高職院校教學秘書工作探析

孫惠娟

（南京化工職業技術學院社會科學部，江蘇南京210048）

高職院校教學秘書工作探析

孫惠娟

（南京化工職業技術學院社會科學部，江蘇南京210048）

教學秘書是高職院校最直接的教學管理人員，是教務管理部門與系之間的橋梁和紐帶。教學秘書在穩定教學秩序、規范教學管理中擔當著不可或缺的角色。重視教學秘書工作，對提高教學質量、保障教學工作的有序進行、促進學校的發展起著重要作用。

高職院校教學秘書工作職責成長推手

高職院校的教學秘書作為教學管理隊伍中的基層管理人員，既是學校的服務者，又是學校的管理者。教學秘書在教學管理過程中發揮著重要的作用，是聯系教與學的橋梁和紐帶，是師生之間的“潤滑劑”，是系主任的好助手。下面我就實際工作談一談教學秘書的主要工作職責，以及如何更好地做好教學秘書工作。

一、高職院校教學秘書主要的工作職責

（一）負責階段性常規教學管理工作

教學秘書要將教務處等教學管理部門的各項規定及相關決定或精神等，及時、準確地傳達給系主任、教研室里每位教師及全系學生，使教學工作正常有序。比如，期末考試通知，教師組卷，監考安排，全校調、停課的通知，學生選課通知，英語四、六級考試和計算機考試通知等常規性的工作都必須及時準確地通知教師和學生，否則將影響正常的教學秩序。

（二）對上級的信息的反饋

系主任工作繁忙，教師教學工作任務繁重，兩者平日接觸不多。教務處與教師、學生有一定的“距離”。領導與普通教師、教務處與學生之間的信息傳遞與交流的任務，都要由教學秘書完成。比如，廣大教師和學生對于學校的某些政策有一些自己的看法及意見，學生對課程和上課安排的有關想法，院督導成員、教師等在期中教學檢查中發現的問題等，教學秘書都要負責將這些信息加以收集、整理，及時反饋給教務處，為師生解決實際問題。

（三）負責教學資料的管理與使用

凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料均屬教學檔案。教學檔案主要有三種。

1.教學計劃、教學大綱、教學進度表、教學課表等信息。這類資料，保證了系主任和院教學督導人員隨機聽課等教學檢查工作，是改進教學工作、提高教學質量的重要信息資源，也是迎接相關評估檢查的重要材料，必須做好教學資料的收集、整理、存檔工作，為系領導搞好教學管理提供基本依據。

2.學生記分冊、作業本、學生成績表等。這類資料，可以作為教師教學活動和學生學習過程的原始記錄，并且方便學生在期末考試后，一旦發現網上登錄的成績與實際成績有出入，就可以申請查詢記分冊等紙質資料，以便進行成績的重新評定。

3.每年的試卷、系里的日常教務資料等。這類資料，既方便了教師和學生查找相關信息，又為教師年終總結留下了可供查對的事實性材料。

（四）負責考務和學生成績管理工作

從學期期初補考，學期中的各類等級考試直至學期末的期終考試，學校考務工作貫穿了整個學期的教學過程。因此，做好考務工作對保證考試正常進行顯得尤為重要。教學秘書一方面要負責通知教師組卷、油印試卷、封裝試卷及合理地安排監考教師等校內考務工作，另一方面要協助教務處組織英語和計算機等級考試報名和發放等級證書工作。校內考試結束后一周內，教學秘書將學生的成績輸入成績管理系統，最后將學生成績表、試卷進行存檔。

（五）教師年度工作量的計算

在教學管理過程中，教學秘書應該全面服務于教學和科研。在一年一度結束的時候，教學秘書負責系里教師的授課工作量和科研工作量的計算。授課工作量包括理論課時和實踐課時兩個方面，因此在核定、計算工作量時，必須以期初的教學安排為依據。科研工作量包括教師的論文、課題，以及一些獲獎成果，這些都涉及教師的切身利益。因此，教學秘書必須細心、謹慎地計算好每一位老師的工作量，讓每位教師都得到合理、滿意的工作回報。

二、高職院校教學秘書必要的成長推手

如何使高職院校教學秘書更好更快地成長，我認為有以下幾個方面。

（一）從教學秘書對自我提高的要求來看

1.要有良好的政治素質和思想品德素質。良好的政治素質是做好管理工作的基體保證，良好的思想品德素質是做好教學秘書的關鍵。教學秘書作為管理者，首先要愛崗敬業，堅持以科學發展觀統領和提高自己的政治素養。其次要樹立良好的服務意識，用自己的言行來熏陶、引導、感染和教育學生。最后要實事求是，按原則辦事，使學校管理工作穩定、有序地進行。在工作中，本著為教師、學生服務的宗旨，不計較個人得失，兢兢業業、踏踏實實地工作。

2.要有較強的職業道德素質。首先，教學秘書從事具體的教學事務，工作量大，事務繁瑣，頭緒多，時間節點嚴格，一不小心就會造成教學事故。這就要求教學秘書有較強的事業心和責任感，發揮吃苦耐勞的精神，加班加點趕在時間節點前完成工作。其次，教學秘書在工作中要時刻保持熱情、旺盛的精力、樂觀的態度，發揮自身的主觀能動性，更好地為全校師生服務。

3.要有較強的協調、協作和溝通能力。在教學管理過程中，教學秘書是教務管理部門與各個院系之間的紐帶，是教學主任的參謀長，是教師和學生溝通的橋梁，處在教學運轉的中心樞紐地位，起著不可替代的協調作用。在處理日常教學管理工作中，教學秘書必須處理好幾個關系。第一，與教務處的關系。要嚴格執行學校教學管理制度，實現教學管理的規范化，與教務處各個科員都要建立融洽的關系。第二，與系領導以及教研室主任的關系。要把教務處的教學安排與本系實際相結合，當好系主任的助手，把各項教學任務及時地落實給各位教研室主任。第三，與系里老師和學生的關系。教學秘書要把教務處的精神和主任的教學要求及時、準確地傳達給各位老師，把學生對老師的教學疑問反饋給任課教師，為教學創造一個和諧的師生關系環境。

4.要有較好的業務素質與文化素質。良好的業務和文化素質是教學秘書履行職責的基本要求。這就要求教學秘書不斷在工作中吸取經驗，完善自我，加強自身的業務素質。一名合格的教學秘書必須具有較強的文字表達能力和良好的口頭表達能力，做到及時、準確、簡潔地進行書面語言寫作，簡明、扼要地完整地表達思想。同時，教學秘書在處理日常人際關系時，也應當注意自己的外表形象，表現出教學秘書人員應有的修養和風度，他們也是系對外形象宣傳的窗口。

5.要有健康的心理素質。教學秘書工作是一項輔助性工作，教學秘書必須具備健康的心理素質，樹立“全心全意為師生服務”的思想。健康的心理素質主要表現在：首先，性格要堅韌頑強。要有較強的心理承受能力，能夠承受失敗和困難，具有百折不撓的精神。其次，保持良好的情緒狀態。秘書工作大都是與人打交道，在工作中要協調好各種人際關系，嚴于律己，寬以待人。因此，教學秘書對人對事要豁達大度，在堅持原則的前提下采取寬容、忍讓的態度，對領導主動熱情、細致周到，對同事熱情關心、樂于助人，對學生要耐心、貼心。

6.要有勇于創新的能力。作為一名高素質的教學秘書，不應只是一個“傳話筒”，應該具有開拓創新能力。創新是一個學校的靈魂。有創新才有發展，教學秘書不是進行機械、繁雜的工作，也不是簡單意義上的“勤雜工”，而是必須具有創新意識，緊緊跟上高等教育發展的新形勢、新路子，樹立全新的意識和理念，在日常工作中不斷總結、不斷創新，在工作中發揮主觀能動性，具備較強的創新能力。同時，要善于利用現代化的管理手段，不斷創新工作方法，充分利用OFFICE現代辦公軟件、教務管理系統、網絡等工具，以便提高工作效率。

（二）從學校對教學秘書工作的關注度來看

學校應改變觀念，重視教學秘書工作。

1.學校應改善教學秘書的待遇。教學秘書平時工作任務重、責任大、難度高，付出的勞動得不到應有的尊重和理解，取得的成績得不到領導和同事客觀、公正的評價和認可，從而造成教學秘書積極性下降，情緒波動大，不安心教學秘書工作，離崗、轉崗人員比較多，導致教學秘書隊伍不穩定。有的大多數高職院校教學秘書是兼職教師，上課之余還需要處理系里的教學事務，不能夠專心于教學管理工作。因此，學校應該配備專職的教學秘書，提高他們的待遇，從而可以激發他們的工作熱情，充分調動其工作積極性，有利于教學管理工作的連續性和穩定性。

2.學校應經常組織教學秘書開展經驗交流活動。由教務處牽頭，把教學秘書召集在一起，開展教學事務上的交流，對教學管理中出現的一些典型事例進行研討。在彼此的交流中，可以發現他人的長處，以達到取長補短之目的，提高管理水平。

另外，學校還應該為教學秘書提供到其他院校參觀學習的機會，借鑒好的經驗，開闊教學秘書工作視野，提高工作效率。

3.學校應給予教學秘書工作上的關心和幫助。教學秘書的工作任務重而且繁雜，對工作中出現的失誤，領導應給予理解和寬容，幫助他們分析情況，克服困難，度過難關。

三、結語

隨著高職院校二級管理體制的不斷推進，作為一名合格的教學秘書，應該明確自己的崗位職責，樹立“四心”的觀念——對待工作要細心，對待學生要熱心，對待同事要愛心，對待自己要有平常心，堅持“以人為本”的理念，通過溝通、協調學校、領導、老師和學生的關系，全面地服務教學、服務教師、服務學生，在全面推進學校發展中發揮出積極的作用，使高職院校的教學管理水平邁上一個新臺階。

［1］薛寶穎.對高校教學秘書工作的認識與思考［J］.河北農業大學學報:農林教育版，2009.

［2］胡玉玲.教學秘書工作探討.考試周刊，2009.

［3］王鴻奎.高校教學秘書工作的幾點初步體會.現代服務，2008.

［4］柯少菁.論高職教育發展新形勢對教學秘書的新要求.福建商業高等專科學校學報，2009.