夠使中層管理者隨時洞察業務工作中的錯誤；管理能力則使中層管理者能夠在了解下屬心態、能力的基礎上，做到知人善任，帶動一個團隊積極工作。同時要注意中層管理者執行能力、敬業精神和忠誠感，選擇那些理解能力強、執著而明智、具有激情和創新能力的中層管理者來擔當重任，以保證執行到位。

2.3 制度控制

制度控制是圍繞制度的制訂和實施來規范中層執行的原則、程序和方法。圖書館必須建立健全科學的、完善的規章制度，做到凡事有章可循、有人負責、有人監督，制度能夠維持執行的秩序。制度化和規范化能夠最大限度地減少執行過程中的人際沖突，也容易被執行者所接受。制度體現了組織的行為規范，同時建立起圖書館與館員的心理契約，發揮整合和控制作用，確保圖書館的中層執行力

2.4 文化控制

組織文化是指組織在長期的實踐活動中所形成的，并為組織成員普遍認可和遵循的具有本組織特色的價值觀念、團體意識、行為規范和思維模式的總和。它包括組織的精神文化、行為文化和物質文化。組織文化控制是一種運用組織文化，通過規范和管理員工態度及行為的控制方式。圖書館文化是作為一種文化形式出現的現代管理控制方式，是控制中層執行力的手段。組織行為學理論告訴我們，個體態度和行為取決于其價值觀。因而在圖書館長期的服務實踐活動中，所形成的特有的共同價值觀，是圖書館發展的內在驅動力。在中層執行力控制中，建立以共有價值觀為核心的圖書館文化，是實現自我控制的有效方法，不能忽略代表圖書館整體價值觀的圖書館文化，對中層管理者行為的引導與約束作用。

3 圖書館中層執行力的同期控制

同期控制也稱即時控制、同步控制、過程控制、現場控制，是指對某項活動過程的控制，同時也是對在執行過程中實施的控制。在活動之中予以控制，其目的是及時發現和糾正執行過程中出現的偏差。同期控制的突出特點，是對正在進行的計劃執行活動即時予以指導、監督。全程掌控中層管理者的行為，及時予以激勵或調解是高層同期控制的重要方面。還包括當中層執行過程中遇到困難時，能否有效提供支持。同期控制也是高、中層管理者在有效信息溝通的基礎上的良性互動。

同期控制并不是要高層事無巨細地過問中層在執行過程中的每一個細節，只需要把握中層執行過程中的控制要點。

控制要點之一，是中層對計劃和目標的認同度。盡管計劃和目標的制定是在經過廣泛征求意見的基礎上制定的，但在具體實施過程中往往實際情況變化了，但原定計劃沒有做出相應的調整，使中層對計劃和目標的認同度降低，容易造成中層在執行過程中產生消極情緒。

控制要點之二，對不同部門之間交叉點的關注。包括工作流程中各部門之間的交接點、各部門工作之間的交叉點等，都是容易產生問題影響中層執行力的點。例如圖書館中采訪與編目、編目與流通、流通與采訪、技術與參考咨詢等部門所產生的問題。在現代網絡環境中，圖書館各部門之間聯系與影響越來越大，盡管制定有各部門職責，但是有些具體工作很難分得清楚 一旦調整不到位，便影響到各個部門執行到位。

控制要點之三，對執行進度的重視。高層對中層執行進度的忽視，極容易造成中層執行的前松后緊現象，人一旦緊張起來，便容易出現錯誤。圖書館工作中的一些錯誤有的極難發現，等到發現時已經積累過多。

控制要點之四，信息掌握與溝通。同期控制活動是經常的，每時每刻都在進行之中。要保證決策迅速，執行有力，控制及時，就必須及時掌握信息，在此基礎上迅速做出判斷，不斷消除干擾，保證計劃順利執行。顯然高層和中層需要共同應對新情況和新問題，并依據所掌握的信息來調整工作。因此，雙方保持經常性的接觸和信息交流就顯得非常有必要。同期控制中有效信息的溝通是保證高、中層管理者良性互動的必要條件。由于存在權力和信息掌控的不對稱，信息溝通時應以方便中層和照顧中層的心理特點為原則。這樣會使中層感受到高層的關注，從而受到感動和鼓勵，他們會以更加盡心盡力的行為表現予以回報。

控制要點之五，培訓與指導。中層管理者多來自于具體業務崗位，對他們進行不間斷培訓和指導是圖書館持續擁有卓越執行力的保證。讓他們掌握圖書館內外部競爭環境的變化，整合管理經驗，才能建構出獨特的具有執行力的圖書館智能管理體系。尤其是在中層執行過程中，高層的指導能夠使中層在一個更高的層次上理解組織戰略，避免陷入具體瑣事的泥潭。

4 中層執行力的反饋控制

反饋控制也稱事后控制，是指計劃完成之后，將計劃實施結果與預先制定的目標進行比較分析，找出偏差。然后根據偏差的大小及其發生的具體原因，對戰略行動采取糾正措施，使最終結果能盡量符合既定的標準。中層執行力的反饋控制是建立在對執行結果評估的基礎上。反饋控制雖不能避免己產生的不良后果，但仍具有前饋控制和同期控制所無法替代的作用。與前饋控制和同期控制相比，反饋控制具有三個優點：首先，反饋控制使管理者獲得了中層執行與計劃任務之間是否吻合的真實信息，通過信息分析能夠發現問題所在，以便使新的計劃制定得更加有效；其次，反饋控制可以增強中層積極性。通過公正的績效考評和獎罰，能夠進一步提高中層和員工的積極性。人們總是希望辛苦工作以后，獲得對自己工作績效評價的反饋信息，而反饋控制正好提供了；再次，反饋控制通過對工作結果進行測評比較和分析，查明原因，采取措施，進而矯正今后的行動，避免己發生的不良后果繼續發展并防止其再度發生，具有亡羊補牢的作用。反饋控制的關鍵點，是績效考評和獎罰兌現。

中層管理者是圖書館發展戰略和工作任務貫徹實施的組織者與執行者，是組織的中堅力量，圖書館中層執行力的強弱，直接影響了圖書館整體執行力。由于中層管理者的工作具有復雜多樣性、績效間接性等特點，客觀準確地評價中層績效一直是管理的難點和薄弱點。因此，建立一套系統有效的中層管理者績效考評體系，解決中層管理者績效考評難題，調動他們的工作積極性和創造性，對提高圖書館整體執行力，進而實現組織戰略目標具有重要的現實意義。圖書館中層績效考評，首先，要與圖書館戰略目標緊密聯系。其次，考評指標設置要合理。再次，要注意考評主體的多樣性，即參與考評主體不僅有上層管理者、本部門人員、中層同級，還要包括其本人。復次，合理設置階段性考評。

對中層不僅要有合理的評價，同時還需要獎罰兌現的激勵措施。獎罰是價值激勵和價值勸戒的手段，實質是價值問題。管理學最主要目標是實現高效益，而效益問題是價值問題，管理學的核心是充分調動人的積極性問題。要調動人的積極性，很重要的一個問題是價值觀念問題。人們需要的不僅僅是物質獎勵，同時還包括精神上的獎勵，員工用績效獲得物質、精神、社會地位等利益。獎罰不到位，實際是對落后者的仁慈，對優秀者的懲罰。因此，及時兌現獎罰，加大對優秀中層的表揚力度，由此反饋出優秀者前途無量的正面信息。

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