論高校檔案信息的可視化管理

沈小青

（南京信息工程大學 人事處，江蘇 南京 210044）

可視化管理（Visual Management，略稱VM）是指采用可視化技術，讓管理者實時了解管理對象相關信息，實現管理上的透明化、現場化與可視化的過程?？梢暬芾砭褪抢霉芾韺W原理、計算機技術、圖像處理技術、計算機視覺及交互技術，將組織的戰略規劃、生產計劃、組織結構、管理模式及管理信息轉化為幾何圖形或圖像信息，在計算機屏幕上顯示并進行交互處理，以提高組織效率和競爭力。從根本上說，可視化管理是一種經營策略：它提供一個清晰化、網絡化和智能化地顯示和調控組織的業務活動過程的方法，可以顯著地改善業務操作和管理，減少業務運作成本，提升產品和服務的質量。另外，可視化管理也是一種管理哲學：提倡更加主動和聰慧的工作而不是最辛苦的工作。它洞察了人性的復雜化特點、順應了組織結構扁平化趨勢，通過可視化管理理念和可視化技術手段，可以進一步利用信息集成和數據挖掘提高業績評估水平，提高內部員工和外部市場的滿意度，進而成就組織的持續競爭優勢。總之，可視化管理理論是一種適合于各種需求和管理內容的行之有效的方法，它體現了“信息可視化、管理現代化、決策科學化”在組織生產和管理中動態集成。

高校檔案信息可視化管理，在具有組織可視化管理的一般性特點的同時，更注重具體利用人類視覺感知系統，將檔案信息以圖形化和視頻化方式展示出來，深入而直觀地解釋及概覽檔案信息系統，一方面可以輔助用戶概覽檔案系統的內部結構，另一方面有助于挖掘隱藏在檔案系統內部的有價值信息，符合檔案信息化管理的發展趨勢，會顯著提高高校組織管理的質量和效率，必將在未來得到更廣泛的推廣和應用。另外，檔案信息的可視化管理是高校檔案信息組織的高階表現形式，是高校檔案信息管理發展到高級階段的產物。它對黨政管理、教學和科研等檔案信息進行收集、整理、加工、存貯，并通過一定的技術手段和技術裝備，實現各類檔案信息的系統性集成、直觀性交流、高效性傳遞和輔助性決策。再者，可視化信息系統是文獻信息系統的重要組成部分，與社會其他信息系統和工作系統有著密切聯系，具有一般信息系統的特性，同時，它充分整合計算機科學、網絡技術和信息技術，結合組織可視化管理的先進理念，因則本身又具備傳統信息管理系統所不具備的特點和優勢。

一、高校檔案信息的可視化處理

高校檔案信息化建設的主要內容之一是：要對容易受損的、利用頻率較高、推廣性高的重要檔案進行數字化和可視化加工。主要是運用數字化和可視化技術把實體檔案進行有效的轉變，促成實體檔案的數字化和可視化體現，主要表現為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件等多媒體信息。文本文件是能把檔案中可以用文字表述的信息用文本格式錄入、存儲在計算機和數據庫中，隨時可調出利用，使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達的文件。不同文字處理軟件編輯過的文本文件通常不能進行交換使用，因而有時為了可視化處理的方便性，可利用純文本文件是不包含格式代碼的特性，免受計算機硬軟件的限制。圖像文件是通過數字圖像技術，將紙質文件、底片、圖紙、榮譽證書或其他實物通過輸入設備（如掃描儀、數碼照相機等）并將之以數字圖像形式存儲到計算機數據庫中，并可利用PHOTOSHOP等圖像處理軟件對照片進行有目的的二次處理。圖形文件是根據一定算法和相關軟件，如文獻聚類算法和相應的分析軟件，繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形，以及用圖標表示的物理量圖形等。影像文件是使用視頻捕獲設備錄入的數字影像或使用動畫軟件生成的多維動畫等各種動態畫面，如數字影視片、動畫片等。視頻捕獲設備可將模擬影像轉換為數字影像。聲音文件是用音頻設備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3等）。這樣的文件要求在保證音質的前提下，還要盡量減小聲音文件的大小，以充分利用存儲空間。

總之，高校檔案信息轉換為數字化和可視化過程，要借助多媒體、數據庫、數據壓縮、網絡等多種技術，以及多功能的可視化技術和軟件，將現存各種載體檔案進行數字化和可視化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件，并通過有目的的多媒體整合，分類分層次地納入高校檔案信息數據庫之中。

二、檔案信息數字化接收和可視化歸檔工作

一般來說，及時收集和接收各種形式的電子檔案有兩種方式：一是網絡在線移交接收，各部門即將需移交的電子檔案通過網絡直接傳輸到檔案管理部門，或加工后傳輸到檔案部門規定的地址中進行存儲；二是介質移交接收，即將電子檔案存儲在一定的介質中（如光盤等）移交給檔案管理部門。網絡移交既可實時在線進行，又可按照主管部門規定周期定期移交。由于介質移交有一定的周期性，為了及時將可以公開的電子文件和電子檔案向社會各界提供利用，檔案管理部門可以實時地通過網絡，在線接收各立檔單位的電子或數字檔案。另外，檔案管理部門還可以有目的地收集互聯網上其他具有檔案價值的信息、圖片、圖像和視頻等，對現有的檔案信息進行有益的補充和完善。同時，互聯網上其他零散、無序的具有檔案價值的數字化信息，經過有效鑒定和加工處理后也可作為可視化信息采集的對象及時公布。通過多種方式把具有檔案價值的數字信息和文本信息下載到本地，然后對其中有可視化需求的相關信息，經過有效的鑒定或與實體檔案的核對后，再經過一定計算機應用系統和可視化軟件的整理、組織、加工，成為本地的現實可視化信息資源后，才能有效地為各級用戶提供利用。

再者，相對于上述低層次的信息可視化處理，高校檔案管理部門還可以進一步通過數據挖掘、文獻和信息聚類算法和技術，分析和歸納高校管理和領導決策用的深層次可視化檔案信息，如利用文檔和信息聚類處理，并按主題進行冗余消除、信息融合等可視化歸檔處理，為檔案信息利用者深入、直觀地瀏覽檔案信息提供方便；對高校各部門和各類員工，高校檔案管理部門，還可以通過對檔案信息利用者感興趣的文檔和信息聚類，進一步挖掘用戶的興趣模式以用于信息過濾和主動推薦等信息服務；還可以對檔案系統搜索引擎返回的結果進行聚類，使用戶迅速定位到所需要的信息，并按目錄樹的形式歸檔并呈現，使得聚類結果可視化和便于理解。

三、檔案信息服務的功能性可視化利用

高校檔案信息可視化的功能性，是指檔案館根據當前學校的中心工作和各類職能性工作，從黨政管理、教學和科研等方面了解利用者需要，開展可視化服務和功能性利用，及時向利用者提供準確、及時和直觀的檔案信息，使高校檔案工作有針對性地為學校的各項工作服務。

針對高校管理活動中的黨務政務類檔案，其中重要的專題文件匯編和有關職稱評審、干部任免、機構設置、重要活動等時效性和宣傳性強的檔案信息，檔案管理部門可通過可視化數據處理和分類歸檔，為學校黨政管理活動、領導決策和員工利用提供直觀而便捷的服務。

針對有關優秀骨干教師、優秀學生、杰出校友和學術帶頭人等的示范性強的檔案資料，如照片、獎章、獎狀、證書、紀念品等信息檔案，對他們的事跡和風采進行數字化處理和可視化存檔，通過先進事跡、成果圖片和視頻的可視化呈現和網絡傳播，可充分利用可視化檔案信息特有的實證性和直觀性，對傳統時空約束性的宣傳欄和展板形成有益的補充，激發師生的進取精神和責任意識，激勵學生模仿學習，積極塑造優秀的意志品質和進取精神，以有利于優秀校園文化的塑造，深度挖掘可視化檔案信息的特殊教育作用。

針對高校的教學管理和科學研究類檔案，教學單位和檔案管理部門，應根據教學活動規律，將教學業務檔案按學科專業和教學年度進行分類、歸檔、編目，使之形成系統化的教學管理檔案材料。同時，主動了解教學管理、教學人員和學生的可視化教學信息的需要，定期向教學管理、教師提供多媒體合成教學檔案資源，為學生提供異步教學方式和個性化教學服務，實現為學校的教學評估、教學改革和各學科課程建設等工作提供系統的參考依據；深入地開發科學研究檔案，更好地開發利用本科畢業生的優秀畢業論文和碩士、博士學位論文。檔案工作者可分科編制歷年優秀畢業論文和碩士、博士學位論文目錄等電子檔案信息，供畢業生寫作學位論文時查閱，為其提供選題參考和范本借鑒，同時利用數據挖掘和文獻聚類技術，并通過相關軟件的可視化處理和分析，如地形圖和交叉關系參考圖等，為更好地發掘學位論文的科研信息資源而提供條件。

四、可視化檔案信息的社會化應用

可視化檔案信息的社會化應用，就是要以豐富的檔案信息資源為基礎，以最大限度地開發和利用可視化檔案信息為目的，面向社會強化可視化檔案信息的各項特色服務功能和友好界面環境，建立直觀和集成的可視化檔案信息服務體系，創造檔案信息的社會效益和經濟效益。這種可視化的檔案信息服務體系主要包括兩個層次。

一是高校的微觀組織形式，即以本校檔案館為中心，輻射本校所轄的黨政機關、各學院檔案室等，建立縱向檔案信息服務的可視化協作網。學校檔案館應將黨政活動、教學和研究等方面的檔案信息系統收集，并利用網絡可視化技術，充分利用人類視覺感知系統，將網絡節點和數據以圖形化方式展示出來，并作用于抽象的具有網絡關聯結構的檔案信息庫，如校內社會關系、論文互引網絡等，通過對其進行可視化管理并設計直觀的人機操作友好界面，可以輔助用戶充分發掘和分析檔案信息庫中隱含的知識信息。

二是以本校檔案館為基礎的宏觀社會化應用，建立面向社會、面向其他高校的橫向檔案信息可視化協作網。學校檔案館可將反映學校發展的黨政活動事跡、優秀師資和學科專長、學生專業信息和職業生涯規劃等檔案信息數字化，并進行可視化傳播，以便為師生的社會性交流和實踐服務，讓高校豐富的人才資源為地區經濟和國家發展更充分地利用。另外，高校師生科技成果資訊（科技專利、商業咨詢、研究報告等），以及研究生、本科生論文等檔案上網發布，進行可視化傳播和有償使用，可幫助高校實現科技資源的社會化開發和應用。

五、結語

知識經濟時代，社會繁榮和經濟發展是基于高新科技和人類知識精華的開發利用，高校檔案系統作為一種重要的社會知識資源，服務于以經濟建設為中心的社會主義現代化建設。高校檔案部門是知識寶庫，是檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，在掌握系統的檔案信息傳遞理論與實踐技術的前提下，將雜亂無章的信息經過檔案信息管理系統的整理、加工、控制，通過先進管理理念和可視化技術融合的可視化管理手段，可以有效地實現高校檔案信息歸檔和利用的直觀化、網絡化和智能化，從而顯著提高檔案信息的利用率和知識傳播的效率，因而檔案的信息化和可視化管理，必然成為高校檔案管理工作的重要工具和方法。

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