ERP在企業管理中的應用

○蔡園生

（湖北石油潤滑油公司 湖北 武漢 430030）

一、ERP的形成背景

ERP最初是由本世紀60年代的MRP（物料需求計劃）發展到80年代的MRPⅡ（制造資源計劃），到90年代中后期，現實社會開始發生革命性變化，即從工業經濟時代開始步入知識經濟時代，企業所處的時代背景與競爭環境發生了很大變化，企業資源計劃ERP系統就是在這種時代背景下面世的。

ERP的中文意思是企業資源規劃。ERP是將企業內部所有資源整合在一起，對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。其核心管理思想主要體現在以下三個方面：一是體現對整個供應鏈資源進行管理的思想；二是體現精益生產、敏捷制造和同步工程的思想；三是體現事先計劃與事前控制的思想。

二、ERP在企業管理中的作用

1、規范了企業基礎管理工作。ERP理順和規范了企業業務流程，消除了業務處理過程中的重復勞動，實現業務處理的標準化和規范化，促使企業從“人治”走向“法治”，使得企業管理的基礎工作得到加強，工作的質量進一步得到保證。

2、提高了企業運行效率。ERP提供集成的信息系統，實現業務數據和資料共享，通過準確和及時的信息傳遞，使得企業能對人、財、物、信息等資源進行有效管理與調控，提高了資源運作效率。

3、降低了企業運營成本。使用ERP系統，管理人員減少10%，企業庫存下降30%~50%，企業的采購提前期縮短50%。這些庫存費用下降、勞動力節約、采購費用節省等一系列人、財、物的效應，必然會引起生產成本的降低，從而使企業管理水平明顯提高。

4、改變了企業管理方式。使用ERP系統以前，企業內部各自為政和管理滯后的現象屢見不鮮。ERP系統是高度集成化的系統軟件，它強調企業的整體觀，把生產、財務、銷售、工程技術、采購等各個子系統結合成一個一體化的系統，使各子系統在統一的數據環境下工作。ERP系統的使用，一是使得企業整體合作的意識和作用加強了，每個部門可以更好地了解企業的整體運作機制，更好地了解本部門以及其他部門在企業整體運作中的作用和相互關系，從而改變了企業中的部門本位觀。二是實現了事前控制和及時反映。ERP通過流程再造，優化了企業業務流程，使得每一個控制點能得到及時控制，同時對每一環節所存在的問題都可以隨時反映出來，系統可以提供績效評定所需要的數據。

5、提高了決策質量。使用ERP系統以后，企業的各種數據處理是由系統自動完成，一方面減輕了工作強度，促使企業管理人員從繁瑣的事務處理中解放出來，用更多的時間研究業務過程中存在的問題；另一方面企業的決策層能適時得到企業動態的經營數據和ERP系統的模擬功能來協助進行正確的決策。

三、ERP對企業內控制度的影響

1、內控制度形式的變化。企業使用ERP系統之前，企業內部控制制度主要是通過人工控制來實現。ERP系統使得原手工操作下一些內控制度措施轉移到計算機內通過會計軟件來實現，計算機系統的內控制度也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程序控制。

2、內控制度范圍的變化。ERP系統是一種程序軟件，傳統的企業內部控制主要包括管理控制和會計控制，而在我國則特別強調了會計控制。引入ERP之后，內部控制除了上述兩個控制內容外又增加了IT控制。

3、職責權限的變化。授權是一種常見的、基礎的內控制度。在以往的內控制度中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章，自然形成了層層復核、道道把關，具有嚴格的審核復查機制。但使用ERP系統中，可通過書面授權，在權限指引的控制下，可由計算機自動完成控制，審查、復核等控制就被削弱。

四、ERP系統應用的不足

1、存在投資風險。ERP系統項目應用是一項高風險、高投入的工程，在考慮ERP軟件的具體功能時，要結合企業的經營環境和具體業態的特點、企業的業務流程、組織形式、組織結構、崗位設置、職責分工等，才能確保企業有一個科學、規范的業務流程和管理基礎，從而實現組織扁平化、小型化、網絡化管理，提高管理效率和對市場的快速反應能力。而目前的ERP系統一般是以一種預先固定好的模式結構提供給用戶，企業在建立其管理系統時，軟件無法靈活地適應個性化的企業管理流程要求，這就要求企業管理流程需按ERP系統中的固有模式去運作，否則要經過二次開發才能使用。因此，企業選用ERP軟件系統時存在設備選型不合理、軟件、硬件不配套等投資風險。

2、存在技術風險。一是ERP系統管理模式與軟件系統不相分離，一旦ERP系統實施完畢，企業在需要進行管理與業務流程重整時，很難真正達到從組織結構、生產流程、業務流程全面重整的效果，即現有的ERP系統結構與功能制約了企業的動態重整過程。二是ERP系統的發展起源于制造業并主要應用于制造業，而ERP在服務業的應用，特別是在跟蹤客戶服務和實現在線客戶服務方面，難以實現對客戶服務需求的快速響應和高滿意度。三是ERP系統在企業內部或企業供應鏈上如何建立知識管理體系與管理手段方面還是一片空白。四是ERP系統中的工作流程與ERP系統功能組成的業務流程并沒有緊密融合在一起，從而沒有形成對業務處理過程的控制與管理。

3、存在管理風險。一是ERP實行的是流程化的管理，會打破原來的條塊分割，勢必導致企業組織結構的改變，甚至是對業務流程的重新思考。二是ERP系統使用會改變企業員工的職權。這種工作角色的轉變和適應過程同樣具有不確定性，當外部環境需要他或她自身改變時，就容易出現抵觸情緒。三是個別流程執行不到位，影響ERP系統整體功能的發揮。ERP系統流程化的管理進一步密切了部門與部門之間的關系。過去職能化的管理也許還有繞過變通的方法，而使用了ERP系統后就非得通過每個流程。在這種情況下，任何一個環節出差錯，就直接影響到后續流程的實施，顯然風險特征與過去大不相同了。四是ERP系統使數據的捕捉一次性完成。所有的數據采取一次性單點輸入，數據輸入過程中如果出錯，將會生成錯誤的結果。

4、存在安全風險。ERP系統的使用涉及到整個企業的業務流程。ERP系統的特點一方面使企業員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，那么ERP的高度集成性和分布式的系統技術結構同樣會為企業帶來風險。一是ERP系統中高度集成的功能模塊使得任何一點出現問題都會影響到其他模塊的正常運行。二是傳統的ERP系統采用的是客戶端/服務器結構。但是，這種分布式的技術架構使系統管理的難度增大，系統更容易暴露在有意和無意的系統攻擊的風險中。三是ERP系統任何數據的輸入都是單點的。這一方面保證了ERP系統數據的一致性，減少了重復勞動，使各個部門能夠共享信息。另一方面，在這樣的環境中，數據的所有權和維護成為一個問題。如果存在不合適的訪問權限的定義，缺乏有效的法規對系統使用的控制，那么系統中的一些機密數據將會變得非常透明，將會導致企業的重大損失。

五、完善ERP在企業管理中的應用

1、完善ERP功能。ERP是一個管理軟件，管理軟件需要根據企業發展和經營環境的變化不斷調整和完善功能，這樣才能真正發揮管理軟件的作用，使管理軟件與企業發展相適應。

2、加強ERP系統日常操作管理控制。ERP系統操作管理控制主要表現為操作權限控制和操作規程控制兩個方面。操作權限控制就是要求每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行作業，不得超權限接觸系統，以保證系統的安全。操作規程控制就是要求系統操作必須遵循一定的標準操作規程，操作規程應明確職責、操作程序和注意事項等。標準操作規程還包括：軟、硬件操作規程、工作運行規程、上機時間記錄規程等。

3、加強ERP數據日常監控。ERP系統是一個高度集成的管理軟件，并且任何數據的輸入都是單點的，ERP數據如果錄入信息不準或出現差錯，那么ERP提供的也是一個錯誤的分析。因此，ERP系統應用過程中要加強系統數據的日常監控和管理，尤其是對虛擬庫存、應收賬款等數據要嚴格監管。

4、加強ERP系統維護控制。ERP系統的維護就是日常為保障系統正常運行而對系統硬、軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件定期進行檢查并做好記錄，在系統運行過程中出現故障要及時排除并做好故障分析記錄。軟件維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督。

5、強化ERP系統網絡的安全控制。ERP系統的網絡安全控制主要是ERP數據和程序控制。ERP數據控制的目標是要做到在任何情況下數據都不丟失、不泄露、不被篡改。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數據的恢復與重建等，而數據的備份則是數據恢復與重建的基礎。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性。程序備份則是指有關人員在注明程序功能后備份存檔，以備系統損壞后重新安裝之需。程序的安全控制還要求系統使用單位制定具體的防病毒措施，包括對來歷不明的介質在使用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，使用網絡病毒防火墻等。

6、加強人員隊伍培訓。ERP系統的每一模版的每一項基礎數據都需要人工輸入，如果錄入不及時或錄入錯誤，那么ERP集成的數據將得到一個錯誤的結果。加強人員培訓既要加強業務培訓，通過培訓關鍵用戶來培訓和指導每一名操作用戶，確保每一項數據的錄入及時、準確，從而提高整個員工隊伍的綜合素質。同時又要注重員工職業道德教育，增強員工的工作責任心。

[1]馮仁德、邵傳毅、劉海英：實施適宜的ERP系統提升企業競爭力[J].商業研究，2002（5）.

[2]2001年度中國內地ERP市場聯合調查活動報告[Z].電子商務技術，2002（1）.

[3]張福海：用ERP促進企業管理變革與創新[J].企業管理，2002（5）．