淺談科技檔案的收集

李文琴

(黑龍江省哈同高等級公路管理處)

1 按制度接收歸檔

1.1 科技文件材料的形成、積累

(1)向科技業務部門和科技人員介紹、講解組成保管單位的方法,要求和科技文件材料價值鑒定、確定保管期限以及密級劃分等基本原則、方法和要求。

(2)協助科技業務部門對應歸檔的科技文件材料制訂歸檔的具體進度,及時督促,按時完成歸檔工作。

(3)對科技單位部門的保管單位的內容和科技文件材料是否完整、準確、系統,特別是重要的保管單位和重要的科技文件材料,要詳細檢查。

(4)對保管單位內科技文件的紙張材料、字跡、編制格式進行檢查和指導。

(5)及時向歸檔的科技業務部門提供歸檔用的表格、表樣等。

(6)親自協助科技業務部門對歸檔的科技文件材料進行價值鑒定、保管期限的劃定和密級劃分等工作。

(7)對組成的保管單位,檢查標題與內容是否相符,書寫是否簡練,字跡是否工整,整個卷面各項內容的書寫是否準確和符合要求。

(8)檢查組成的保管單位的編目、張號的編目、備考表的填寫是否準確。

(9)檢查組成的保管單位,裝訂是否準確和符合要求,金屬物是否去掉。

(10)檢查重要的科技檔案是否具有三套,需送科技專業檔案館儲存的科技檔案是否符合要求。

1.2 接收科技文件材料的歸檔

(1)科技文件材料的歸檔范圍

科技文件材料的歸檔范圍,主要以服務和服從本單位生產建設科技活動的現行利用和長遠利用為總的出發點,結合業務部門的職能任務加以確定。

①文件材料的歸檔范圍

技術任務書或技術協議書、設計方案、計算書、工作圖、標準化審查報告、試驗記錄、定型試驗總結、技術經濟分析報告、發展建議書、鑒定總結、產品檢驗大綱、說明書、合格證明書、易損件圖冊、精度檢驗單和裝箱單、反饋意見等。

②科研文件材料的歸檔范圍

科研工作長遠規劃、年度計劃、技術委托書、技術協議書、研究任務書、上級有關的批準文件及重要指示、專題報告、技術措施規劃、國內外考察報告、專題分析報告、技術方案說明書、可行性分析報告及批準書、研究試驗大綱、研究試驗方案、階段性研究報告、試驗總結、初步設計說明書、技術設計說明書。

③基建文件材料的歸檔范圍

可行性研究報告、工程地質勘測報告、設計計劃任務書、初步設計、技術設計、施工圖設計、施工記錄、載荷試驗、材料試驗、結構試驗、隱蔽工程記錄、工程質量檢查評定書、主要建筑物的測量記、竣工圖文件材料等

(2)科技文件材料的歸檔時間

根據不同類型的科技文件材料形成過程的特點,正確地劃定歸檔時間,對于維護科技檔案的完整,促進科技檔案工作的開展,都有重要的現實意義。

科技文件材料的歸檔時間有隨時和定期兩種。所謂隨時歸檔,就是在設計任務完成后,將形成的科技文件材料加以系統整理組成保管單位,填寫保管期限,注明密級,由負責人審查完畢立即歸檔;另一種是結合本單位的具體情況和各種科技文件材料形成的特點,按規定的歸檔時間歸檔。

(3)科技術檔案材料的歸檔份

為了維護科技檔案的完整和滿足日常工作需要,合理地確定科技文件材料的歸檔份數是完全必要的。

(4)科技檔案的歸檔要求

①凡屬歸檔范圍內的科技文件材料,必須收集齊全,保證科技檔案內容的完整、準確,對歸檔時有缺損的情況無法補救的,在“備考表”中注明。

②凡屬重大工程目,尖端科學技術,具有重要歷史意義的科技檔案,要根據有關要求,向科技專業檔案館移交。

③歸檔的科技檔案,必須由歸檔單位技術負責人簽字。

④歸檔的科技檔案,必須符合國家和行業的圖樣標準,材質優良,圖樣清晰、字跡工整,不得用圓珠筆、鉛筆書寫,不準使用復寫紙。

⑤幾個單位共同協作完成的科技項目,主辦單位應保存一整套完整的科技檔案,協作單位保管自己承擔任務部分的科技檔案,并將復制本送交主辦單位保存。

⑥歸檔的科技文件,由項目負責人根據行業和本單位的保密規定和保管期限表,在保管單位封面上另注密級和保管期限。

⑦歸檔的科技檔案,應編制移交目錄一式三份,向科技檔案部門移交時,交接雙方在歸檔交接單上簽字并各存一份備查。

2 收集零散的科技檔案材料

(1)正常情況。這就是對已歸檔的成套科技檔案的零星補充。有許多科技檔案不僅記述和反映科技活動的過程,也記述和反映對象實體的歷史和現狀。人們在對實體的使用、維修、改造過程中,總要不斷地產生新的科技檔案補充到原已歸檔的成套檔案中去。這是產生零星科技檔案的正常情況,因此必須對實體繼續產生的科技文件材料進行歸檔,以便保持科技檔案同它所反映的實體對象的一致性。

(2)非正常情況。這是由于有關的規章制度不健全,應該集中保存的科技檔案沒有完全集中起來,有一部分還散落在科技部門或科技人員手中,于是就要開展零散科技檔案的收集工作。還有一種情況是由于保管或使用不當,損壞或丟失了一些科技檔案,也需要零星補充。

3 向本單位職工征集科研成果檔案

我國現行科技政策規定,職工的非職務科研成果屬職工個人所有。但是如果單位認為不保存價值,可以同職工協商,征集其原件或復制件,并給予必要的精神或物質獎勵。科技檔案室征集科技檔案是偶然發生的,不是經常性的收集渠道。而且,科技檔案室征集的對象范圍,一般不超過本單位,也就是一般不向外單位職工征集科技檔案。